Ответ на этот вопрос зависит от того, как оформлены документы на проживание в гостинице. Если документы оформлены гостиницей, например, на одного штатного сотрудника организации, этот сотрудник может отразить всю сумму расходов в своем авансовом отчете.
Если же в документах на проживание указаны как сотрудники организации, так и человек, который сотрудником организации не является, разделите общую сумму расходов на всех проживающих в номере. Тогда каждый из сотрудников в авансовом отчете отразит сумму расходов на свое проживание. А выплату компенсации стоимости проживания человеку, который сотрудником организации не является, произведите на основании приказа руководителя. К приказу приложите копию счета из гостиницы и (или) кассовый чек.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Ситуация: можно ли расходы по найму жилого помещения в командировке подтвердить только счетами из гостиниц, не представляя кассовых чеков
Да, можно.
При условии, что счет составлен в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. То есть является бланком строгой отчетности.
Организации, оказывающие услуги населению, могут проводить наличные денежные расчеты без применения ККТ, но при условии выдачи бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Организациям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению, разрешается использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 г.).
При этом допускается использовать только такие бланки, которые соответствуют требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
В частности, бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом (с использованием автоматизированных систем) и содержать ряд обязательных реквизитов (п. 3, 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Если бланк составлен с нарушением требований Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, такой документ не может служить основанием для документального подтверждения расходов.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Таким образом, расходы по найму жилого помещения в командировке можно подтвердить счетами из гостиниц (бланками строгой отчетности), не представляя кассовых чеков. Такую позицию поддерживают финансовое ведомство (см., например, письма Минфина России от 18 августа 2010 г. № 03-03-06/1/556, от 16 октября 2009 г. № 03-03-06/1/666, от 7 августа 2009 г. № 03-01-15/8-400) и суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 29 февраля 2008 г. № КА-А40/14043-07, Северо-Кавказского округа от 29 июля 2008 г. № Ф08-4212/2008, Северо-Западного округа от 19 июня 2006 г. № А05-15886/2005-13).*
Из рекомендации « Как возместить расходы на наем жилья во время командировки »
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Ситуация: можно ли выдать наличные деньги под отчет человеку, работающему по гражданско-правовому договору
Да, можно.
Организация вправе выдать деньги под отчет работнику. Для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины с 1 июня 2014 года работником является человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор. Это следует из пунктов 5 и 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.*
А значит, под отчет деньги можно выдать и подрядчику. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ по гражданско-правовому договору.
Из рекомендации « Кому и сколько можно выдать денег под отчет »
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Статья: Рискованно списывать расходы на проживание сотрудников контрагента
Сергей Воронов, эксперт «УНП»
«…Мы торговая компания. В январе нашли крупного покупателя из другого региона. Для согласования условий сделки пригласили представителей контрагента на переговоры. Все расходы на проезд и проживание представителей директор решил оплатить за счет нашей компании. Вправе ли мы списать эти затраты как представительские?..»
— Из письма главного бухгалтера Алины Юсуповой, г. Ангарск
Алина, мы считаем, что вправе, но споры с налоговиками не исключены.
Перечень затрат, которые относятся к представительским, исчерпывающий (п. 2 ст. 264 НК РФ). Например, к ним относятся доставка сотрудников контрагента от гостиницы к месту проведения деловой встречи и обратно. Эти затраты компания вправе списать без опасений. В то же время в перечне представительских нет таких затрат, как оплата проезда представителей контрагента из другого города к месту проведения встречи и проживание в гостинице. По мнению чиновников, эти затраты списать нельзя (письмо Минфина России от 01.12.11 № 03-03-06/1/796).*
Между тем стоимость проезда и проживания контрагента можно отнести к прочим расходам (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Встречу компания проводила для привлечения потенциальных клиентов. Для обоснования расходов стоит составить письмо (приглашение) в адрес контрагента о том, что все расходы по проезду, проживанию и питанию его представителей компания берет на себя. В приглашениях стоит записать дату, место проведения деловой встречи и цель ее проведения (например, подписание договоров). Также не лишними будут документы, которые компания оформляет для представительских. А именно приказ об организации встречи, план мероприятия и отчет о результатах переговоров, смета расходов.
Несмотря на то что споры с налоговиками не исключены, суды вашего региона поддерживают компании (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 01.03.07 № А81-1259/2005).
Журнал «Учет. Налоги. Право» № 4, Январь 2014
4. Статья: За двухместный номер может отчитаться один сотрудник
«Направили в командировку двоих сотрудников. В гостинице они сняли двухместный номер, причем документы за проживание были оформлены гостиницей только на одного сотрудника. Как при составлении авансового отчета указывать расходы по проживанию? Относить их на расходы одного сотрудника или разделить между обоими?..»
Из письма главного бухгалтера Светланы Павленко, г. Самара
Светлана, по нашему мнению, расходы на оплату услуг по проживанию в гостинице делить между сотрудниками не обязательно. Всю сумму расходов в авансовом отчете может отразить тот сотрудник, на которого оформлены документы на проживание. Причем независимо от того, кому изначально выдавались под отчет деньги для оплаты гостиницы – только одному сотруднику или обоим поровну. В такой ситуации у одного из них по отчету пройдет перерасход, который компания возместит, а у другого будет неизрасходованный остаток, который он вернет в кассу.
В будущем лучше заранее предупреждать сотрудников, чтобы они оформляли документы за проживание отдельно.*
Журнал «Учет. Налоги. Право» № 24, Июнь 2009
12.09.2014 г.
С уважением,
Мария Мачайкина, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».