Журнал, справочная система и сервисы

Продолжительность отпуска: как ее определить

15 октября 2015 4092 просмотра

Продолжительность стандартного отпуска работника - 28 дней. Можно ли делить стандартный отпуск в 28 календарных дней на части? Если да, то на какие части? И как это все отразить в графике отпусков сотрудников. Подробности о продолжительности отпусков и документах − в видеолекции Эльвиры Митюковой, управляющего партнера аудиторской компании ООО «Академия успешного бизнеса».

Продолжительность отпуска, график, заявление, приказ об отпуске

Начнем с расчета отпускных. Стандартная продолжительность отпуска  – 28 календарных дней, которые могут быть продлены. Например, трудовым договором сотруднику установлен ненормированный рабочий день и согласно статье 119 Трудового кодекса РФ, к основному отпуску добавляется не менее трех дней оплачиваемого отпуска. Как и в случае предоставления дополнительных отпусков за вредность. По дополнительным отпускам было много  вопросов, их мы обязательно рассмотрим в конце вебинара.

Можно ли делить стандартный отпуск в 28 календарных дней на части? Да, можно. Это видно из Трудового кодекса, также порядок деления подробно расписан в Международной конвенции об отпусках. Напомню, она была ратифицирована в 2010 году в соответствии с Федеральным законом от 1 июля 2010 г. №139-ФЗ.

Итак, отпуск можно делить на части, сохраняя неделимую часть в 14 календарных дней. В соответствии с этими документами, за каждый год сотрудник обязан отгулять не менее трех недель: две недели целиком, остальная неделя может быть набрана и по дням.

Где это отображено? На каждом предприятии должен быть график отпусков (статья 123 Трудового кодекса РФ).

График отпусков

График отпусков оформляется за две недели до начала года. Он обязательно, под роспись, согласовывается со всеми сотрудниками. Именно из графика отпусков будет видно, как вы делите отпуск: две недели, а остальное по дням (или берете неделю целиком); две недели плюс две недели. В Трудовом кодексе (123 и 305 статьи) говорится об обязательном оформлении графика отпусков работодателями – юридическими лицами. Казалось бы, работодатель – физическое лицо может просто по соглашению с работником определить время начала отпуска. Работник пишет заявление, в котором указано, что все согласовано и именно с этой даты начинается отпуск.  Далее – приказ, и с этой даты ваш сотрудник идет в отпуск. Тем не менее, если у такого предпринимателя сотрудников не один, не два, а значительно больше, Роструд рекомендует во всех случаях (юридическим лицам или ИП) оформлять график отпусков. Я советую оформлять график даже одному или двум сотрудникам из-за возможных спорных моментов. Работник может пожаловаться, что его не уведомили об отпуске, не выдали вовремя отпускные или вообще не дали отпуск, в этих случаях лучше апеллировать к  графику отпусков. Сделаем вывод: график отпусков должен быть у всех.

В некоторых случаях допускается, что у ИП графика может не быть. Это видно из письма Роструда от 20 декабря 2011 г. №3683-6-1.

Бывает так, что организация не пускает сотрудника в отпуск. Одно дело – это переход  отпуска с прошлого года, когда оставшаяся неделя из четырех переносится на текущий год. А другое дело – это когда из года в год за сотрудниками «тянутся» отпуска. Мы иногда вводим сотрудника в заблуждение, говоря: «Если ты не пойдешь в отпуск, он сгорит». Нет, отпуска у сотрудников не сгорают. Есть два варианта: отгулять отпуск  или получить деньги при увольнении как компенсацию за неиспользованный отпуск. Я не уверена на 100%, что вы сможете поставить на расходы эту компенсацию или отпускные за прошлые периоды. Вопрос  спорный. Тем не менее, есть письмо Минфина России, где рассматривается данная ситуация и говорится о том, что вы в любом случае должны выдать компенсацию при увольнении, либо отправить сотрудника в отпуск, даже с нарушением. Это требование со стороны Трудового кодекса. Следовательно, сумму компенсации отпускных можно поставить на расходы.  Если возникнут претензии со стороны налоговой, аргументировать свою позицию вам поможет письмо Минфина России от 13 мая 2010 г. № 03-03-06/4/55. В то же время вы нарушаете трудовой кодекс. По статье 124 Трудового кодекса РФ сотрудник не может быть без отпуска более двух лет подряд. И так как в этой ситуации трудовой кодекс нарушен, вас ожидают штрафы. В соответствии со статьей 5.27 КоАП, штрафы для организаций доходят до 50000р., а при повторном нарушении могут быть увеличены до 70000р. Также организации грозит дисквалификация должностного лица, допустившего нарушения. Именно тот, кто  утверждает график отпусков, а не руководитель, может быть признан данным должностным лицом. Поэтому будьте осторожны и старайтесь, чтобы ваши сотрудники вовремя брали отпуск.

Заявление на отпуск

Часто спрашивают:  «Надо ли сотруднику писать заявление, если он идет в отпуск по графику отпусков и расписался, что ознакомлен с этим графиком?». Для этого у вас будет специальный документ - журнал или ознакомление подписывается в самом графике. Заявление на отпуск в этой ситуации не обязательно. Работодатель составляет график самостоятельно и может вообще не спрашивать, кому и когда надо идти в отпуск. Вдруг всем захочется взять отпуск летом, в июле? С одной стороны,  мы не должны идти на поводу у сотрудников, но с другой, сотрудники нам нужны, да еще и работали в хорошем настроении.  Поэтому мы стараемся узнать мнение сотрудников о том, когда им лучше идти в отпуск и, исходя из этого, планировать график отпусков. Если по производственной необходимости время отпуска, выбранное сотрудником, вам  не подходит,  вы имеете право запланировать ему другой отпуск.

