По правилам трудового законодательства отпускные выплачиваются не позднее трех дней до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ)
В налоговом учете начисленные отпускные относятся к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Списание расходов по отпуску и начисленных с них страховых взносов в налоговом учете зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация. При кассовом методе отпускные включите в расходы в момент фактической выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний также уменьшат налоговую прибыль в момент их уплаты (подп. 3 п. 3 ст. 273 НК РФ). При методе начисления отпускные спишите на расходы в месяце их начисления (п. 4 ст. 272 НК РФ).
В бухгалтерском учете действует иной порядок. С 2011 года формировать в бухучете резерв на оплату отпусков должны все компании, за исключением малых, Если Вы создаете резервы предстоящих выплат сотрудникам (отпуска, вознаграждения по итогам работы за год и за выслугу лет), то все расходы, связанные с выплатой этих сумм, относите на использование соответствующего резерва (п. 2 ст. 324.1 НК РФ). То есть в течение года вы учитываете в расходах только отчисления в резерв (п. 8, 21 ПБУ 8/2010). А сами отпускные в затраты того месяца, к которым они относятся, не включайте. То же самое касается и страховых взносов, начисленных с таких отпускных.
Если резерв Вы не создаете, то в бухучете отпускные следует учитывать единовременно по факту начисления. Это объясняется тем, что отпускные, начисленные в текущем месяце за следующий месяц, к расходам будущих периодов не относятся, поскольку такие затраты не обуславливают получение доходов в нескольких отчетных периодах (п. 19 ПБУ 10/99) и влияют на финансовый результат именно того периода, в котором они осуществлены.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как учесть при налогообложении отпускные за основной отпуск. Организация применяет общую систему налогообложения
НДФЛ и страховые взносы
Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, на всю сумму отпускных начислите:
- взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
- взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Рассчитать страховые взносы нужно в месяце начисления отпускных. Например, если сотрудник уходит в отпуск с 1 июля, а отпускные ему начислены в июне, то отпускные войдут в облагаемую базу по страховым взносам в июне.
Такой вывод подтверждается:
– в отношении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование – пунктом 1статьи 11 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ;
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
– в отношении взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – частными разъяснениями специалистов Минтруда России.
В момент выплаты отпускных (их перечисления на счет сотрудника) удержите НДФЛ (подп. 10 п. 1 ст. 208,п. 4 ст. 226 НК РФ).* При расчете НДФЛ налоговую базу уменьшите на сумму стандартных налоговых вычетов. При предоставлении стандартных налоговых вычетов на детей учитывайте ограничение по сумме доходов (280 000 руб.) (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
ОСНО: налог на прибыль
Суммы отпускных учитывайте в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Данное правило применяется и в отношении отпускных, начисленных в текущем году за отпуска, перенесенные с прошлых лет (письмо Минфина России от 13 мая 2010 г. № 03-03-06/4/55).
Порядок списания расходов по отпускным в налоговом учете зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация.
При кассовом методе отпускные включите в расходы в момент фактической выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
При методе начисления отпускные спишите на расходы в месяце их начисления (п. 4 ст. 272 НК РФ)*.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Рекомендация: Случаи возникновения разниц между бухгалтерским и налоговым учетом при выплате отпускных
Вид расходов |
Признание расходов в бухучете |
Признание расходов при расчете налога на прибыль |
Возникновение разницы в соответствии сПБУ 18/02 |
Для организаций, применяющих кассовый метод при расчете налога на прибыль |
|||
Отпускные |
Полностью учтите в месяце начисления отпускных* |
Полностью учтите в месяце выплаты отпускных |
Вычитаемая (если отпускные выплачены в месяце, следующем за месяцем их начисления) |
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с отпускных (в бухучете резерв не создается) |
Полностью учтите в месяце начисления взносов* |
Полностью учтите в месяце перечисления страховых взносов |
Вычитаемая (если взносы перечислены в бюджет в месяце, следующем за месяцем начисления)* |
Для организаций, применяющих метод начисления при расчете налога на прибыль |
|||
Отпускные |
Полностью учтите в месяце начисления отпускных* |
Распределите пропорционально дням отпуска между текущим и следующим месяцами** |
Вычитаемая |
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с отпускных |
Полностью учтите в месяце начисления* |
Полностью учтите в месяце начисления *** |
Не возникает* |
3. Ситуация: как в бухучете отразить начисление отпускных за счет резерва при переходящем отпуске (начинается в одном месяце, а заканчивается в другом)
Полную сумму начисленных отпускных нужно списать за счет сумм ранее созданного резерва. Тот факт, что отпуск является переходящим с одного месяца на другой, значения не имеет.
