Сотрудник может запросить любой документ, который связан с его работой. Работодатель обязан исполнить просьбу сотрудника и подготовить запрошенные им документы (копии) в течение трех рабочих дней со дня получения письменного заявления. Работник может запросить копии документов за любой период, однако, если срок хранения кадровых документов истек, работодатель вправе отказать в предоставлении копий. Если документ содержит конфиденциальную информацию или сведения о нескольких сотрудниках, предоставьте выписку из документа (отчета).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Кадры
1. Рекомендация: Как оформить справку или копию документа по запросу сотрудника
Виды запрашиваемых документов
Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему документы, связанные с трудовой деятельностью. Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть любой документ, который так или иначе связан с работой данного сотрудника. Это следует из положений статьи 62 Трудового кодекса РФ. В письме от 20 декабря 2012 г. № ПГ/9518-6-1 специалисты Роструда дают аналогичные разъяснения.*
Так, сотрудник может попросить выдать ему:
- справку с места работы о заработной плате, о периоде работы у данного работодателя, о времени отпуска, о трудовом стаже и т. п.;
- копию приказа о работе (прием на работу, перевод, увольнение и т. п.);
- копию трудовой книжки;
- копию иного документа, в котором содержатся его персональные данные (например, копию личной карточки);
- выписку из документа (трудовой книжки, приказа).
Свою просьбу о предоставлении документов (копий) сотрудник должен оформить заявлением в произвольной форме.
Это следует из положений статьи 62 и абзаца 3 статьи 89 Трудового кодекса РФ.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Указанные документы (копии) могут понадобиться сотруднику для предъявления их в банк, в пенсионный фонд, в организацию, где он работает по совместительству, в посольство, а также иные ведомства.
Срок оформления
Работодатель обязан исполнить просьбу сотрудника и подготовить запрошенные им документы (копии) в течение трех рабочих дней со дня получения письменного заявления. Все справки и копии документов работодатель оформляет и выдает сотруднику бесплатно. Об этом говорится в статье 62 Трудового кодекса РФ.*
Выписка из документа
Помимо копии документа, сотрудник может запросить выписку из него (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Выписка отражает часть текста или полное содержание подлинника.
Как правило, выписку оформляют в тех случаях, когда изготовление копии документа:
- невозможно – например, документ содержит конфиденциальную информацию;
- нецелесообразно – например, документ имеет большой объем и полностью не нужен.*
На практике работодатели чаще всего оформляют выписку:
- из трудовой книжки. В частности, она может понадобиться, когда сотрудник оформляет досрочную пенсию;
- из приказа. Такая выписка будет актуальна, если приказ содержит сведения о нескольких сотрудниках.
Законодательство не предусматривает специальных требований к оформлению выписки. Как правило, выписку из документа оформляют на фирменном бланке организации. В качестве наименования такого документа указывают: «Выписка из» и следом приводят наименование, дату и номер документа, на основе которого ее оформляют. Например, «Выписка из приказа о приеме сотрудников на работу от 13 августа 2010 г. № 56-к».
Далее идет текст выписки, который воспроизводит текст оригинала документа полностью или частично.
Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего оригинал документа, его инициалы и фамилию. Личная подпись этого лица в выписке не ставится.
Чтобы выписка имела юридическую силу, ее необходимо заверить. Поскольку специальный порядок для заверения выписки законодательством не предусмотрен, ее заверяют в том же порядке, что и копию (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).
Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
2. Статья: Сколько хранить документы
ОБЯЗАННОСТЬ ПО ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
На организацию разными нормативными актами возложена обязанность хранить документы, которые образуются в процессе ее деятельности. Об этом свидетельствуют, в частности:
- подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и подпункт 5 пункта 3 статьи 24 Налогового кодекса;
- пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 №?129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон №?129-ФЗ);
- пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 №?125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень управленческих документов), приведенный в разделе II приложения к приказу Минкультуры России от 25.08.2010 №?558 (далее — приказ № 558).*
Наименование документа |
Срок хранения (количество лет) |
Ссылка на пункт Перечня управленческих документов (если не указаны другие документы) |
1 |
2 |
3 |
1.?Трудовые отношения |
||
1.1.?Прием на работу |
||
Заявление работника |
75 |
656 |
Трудовой договор |
75 |
657 |
Приказ |
75 |
656 |
Личная карточка |
75 |
658 |
Трудовая книжка |
До востребования |
664 |
Журнал учета бланков трудовых книжек |
5 |
695 |
Заявления работника о согласии на обработку персональных данных |
75 |
666 |
1.2.?Отпуска |
||
График отпусков |
1 |
693 |
Заявление на отпуск |
75 |
656 |
Заявление о переносе отпуска |
75 |
656 |
