законодательство не содержит правил расчета отпускных в случае, если отпускные выплачиваются до определения размера заработной платы за последний месяц расчетного периода. На практике применяется следующая методика: отпускные выплачиваются исходя из начислений, осуществленных в расчетном периоде к моменту выплаты отпускных (применимо к рассматриваемой ситуации – заработная плата за период до 31.12.2013 г.). После начисления заработной платы за последний месяц расчетного периода (декабрь) сумма отпускных пересчитывается, возникшая разница доплачивается сотруднику.
НДФЛ рассчитайте со всей суммы выданных отпускных, уменьшив налоговую базу на положенные сотруднику вычеты за месяц выхода в отпуск (пример – см. Ситуация 1).
В бухгалтерском учете сумма начисленных на момент выдачи отпускных отражается на счетах учета затрат или списывается за счет резерва (при его использовании) (см. Статья 3).
Для целей налогообложения прибыли сумма начисленных отпускных включается в расходы пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый из периодов (см. Как при расчете налога на прибыль учесть отпускные, если дни отпуска приходятся на разные отчетные (налоговые) периоды. Организация применяет метод начисления).
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух»
1. Ситуация: Как рассчитать НДФЛ с отпускных по переходящему отпуску
НДФЛ рассчитайте со всей суммы отпускных, уменьшив налоговую базу на положенные сотруднику вычеты.*
Отпускные нужно выплатить сотруднику за три дня до его ухода в отпуск (ст. 136 ТК РФ). При переходящем отпуске возникает ситуация, когда сотруднику выплачивается доход, относящийся к будущему месяцу. Удержать НДФЛ нужно при фактической выплате отпускных (подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ). То есть в тот момент, когда вы выплачиваете сотруднику отпускные, нужно рассчитать НДФЛ со всей суммы отпускных. При расчете НДФЛ уменьшите налоговую базу на сумму налоговых вычетов, положенных сотруднику за тот месяц, в котором он получил отпускные. При этом положенные сотруднику вычеты нужно предоставить в общем порядке за текущий месяц (распределять их на вычеты, приходящиеся на сумму отпускных за текущий и следующий месяцы, не нужно).
Такой порядок следует из пункта 3 статьи 210, подпункта 1 пункта 1 статьи 223, пункта 1 статьи 224 и статей 218–221 Налогового кодекса РФ и разъяснен письмами Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-04-08/8-139 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 13 июня 2012 г. № ЕД-4-3/9698), от 11 мая 2012 г. № 03-04-06/8-134 и от 15 ноября 2011 г. № 03-04-06/8-306. Аналогичные выводы подтверждаются арбитражной практикой (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 7 февраля 2012 г. № 11709/11, ФАС Западно-Сибирского округа от 12 сентября 2013 г. № А67-7726/2012, Московского округа от 9 февраля 2012 г. № А40-5156/11-90-21).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Пример расчета НДФЛ с отпускных сотрудника. Отпуск начинается в одном месяце и заканчивается в другом
Секретарю Е.И. Ивановой с 25 июня был предоставлен основной оплачиваемый отпуск 14 календарных дней (с 25 июня по 8 июля включительно). У Ивановой один ребенок, в связи с чем ей предоставляется стандартный вычет в размере 1400 руб. (доход сотрудницы, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, не превысил 280 000 руб. на момент выплаты отпускных).
Бухгалтер рассчитал сумму отпускных Ивановой в размере 13 500 руб., в том числе:
- 6500 руб. – отпускные за июнь;
- 7000 руб. – отпускные за июль.
15 июня сотруднице был выдан аванс по зарплате за отработанное время в первой половине месяца в сумме 10 000 руб. НДФЛ с этой суммы бухгалтер не удерживал.
При расчете НДФЛ с отпускных был учтен причитающийся сотруднице вычет за июнь. Сумма НДФЛ составила 1573 руб. ((13 500 руб. – 1400 руб.) ? 13%).
20 июня Иванова получила отпускные в сумме:
13 500 руб. – 1573 руб. = 11 927 руб.
30 июня бухгалтер начислил Ивановой зарплату за июнь в размере 22 500 руб. (с 1 по 24 июня включительно). По состоянию на эту дату доход сотрудницы, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, не превысил 280 000 руб. Поэтому право на стандартный вычет за ней сохраняется. С общей суммы зарплаты Ивановой бухгалтер удержал НДФЛ – 2925 руб. (22 500 руб. ? 13%).
Зарплату за отработанное время во второй части июня Ивановой выплатили 5 июля в сумме 9575 руб. (22 500 руб. – 2925 руб. – 10 000 руб.).
Из рекомендации «Как учесть при налогообложении отпускные, если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом. Организация применяет общую систему налогообложения»
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Статья: Нужно рассчитать отпускные, а зарплата за месяц, предшествующий отпуску, еще не начислена
<...>
Ведь отпускные нужно платить исходя из среднего заработка, рассчитанного за период, равный 12 предшествующим календарным месяцам (п. 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).*
При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно). Это прописано в статье 139 Трудового кодекса РФ и пункте 4Положения.
Получается, что если отпуск начинается с 1-го числа месяца, то на момент начисления отпускных нет данных о размере заработной платы за последний месяц. А сдвигать расчетный период нельзя. В этой ситуации есть два варианта решить проблему.
Памятка
Выплатить отпускные нужно не позднее трех дней до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).*
Первый вариант. Выплатите отпускные до окончания расчетного периода исходя из тех сумм, что уже были начислены в расчетном периоде. А в следующем месяце спокойно сделайте перерасчет исходя из уже полностью верных цифр. Тогда одновременно с выплатой очередной зарплаты работнику, вышедшему из отпуска, можно будет доплатить отпускные.*
На заметку
При выплате отпускных удержите с них НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 210 НК РФ).
Второй вариант. Этот подход основан на определенном доверии работнику. Вы можете авансом начислить работнику суммы зарплаты до окончания месяца, чтобы с их учетом рассчитать отпускные без последующего перерасчета. * Однако если вдруг, например, сотрудник заболеет непосредственно перед отпуском, то после отпуска придется делать перерасчет с уменьшением суммы отпускных.
ЖУРНАЛ «УПРОЩЕНКА», № 8, АВГУСТ 2013
3. Статья: Пять бухгалтерских проводок для безошибочного учета отпускных
<...>
Переходящие отпускные
Многие бухгалтеры по привычке начисляют переходящие отпускные с использованием счета 97 «Расходы будущих периодов». То есть, если отпуск разбит на два месяца, часть среднего заработка списывают на счета затрат. А сумму, которая начислена за дни отпуска в следующем месяце, завешивают на счет 97. Это неверно.
По правилам бухгалтерского учета затраты одного отчетного периода, которые относятся к следующим, надо отражать в балансе по правилам признания активов (п. 65 Положения, утв.приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Но расходы на отпуска активом не признаются, так как не влекут никаких экономических выгод для компании. Значит, сумму переходящих отпусков надо включить в состав расходов текущего периода, если компания не создает резерв в бухучете. А если создает, то списать за счет резерва.
Аналогично начисляют и страховые взносы с переходящих отпускных:
Дебет 20 (23-44, 91) Кредит 70
— начислены переходящие отпускные;
Дебет 20 (23-44, 91) Кредит 69 (субсчета расчеты с ПФР, ФОМС, ФСС)
— начислены страховые взносы в фонды с переходящих отпускных. *
ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 27, ИЮЛЬ 2012
06.06.2014г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.