От чего убережет: От недоимок по налогу на прибыль, соответствующих пеней и штрафов.
Чаще всего компания оплачивает проезд сотрудника, когда его направляют в командировку. Вторая ситуация, характерная для «северных» компаний: работник едет в отпуск. В обоих случаях расходы на проезд могут быть подтверждены электронными билетами.
Если ваша компания на «упрощенке»
Правила, приведенные в данной статье, актуальны как для компаний на общем режиме, так и для «упрощенщиков».
Как списывать проездные расходы по электронному авиабилету
С 4 июля 2010 года маршрут/квитанция (распечатка электронного билета) считается полноценным документом строгой отчетности. Об этом говорится в новой редакции пункта 2 приказа Министерства транспорта РФ от 8 ноября 2006 г. № 134. То есть теперь маршрут/квитанция подтверждает затраты на проезд без кассового чека. Напомним, что ранее списать расходы на авиатранспорт можно было только при наличии бумажного билета, оформленного на БСО. Или билета электронного, но в комплекте с документом, подтверждающим оплату. Отметим еще одно новшество, которое одобрили чиновники транспортного министерства. Речь идет о приказе Минтранса России от 18 мая 2010 г. № 116 «Об установлении формы электронного многоцелевого документа». Этим нормативным актом «виртуальная» квитанция за оказание дополнительных услуг (например, обслуживание в VIP-зале и бронирование билетов) также наделена статусом «настоящего» БСО.
Как видим, в случае с авиаперевозками все довольно просто и понятно. Списать расходы на проезд и провоз багажа можно, имея в наличии лишь маршрут/квитанцию. Иных бумаг для учета затрат не требуется.
Как подтвердить затраты на проезд по электронному железнодорожному билету
С электронными билетами на железнодорожном транспорте ситуация иная: их распечатки бланками строгой отчетности не признаются. Поэтому для учета поездок придется отдельно доказать факт оплаты. Для этого надо либо обменять электронный билет (его распечатку) на бумажный — оформленный на БСО. Либо сопроводить распечатку документами, подтверждающими оплату. Это может быть:
- — справка о проведении транзакции, выданная банком, в котором гражданину открыт счет (при покупке билета в Интернете с помощью банковской карты);
- — чеки электронных терминалов (при покупке билета за наличные в терминале на вокзале);
- — кассовый чек (при покупке электронного билета за наличные в агентстве);
- — слипы (при расчетах в агентстве с помощью банковской карты).
Именно такие рекомендации приведены в письме Минфина России от 1 июля 2010 г. № 03-03-07/23.
Еще по этой теме
О том, как быть, если сотрудник потерял проездные документы, читайте в статье «Расходы на проезд в командировку подтвердят и копии билетов» (опубликована в журнале «Главбух» № 6, 2010).
Нужно ли переводить электронные билеты
Довольно часто авиакомпании оформляют билеты, в том числе и по рейсам на территории России, на английском языке. А по общему правилу всю иностранную «первичку» надо переводить на русский. Исключений из данного правила для электронных билетов не предусмотрено. Значит, переводить их все-таки надо. Так считают в Минфине России (письмо от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168).
А вот представители ФНС России настроены более либерально. Свидетельство тому — письмо от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656@. Чиновники указывают на то, что англоязычные реквизиты электронного билета стандартные и соответствуют реквизитам бумажных билетов. А раз так, то переводить их не требуется. Списать расходы компания вправе и без перевода.
Главное,о чем важно помнить
1. Маршрут/квитанция электронного авиабилета является документом строгой отчетности. Таким образом, этого докмента достаточно, чтобы списать расходы на авиаперелет.
2. Помимо распечатки электронного железнодорожного билета для обоснования расходов понадобится документ, подтверждающий оплату услуг, скажем кассовый чек или справка о транзакции из банка.
3. ФНС России не требует переводить электронные билеты на русский язык. Однако безопаснее такой перевод сделать.
- Статьи по теме:
- Досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет: образец заявления, приказа
- Справка о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет (образец)
- Оплата проезда к месту отдыха и обратно в 2024 году в районах Крайнего Севера
- Остатки отпусков: как рассчитать и посмотреть в 1С
- 3 группа инвалидности: льготы и выплаты в 2024 году