Уведомление об отсутствии возможности выплатить отпускные и о переносе отпуска |
75 |
656 |
Приказ об отпуске |
75 |
656 |
Записка-расчет |
5 |
665 |
1.3.?Командировка |
||
Служебная записка: —?командировка по России —?командировка за пределы России |
5 10 |
669 |
План командировок: —?командировка по России —?командировка за пределы России |
5 10 |
669 |
Приказ о направлении работника в командировку |
75 |
656 |
Служебное задание: —?командировка по России —?командировка за пределы России |
5 10 |
669 |
Командировочное удостоверение: —?командировка не в районы Крайнего Севера; — командировка в районы Крайнего Севера |
5 75 |
668 |
Отчет о выполнении служебного задания: —?командировка по России —?командировка за пределы России |
5 10 |
669 |
Авансовый отчет |
5 |
362 |
Журнал учета работников, прибывших к месту командировки |
5 |
695 |
Журнал учета работников, выбывающих в командировки |
5 |
695 |
1.4.?Неполное рабочее время |
||
Приказ о введении режима неполного рабочего времени |
75 |
656 |
Уведомление профсоюзной организации |
5 |
665 |
Уведомление службы занятости |
5 |
665 |
Уведомление работника |
75 |
656 |
Дополнительное соглашение к трудовому договору |
75 |
657 |
Приказ об отмене режима неполного рабочего времени |
75 |
656 |
1.5.?Сверхурочная работа |
||
Служебная записка |
75 |
656 |
Обращение к работнику |
75 |
656 |
Приказ |
75 |
656 |
Справка о сумме заработка для расчета |
5 |
597 |
1.6.?Организация труда и служебной деятельности |
||
Переписка по вопросам трудоустройства, например письменное приглашение на работу |
5 |
564 |
Предложения органов власти о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот |
Постоянно |
566 |
Уставы (положения) о соблюдении дисциплины труда: —?по месту разработки и утверждения —?в других организациях |
Постоянно До замены новыми |
571 |
Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий |
5 |
573 |
Коллективные договоры Коллективные договоры, присланные для сведения |
Постоянно До минования надобности |
576 |
Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения |
Постоянно |
577 |
1.7.?Увольнение |
||
По собственному желанию работника |
||
Заявление работника |
75 |
656 |
Приказ |
75 |
656 |
По соглашению сторон трудового договора |
||
Предложение работодателя |
75 |
656 |
Ответ работника |
75 |
656 |
Протокол согласования интересов сторон |
75 |
656 |
Соглашение сторон |
75 |
657 |
Приказ |
75 |
656 |
По сокращению штата |
||
Протокол собрания учредителей |
Постоянно |
52 |
Приказ о сокращении |
75 |
656 |
Уведомление службы занятости |
5 |
650 |
Уведомление профсоюзного комитета |
5 |
650 |
Протокол заседания комиссии по сокращению |
5 |
650 |
Уведомление работника |
75 |
656 |
Акт об отказе работника получить уведомление о сокращении |
75 |
656 |
Приказ об изменении штатного расписания |
Постоянно |
71 |
Приказ об увольнении по сокращению |
75 |
656 |
2.?Нормирование и оплата труда |
||
Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников: —?по месту разработки и утверждения —?в других организациях |
Постоянно До замены новыми |
598 |
Положение об оплате труда и премировании работников |
Постоянно |
411 |
Табель учета рабочего времени: —?нормальные условия труда —?тяжелые, вредные и опасные условия труда |
5 75 |
586 |
Расчетно-платежная ведомость |
5 |
412 |
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников |
5 |
600 |
3.?Учет страховых взносов |
||
Карточка индивидуального учета |
6 |
Пункт 6 части 2 статьи 28 Федерального закона от 24.07.2009 №?212-ФЗ |
Платежные поручения на перечисление страховых взносов |
||
Заявление об уточнении основания, типа и принадлежности платежа, отчетного (расчетного) периода или статуса плательщика страховых взносов |
||
Расчеты по страховым взносам (формы?4-ФСС РФ и РСВ-1 ПФР) |
||
4.?НДФЛ |
||
Налоговая карточка по учету НДФЛ |
5 |
394 |
Справка по форме 2-НДФЛ |
5 |
396 |
4.1.?Налоговые вычеты |
||
Заявление на вычет (стандартный, детский, профессиональный, имущественный, социальный) |
5 |
362 |
Заявление об отказе от вычета |
5 |
362 |
Заявление о последовательности применения вычетов |
5 |
362 |
4.2.?Недоимка по НДФЛ |
||
Бухгалтерская справка о выявлении недоимки по НДФЛ |
5 |
382 |
Пояснительная записка налогового агента в ИФНС |
5 |
382 |
Уведомление налогоплательщику о недоимке НДФЛ |
5 |
382 |
5.?Пособия |
||
Листок нетрудоспособности |
5 |
896 |
Журналы регистрации листков нетрудоспособности |
5 |
897 |
Заявление о выплате пособия |
5 |
415 |
6.?Документы для ФСС России |
||
Заявление о выделении средств на финансирование предупредительных мер по травматизму |
5 |
635 |
План мероприятий по предупреждению производственного травматизма |
5 |
635 |
План финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний |
5 |
635 |
Отчет об использовании средств, выделенных на финансирование предупредительных мер по травматизму |
5 |
635 |
7.?Документы для ПФР |
||
7.1.?Персонифицированный учет |
||
Индивидуальные сведения |
75 |
905 |
7.2.?Софинансирование пенсии |
||
Заявление работника об удержании из его зарплаты дополнительных пенсионных взносов |
5 |
362 |
Реестр застрахованных лиц (форма ДСВ-3) |
5 |
382 |
А.Ю.?Тьевар,
старший научный редактор журнала «Зарплата»
Журнал «Зарплата»
№12, декабрь 2011
07.07.2014 г.
С уважением,
Татьяна Гнедышева, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления VIP-поддержки БСС «Система Главбух».