Хранить в электронном виде можно только документы, заверенные ЭЦП. Поэтому, если организация ведет документооборот в бумажном виде, распечатывать необходимо оба экземпляра.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Ситуация: Можно ли хранить документы в электронном виде
Да, можно.
По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).
А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.*
Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.
По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.
Сергей Разгулин,
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Статья: Электронные счета-фактуры можно не распечатывать
Документ: Письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984@, от 17 января 2014 г. № ПА-4-6/489.
Что изменилось в работе: Чиновники из ФНС разрешили заверять первичку неквалифицированной или простой электронной подписью.
Налоговики выпустили разъяснения, которые касаются компаний, ведущих электронный документооборот (письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984@, от 17 января 2014 г. № ПА-4-6/489).
Осторожно!
Первичку безопаснее визировать усиленной квалифицированной подписью.
Первое. Поставщикам, которые выставляют электронные счета-фактуры, распечатывать эти документы на бумаге не нужно. Составленные счета-фактуры надо хранить в электронном формате в хронологическом порядке (п. 14 Правил ведения журнала учета, утв.постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).*
Второе разъяснение. Заверять первичные документы усиленной квалифицированной электронной подписью необязательно. Подписывать первичку специалисты ФНС разрешают усиленной неквалифицированной или простой подписью, если такие правила компания и контрагент закрепили в договоре (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).
Но в Минфине считают, что первичные документы нужно подписывать только усиленной квалифицированной подписью (письмо от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250). Поэтому не исключено, что инспекторы откажут компании в учете расходов, если документы по ним заверены другой подписью, ссылаясь на разъяснения Минфина России. Таким образом, безопаснее заверять товарные накладные, акты и другие первичные документы усиленной квалифицированной подписью. Тем более что так же нужно подписывать и электронные счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ). Использовать другие виды подписи можно будет без риска, если чиновники разместят выгодные для компаний разъяснения на сайте ФНС России в качестве обязательных для инспекторов.
Журнал «Главбух» № 5, Март 2014
24.09.2014 г.
С уважением,
Евгения Шарабанова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».