Резерв на оплату отпусков является оценочным обязательством (п. 5 ПБУ 8/2010). Оно отражается в бухучете на отчетную дату. Его величина представляет собой «виртуальную» задолженность организации, если бы ей пришлось одномоментно начислить и выплатить отпускные всем сотрудникам. Эта задолженность включает в себя как сами отпускные, так и сумму налогов и взносов, которые с них нужно заплатить в бюджет.
Данный порядок создания оценочного обязательства предусмотрен пунктом 15 ПБУ 8/2010.
В момент выплаты отпускных сотруднику часть оценочного обязательства будет погашена. По правилам трудового законодательства отпускные выплачиваются сотруднику не позднее трех дней до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Следовательно, независимо от того, является отпуск переходящим с месяца на месяц либо нет, оценочное обязательство погашается полностью при выплате отпускных. А значит, и начисляя отпускные конкретному сотруднику, на их полную сумму нужно уменьшить созданный ранее резерв. Разбивать отпуск на части, чтобы списывать обязательство по частям, соответствующим количеству дней отпуска в каждом месяце, не нужно.
Это следует из положений пунктов 5 и 21 ПБУ 8/2010. Исключением является ситуация, когда сумма резерва оказалась недостаточной для списания за ее счет начисленных отпускных*.
Из рекомендации «Как отразить в бухучете начисление отпускных»
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
4. Ситуация: Как отразить в бухучете начисление отпускных, если резерв на оплату отпусков не создается
Если резерв в бухучете не создается, то начисление и выплату отпускных отразите следующим образом:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 70
– начислены отпускные.
Дебет 70 Кредит 50 (51)
– выплачены отпускные.
Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счет 70).
Аналогичные проводки делайте и в том случае, если отпуск является переходящим (т. е. начинается в одном месяце, а заканчивается в другом). При этом распределять отпускные по месяцам бухгалтеру не придется*.
Это объясняется следующим.
С 2011 года затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, в бухгалтерском балансе в качестве расходов будущих периодов (отдельной строкой) могут не отражаться. Они показываются в балансе в соответствии с условиями признания активов, установленными нормативно-правовыми актами по бухучету. И подлежат списанию в порядке, установленном для списания стоимости активов данного вида.
Такие правила установлены пунктом 65 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.
В связи с этим счет 97 «Расходы будущих периодов» используется не во всех случаях, в которых он применялся ранее. Этот счет можно использовать при условии, что соответствующие суммы прямо названы в качестве расходов будущих периодов в действующих нормативно-правовых актах по бухучету. Либо суммы учитываются на счете 97, если они отвечают следующим критериям:
- организация понесла затраты, при этом у контрагента не возникло встречных обязательств перед ней (в противном случае признается дебиторская задолженность, а не расход);
- данные расходы не формируют стоимость материальных или нематериальных активов;
- расходы обуславливают получение дохода в течение нескольких отчетных периодов.
Отпускные, начисленные в текущем месяце за следующий месяц, к расходам будущих периодов не относятся, поскольку такие затраты не обуславливают получение доходов в нескольких отчетных периодах (п. 19 ПБУ 10/99) и влияют на финансовый результат именно того периода, в котором они осуществлены. Следовательно, в бухучете отпускные не нужно распределять между месяцами, на которые пришелся отпуск, то есть их следует учитывать единовременно по факту начисления.*
Из рекомендации «Как отразить в бухучете начисление отпускных»
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
22.09.2014 г.
С уважением, Наталья Колосова,
Ваш персональный эксперт.