в этом случае применяется Акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15) для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе организации.
Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах. Его подписывают все члены комиссии и лица, ответственные за сохранность ценностей.
Если договор с кассиром о материальной ответственности заключали, то Ваша организация вправе взыскать всю сумму ущерба с кассира.
в бухучете вы сделаете проводки:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50 (отражена недостача наличных);
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94 (сумма недостачи, которая будет взыскана с кассира);
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 (удержана сумма ущерба из зарплаты кассира).
В налоговом учете взысканные суммы отразите как внереализационный доход. Сделайте это на дату, когда кассир распишется в том, что ознакомился с приказом о взыскании с него ущерба. А если деньги пришлось взыскивать через суд, дождитесь, пока решение суда вступит в силу.
В налоговом учете суммы недостачи можно списать как внереализационный расход. Это подтвердили чиновники из Минфина России в письме от14 октября 2010 г. № 03-03-06/1/648. Учесть затраты можно только в той сумме, которую вы взыскиваете.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» .
1.Справочники: Формы первичных документов по учету результатов инвентаризации
Номер формы |
Наименование формы |
Порядок применения |
Основание |
Акт инвентаризации наличных денежных средств |
Применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе организации Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах. Его подписывают все члены комиссии и лица, ответственные за сохранность ценностей |
п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88* |
2.Статья: Шпаргалка, с которой вы грамотно отразите в учете нестыковки по счету «Касса»
Обнаружили, что налички в кассе недостает
Теперь предположим, что, снимая кассу в конце смены или в результате внеплановой ревизии, вы зафиксировали недостачу денег. Что делать?*
Тут важно, заключили вы с кассиром договор о материальной ответственности или нет. Напомним, что оформлять этот документ действующее законодательство не требует.
Если договор есть, замечательно. Тогда вы вправе взыскать всю сумму ущерба с кассира. Причем вам не придется доказывать вину работника. Даже если сотрудник откажется полностью возмещать недостающую сумму добровольно, вы сможете добиться этого через суд.
В любом случае в бухучете вы сделаете такие проводки:*
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50
— отражена недостача наличных;
ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94
— отражена сумма недостачи, которая будет взыскана с мате-риально ответственного работника;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
— удержана сумма ущерба из зарплаты кассира.
В налоговом учете взысканные суммы отразите как внереализационный доход. Сделайте это на дату, когда человек распишется в том, что ознакомился с приказом о взыскании с него ущерба (образец приказа — ниже). А если деньги пришлось взыскивать через суд, дождитесь, пока решение суда вступит в силу.*
Скачать бланк в формате Word >>
Договор о материальной ответственности с кассиром не заключали? Тогда взыскать удастся лишь сумму ущерба, не превышающую среднемесячный заработок этого работника. Хотя если кассира по суду признают виновным в недостаче денег — другими словами, он умышленно похитил какую-то сумму денег из кассы, — тогда, конечно, вы вправе будете требовать возместить ущерб полностью.
В налоговом учете суммы недостачи можно списать как внереализационный расход. Это подтвердили чиновники из Минфина России в письме от14 октября 2010 г. № 03-03-06/1/648. Но будьте внимательны: учесть затраты можно только в той сумме, которую вы взыскиваете. Если же по решению руководства компании кассир не возмещает ущерб либо компенсирует его частично, то полностью расходы учесть не получится.*
Кассу ограбили
Вот неприятная ситуация — кассу компании ограбили. Само собой, о случившемся надо по горячим следам заявить в полицию. Но прежде чем это сделать, проведите инвентаризацию налички и составьте акт — можно по типовой форме № ИНВ-15. Ведь чтобы заявить о пропаже денег, сперва надо выяснить, сколько на самом деле похитили.
На день, когда оформите акт, сделайте проводку:*
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50
— отражена недостача наличных денег, возникшая вследствие ограблениякассы.
А надо ли вносить в кассовую книгу запись о случившемся? Вовсе нет. Просто на конец рабочего дня, когда вы зафиксировали пропажу, покажите условный остаток. Тот, что получился бы без вычитания украденной суммы. На начало же следующего дня отразите реальную сумму в кассе.
Проще говоря, факт разрыва между остатками на конец одного и начало другого дня показывать в кассовой книге не надо. Но приложите документы, подтверждающие причину такого расхождения. К примеру, акт ревизии наличных, документы из полиции, пояснительные записки сотрудников и другие бумаги о краже.
В зависимости от того, найдут виновников или нет, исчезнувшие из кассыденьги вы тем или иным образом зафиксируете в бухгалтерском учете.
Виновника не удалось найти
Важная деталь
Если виновника хищения не нашли, недостачу списывайте на дату, когда следователь приостановит уголовное дело.
К сожалению, часто уголовные дела приостанавливают. Проще говоря, полиция так и не находит грабителей. Если у вас именно такой случай, то в бухучете пропавшие суммы отнесите к прочим расходам, а в налоговом — к внереализационным (подп. 5 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ). Расход покажите на дату, когда следователь приостановит дело, то есть вынесет соответствующее постановление. Проводку сделайте такую:*
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94
— признан прочий расход в сумме недостачи.
Полиция нашла грабителя*
Полиция все же выяснила, кто виноват? Тогда недостачу отнесите на грабителя — ведь он должен будет возместить вам украденную сумму. Запись сделайте следующую:
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94
— отнесена на виновника сумма похищенных денег из кассы.
При расчете налога на прибыль действуйте так же, как и при обычнойнедостаче, взыскиваемой с кассира. То есть в доход и расход поставьте одну и ту же сумму.
ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 9, МАЙ 2013
3.Рекомендация: Как отразить в бухучете удержание из зарплаты материального ущерба, нанесенного организации
Выявленную недостачу имущества отразите проводкой:*
Дебет 94 Кредит 10 (01, 41...50)*
– выявлена утрата имущества (материалов, товаров, основных средств, денег и т. д.).
Сумму ущерба сверх норм естественной убыли спишите за счет виновных лиц (подп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности):*
Дебет 73 Кредит 94 (91-1)
– отражена задолженность виновного лица по возмещению ущерба.
На сумму средств, удержанных из заработка сотрудника, сделайте проводку:*
Дебет 70 Кредит 73
– удержана из зарплаты сотрудника стоимость ущерба по приказу руководителя.
Если добровольно или по решению суда сотрудник компенсирует суммы сверх заработка, отразите это так:
Дебет 50 Кредит 73
– возмещена сотрудником сумма ущерба.*
На сумму, которую сотрудник не возмещает организации (суд признал его невиновным, или он несет ограниченную материальную ответственность), сделайте проводку:*
Дебет 91-2 Кредит 73
– списана на прочие расходы стоимость ущерба.
По мере того как виновный будет погашать задолженность, сумму недостачи включают в состав прочих доходов:*
Дебет 98 Кредит 91-1
– учтена в составе прочих доходов часть доходов будущих периодов.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
4.Рекомендация: Как учесть при налогообложении удержание из зарплаты материального ущерба, нанесенного организации. Организация применяет общую систему налогообложения
НДФЛ
Если организация отказалась с сотрудника взыскать сумму ущерба, то с него нужно удержать НДФЛ*.
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль стоимость ущерба, которую должен погасить виновный, отразите в составе внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК РФ).*
При кассовом методе размер внереализационных доходов будет равен сумме удержаний из зарплаты сотрудника в каждом отчетном периоде (п. 2 ст. 273 НК РФ).*
При методе начисления доход определяйте на дату признания ущерба виновным лицом. Если организация добивается возмещения ущерба через суд, датой признания дохода является день вступления судебного решения в законную силу. Об этом сказано в подпункте 4 пункта 4 статьи 271 Налогового кодекса РФ. Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через месяц после вынесения (п. 1 ст. 209, п. 2 ст. 321 ГПК РФ). В этом случае доходы признаются в размере, указанном в судебном решении.
Ситуация: можно ли включить сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником организации, в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Сотрудник возмещает ущерб полностью
Да, можно, если его размер обоснован и документально подтвержден.*
В Налоговом кодексе РФ прямо не сказано, можно ли уменьшить налогооблагаемый доход на сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником. Вместе с тем, материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, то есть является расходом. Чтобы учесть материальный ущерб в составе расходов, его размер должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обоснованием является то, что при возмещении недостачи сотрудником организация получает и доход (п. 3 ст. 250 НК РФ). Документальным подтверждением расхода является сличительная ведомость, объяснительная записка сотрудника и другие документы. Если указанные требования соблюдены, то сумму материального ущерба можно включить в состав прочих внереализационных расходов в полном размере (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Такая позиция подтверждается и письмом Минфина России от 17 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/245.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
21.05.2014г.
Заместитель начальника «Горячей линии» «Системы Главбух»Пушечкина Ольга.