Заявления можно собрать, если вы хотите учесть интересы сотрудников. И вы обязаны собрать заявления, если сотрудники имеют право выбора отпуска (есть право на досрочный отпуск). Например, это работники в возрасте до 18 лет, женщины перед  декретным отпуском или муж, у которого жена находится в декретном отпуске. Это требование описано в статье 267 Трудового кодекса РФ.

Рассмотрим один случай из практики. У нас в организации графиком отпусков  занимался финансовый директор. Получилось так, что обычным сотрудникам она делила отпуск на части: две недели – первая часть отпуска, две недели – последующая.  А административно-управленческому персоналу, в том числе и себе, следующим образом:  две недели – целиковая часть отпуска, а остальное разбивала по пять дней плюс несколько дней дополнительно. Сотрудники на свою организацию подали жалобу об ущемлении своих прав. Если кто-то из руководства брал пятидневный отпуск, на выходные он соответственно продлевался. Рядовому сотруднику давали отпуск по две недели, поэтому выходные были в него включены.  Это выходные, а не праздничные дни (на которые мы обязаны продлить отпуск) и сотрудники могут не согласиться с таким делением. Поэтому рекомендуется собрать заявления, если вы разбиваете отпуск не по две недели. Это поможет вам избежать споров.

Часто спрашивают, можно ли в дате отпусков указывать месяц начала отпуска, а не конкретную дату?  В соответствии со статьей  123 Трудового кодекса РФ, ваша организация обязана уведомить сотрудника о дате начала отпуска за две недели. Не существует запрета на то, чтобы поставить началом отпуска месяц  в графике отпусков, но за две недели мы должны уведомить о дате начала отпуска. Это может не совсем корректно проходить по документам и лучше, чтобы у вас в графике были именно даты, а не месяц.

В организациях распространены следующие нарушения, связанные с уведомлениями о начале отпуска: их не делают вовсе или считают, что достаточно росписи сотрудника в приказе. Мы обязаны уведомить сотрудника за две недели. Решать вам - устно или письменно, но чтобы избежать споров, лучше уведомлять письменно. Приказ, который вы сделаете за три дня до отпуска, будет уведомлением с опозданием. Поэтому желательно, чтобы уведомление было отдельным документом. Это может быть ведомость, или журнал, или у вас останется отрывная часть этого документа. Есть письмо Роструда от 22 марта 2012 г. №428-6-1, где говорится о том, что организация сама выбирает способ уведомления.  

Обратите внимание: график отпусков вы составляете на один год. Если у вас есть профсоюзная организация, то необходимо с ней  согласовать график. Об этом говорится в статьях 123 и 372 Трудового кодекса РФ.

В графике отпусков отражаются основные и дополнительные отпуска, переходящие отпуска с прошлых периодов, а также отпуска совместителей. Чтобы правильно запланировать отпуск совместителя, вам необходимо запросить с его основного места работы справку или копию графика отпусков. Вы обязаны для совместителя предоставить отпуск именно в те дни, когда у него отпуск по основному месту работы (в соответствии со статьей 286 Трудового кодекса РФ).

Мы знаем, что сотрудник имеет право на отпуск по истечении 6 месяцев работы в организации.  Организация может пойти навстречу и дать отпуск авансом. Возможна следующая  ситуация: по основному месту работы у сотрудника нормальный отпуск, а по совместительству он устроился недавно, то есть на новой работе права на отпуск еще нет. В этом случае вы отправляете сотрудника в отпуск авансом (статья 286 Трудового  кодекса РФ). Если по основному месту работы отпуск больше, чем по совместительству, мы также должны предоставить отпуск, правда. Разница в днях будет оформлена за свой счет, но это будет считаться отпуском данного совместителя.

Учебные отпуска в графике

Надо ли вносить в график учебные отпуска или отпуска без сохранения заработной платы? Нигде не указано, что их необходимо отражать в графике отпусков, следовательно, этого можно не делать. Запомните, вы сами планируете график отпусков всем, кроме «досрочников». И поэтому делаете так, как удобно организации: делите отпуска по две недели.  

Удобно ли организации, чтобы сотрудник шел в отпуск с первого числа? Перед отпуском  мы должны выдать отпускные. Они рассчитываются, базируясь на расчетном периоде. Расчетный  период  – 12 предыдущих месяцев. Предположим, ваш сотрудник идет в отпуск с первого числа. Вы выдаете отпускные, а расчетный период еще не закончился. Если с сотрудником что-то произошло за несколько дней, когда  выдавались отпускные, придется их пересчитывать. Да, так можно сделать, но это лишняя работа и, как правило, даты отпусков в графике планируют примерно с  пятого, шестого или десятого числа.

Итак, что необходимо сделать, чтобы отправить сотрудника в отпуск? Составить график отпусков, собрать заявления,  уведомить о начале отпуска. За три дня до начала отпуска вы должны выдать отпускные, то есть на руках уже должен быть уже приказ об отпуске и записка-расчет. Оформление приказов, записок-расчетов и графиков не подлежит обязательной  унификации. Все что вы составите, должно защищать права работника, содержать обязательные реквизиты,  соответствовать законам о бухучете. Независимо от формы, сами документы являются обязательными.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме

Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка