В Вашем случае затраты на обучение по курсу 1С: бухгалтерия включающие методические пособия можно учесть в бухучете в составе общехозяйственных расходов:
Дебет 26 Кредит 76, 60
– списаны расходы на учебу сотрудника.
Сумму налога, выделенную в расчетных документах, отразите проводкой:
Дебет 19 Кредит 76
– учтен НДС со стоимости образовательных услуг.
При расчете налога на прибыль в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, можно включить стоимость обучения сотрудника по любому виду профессиональных образовательных программ (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ), в том числе по курсу 1С: Бухгалтерия.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на обучение сотрудника в интересах организации
Организация сама определяет, нужно ли ей за свой счет обучать сотрудника. Условия и порядок обучения нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре, дополнительном соглашении к нему или в ученическом договоре. Такие правила установлены статьями 196 и 199 Трудового кодекса РФ.
В некоторых случаях организации обязаны обучать сотрудников. Например, работодатель обязан оплачивать повышение квалификации сотрудникам, работающим на железнодорожном транспорте, производственная деятельность которых непосредственно связана с движением поездов (п. 4 ст. 25 Закона от 10 января 2003 г. № 17-ФЗ).
Виды обучения
Обучение сотрудников в интересах организации можно разделить на три группы:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- основное профессиональное образование;
- дополнительное профессиональное образование;
- профессиональное обучение.*
Это следует из статей 10, 73, 76 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ.
Гарантии и компенсации
В зависимости от вида обучения организация обязана предоставить сотруднику определенные гарантии и компенсации (ст. 196 ТК РФ, ст. 177 ТК РФ). Например, при направлении сотрудника на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы за сотрудниками сохраняется основное место работы и средний заработок. А если такое обучение проводится в другой местности, то организация должна оплатить сотруднику и командировочные расходы по правилам, установленным для служебных командировок (ст. 187 ТК РФ).
Перечень гарантий и компенсаций сотрудникам, совмещающим работу с обучением, приведен в статьях 173–176 Трудового кодекса РФ. Среди них:
- оплата дополнительного учебного отпуска;
- оплата расходов на проезд к месту учебы и обратно;
- сохранение среднего заработка на период освобождения от работы в связи с обучением.
Документальное оформление
Направляя сотрудника на обучение, работодатель заключает договор с учебным заведением (организацией, осуществляющей образовательную деятельность). Примерные формы договоров на оказание образовательных услуг приведены в приказах Минобразования России от 10 июля 2003 г. № 2994 и от 21 ноября 2013 г. № 1267.
Ситуация: какими документами можно подтвердить факт оказания образовательных услуг сотруднику организации для целей бухучета
Законодательство не содержит перечня документов, которыми можно подтвердить, что образовательная услуга была оказана. В бухучете есть только требование о том, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ).
Подтвердить факт оказания образовательных услуг можно, например, двусторонним актом. Этот документ по окончании обучения сотрудника или в другой срок, установленный договором, должны подписать работодатель и учебное заведение (организация, осуществляющая образовательную деятельность).
Главное, чтобы подтверждающий документ содержал все обязательные реквизиты, поименованные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
В дополнение к этим документам можно приложить копию документа об образовании (например, копию диплома, свидетельства или академической справки). Их учебные заведения выдают в большинстве случаев (ст. 60 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ).
Бухучет
Стоимость учебы сотрудников в интересах организации включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, расходы на его обучение отразите проводкой:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 76
– списаны расходы на учебу сотрудника.*
Образовательные услуги некоммерческих организаций, осуществляющих образовательную деятельность, не облагаются НДС (подп. 14 п. 2 ст. 149 НК РФ). Поэтому входного налога в расчетных документах, предъявленных такими организациями, нет.
Образовательные услуги коммерческих организаций, осуществляющих образовательную деятельность (предпринимателей, которые ведут деятельность в сфере образования) облагаются НДС по ставке 18 процентов (п. 1 ст. 143, п. 3 ст. 164 НК РФ). Сумму налога, выделенную в расчетных документах, отразите проводкой:
Дебет 19 Кредит 76
– учтен НДС со стоимости образовательных услуг.*
НДФЛ и страховые взносы
Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, со стоимости обучения, оплаченного ею за сотрудника в интересах работодателя, удерживать НДФЛ не нужно. Правда, при условии, что учебное заведение, в котором обучался сотрудник, имеет лицензию на образовательную деятельность или, если это иностранная организация – соответствующий статус (п. 3, п. 21 ст. 217 НК РФ).
Также на сумму, оплаченную организацией за обучение сотрудника, не придется начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. «е» п. 2, п. 12 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 7 подп. 2, подп. 13 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
ОСНО: налог на прибыль
При расчете налога на прибыль в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, можно включить стоимость обучения сотрудника по любому виду профессиональных образовательных программ (например, расходы на обучение в вузе, на курсах повышения квалификации, в колледже и т. д.) (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).*
Чтобы учесть расходы при расчете налога на прибыль, должны быть выполнены следующие условия:
- обучение сотрудника проводится в интересах организации;
- между организацией (сотрудником) и учебным заведением заключен договор на обучение;
- учебное заведение имеет действующую лицензию или соответствующий статус, если это иностранная организация;
- сотрудник, обучение которого оплатили, работает в организации на основании трудового договора.
Это следует из положений пункта 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ.*
Чтобы можно было учесть расходы на обучение при налогообложении прибыли, должны выполнятся все перечисленные условия. В частности, договор на обучение, в том числе и с иностранным учебным заведением, обязателен – при его отсутствии признать расходы будет нельзя. Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 9 ноября 2012 г. № 03-03-06/2/121.
Такой же порядок действует и в том случае, если расходы компенсировали человеку не с начала обучения (например, сотрудник начал обучение в 2010 году, а организация возмещает ему затраты с 2012 года) (письмо Минфина России от 17 февраля 2012 г. № 03-03-06/1/90).
Для обоснования расходов на обучение в интересах организации могут понадобиться и дополнительные документы. В частности:
- документы, подтверждающие экономическую оправданность расходов (например, приказ о направлении на учебу);
- документы, подтверждающие, что образовательные услуги были оказаны (например, акт выполненных работ);
- документы, подтверждающие, что сотрудник прошел обучение (например, диплом, сертификат, удостоверение и т. д.).
Такой вывод можно сделать из пункта 1 статьи 252 и пункта 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Подтверждается это и письмом Минфина России от 28 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/137.
Об обязательности оформления акта по образовательным услугам см. Какие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль.
ОСНО: НДС
Входной НДС со стоимости услуг, оказанных коммерческими организациями, осуществляющими образовательную деятельность (предпринимателями), можно принять к вычету:
- если стоимость услуг отражена в бухучете на основании первичного документа (например, акта об оказании образовательных услуг);
- если сотрудник, который прошел обучение, занят в деятельности организации, облагаемой НДС;
- если у организации есть счет-фактура.
Такие требования содержатся в пункте 2 статьи 171 и пункте 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ.
В бухучете предъявленный к вычету НДС отразите так:
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принят к вычету НДС по расходам на обучение сотрудников.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
04.06.2014 г.
С уважением,
Ольга Ханина, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».