- Из этой статьи вы узнаете:
- Нужны ли командировочное задание и удостоверение
- Когда признать командировочные расходы
- Как оформить безналичную оплату проживания
При расчете налога на прибыль, ЕСХН и упрощенного налога можно списать расходы на:
- проезд работника к месту командировки и обратно;
- наем жилья, суточные;
- оформление виз, паспортов, консульские и иные сборы.
Учет командировочных расходов: какие документы оформить
Чтобы направить работника в командировку, руководитель хозяйства издает приказ или распоряжение. В нем указывает, куда именно едет сотрудник – название и местонахождение компании.
Оформлять командировочное удостоверение и служебное задание не нужно. Это следует из Положения … утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Хотя по желанию вы можете использовать данные документы. Удостоверение удобно тем, что по его отметкам легко определить срок поездки. Особенно когда работник ездил на автомобиле и у него нет проездных документов. Служебное задание с отметкой о выполнении подтвердит, что траты обоснованны (ст. 252 НК РФ).
Еще по теме:
Оформлять командировки надо опять по-другому — пять новых образцов
Как выплачивать командировочные
Как подтверждать командировочные расходы
Когда списывать расходы
Командировочные расходы признавайте на дату, когда утвердили авансовый отчет. Правило действует при общей системе, ЕСХН и упрощенке.
Правда, на спецрежимах и при кассовом методе на ОСНО есть особенность. Расходы списывают, если к моменту сдачи авансового отчета работнику выплатили деньги на командировку. Когда же у сотрудника получился перерасход, в затраты принимайте:
- подотчетную сумму – на дату утверждения авансового отчета;
- остальные траты – по факту выдачи работнику перерасхода.
Какая первичка подтвердит затраты
После командировки сотрудник сдает в бухгалтерию авансовый отчет. К нему прикладывает оправдательные документы. Какие бумаги помогут безопасно списать командировочные затраты? Рассмотрим их для разных случаев.
Учет командировочных расходов на проезд. Стоимость проезда подтвердят билеты (ж/д, авиа и др.), квитанции за пользование бельем в поезде.
Сейчас билеты в основном покупают в электронном виде. Тогда по авиабилетам приложите распечатку маршрут/квитанции. В ней должны быть прописаны стоимость полета и маршрут.
Обязательно возьмите у сотрудника посадочные талоны. Они подтвердят, что человек действительно летел данным рейсом.
Для электронного ж/д билета надо распечатать контрольный купон или сам бланк в терминалах вокзала.
Зачастую командированные пользуются такси. Расходы на него также принимайте. Только в локальном нормативном акте пропишите: в командировке сотрудники вправе ездить на такси. Это следует из решений судей и разъяснений чиновников –постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. № А05-11584.2006–31, письмо Минфина от 27 ноября 2015 г. № 03-03-06/1/69181. И еще: обязательно нужен чек ККМ или БСО. Тогда у проверяющих не будет претензий.
Затраты на дополнительные услуги повышенной комфортности тоже можно признать. Это подтвердили налоговики в письме от 5 июня 2014 г. № ГД-4-3.10784. Там речь шла о расходах за пользование VIP-залом. Только траты должны быть экономически обоснованны.
Учет командировочных расходов на проживание. Если командированный сотрудник остановился в гостинице, возможно два варианта. Он сам платит за проживание либо компания рассчиталась безналом.
В первом случае работник должен взять в гостинице документы, подтверждающие оплату, – чек ККМ и счет. Отели, которые платят НДС, выделяют налог в чеке. Сотруднику надо попросить счет-фактуру на имя вашей компании.
Хозяйство оплатило проживание безналичным путем? Тогда командированный сотрудник должен взять акт оказанных услуг. Если гостиница платит НДС, то еще и счет-фактуру. По нему вы сможете принять налог с услуг к вычету.
Командированному работнику необязательно жить в отеле. Он может снять квартиру. Для подтверждения затрат сотрудник должен:
- заключить с собственником жилья договор найма;
- получить копию документа, подтверждающего право собственности, и ИНН.
На арендную плату оформляют расписку от владельца квартиры. Причем с данной суммы следует удержать НДФЛ, если собственник не является индивидульным предпринимателем.
Когда квартиру сдает индивидуальный предприниматель, он выдаст вашему сотруднику акт оказанных услуг, договор и чек ККМ.
Суточные. Размер суточных компании прописывают в локальном акте. Именно в этих пределах их списывают в расходы. Так поступают на общей системе и спецрежимах. Какие-либо документы, подтверждающие траты в служебной поездке, не нужны.
А вот по НДФЛ суточные нормируют. Налог не удерживают с выплат в размере 700 руб. в сутки по России и 2500 руб. в сутки при командировках за границу (ст. 217 НК РФ).
Прочие расходы. Если сотрудник поехал на автомобиле, наверняка он будет оплачивать стоянку, мойку. Такие расходы работнику возмещают, если они прописаны в локальном нормативном акте. Основное требование, чтобы признать затраты, – подтверждающие документы. Это кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.
Для удобства мы собрали все документы в таблицу. Сверяйтесь с ней, чтобы проверить, все ли документы у вас есть.
Таблица. Документы, которыми подтвердите командировочные расходы
Расход |
Документ |
---|---|
Проезд: |
Распечатка маршрут/квитанции, посадочные талоны |
Проживание: |
Счет, чек ККМ |
Парковка автомобиля |
Чек |
Мойка автомобиля |
Квитанция |
Плата за пользование в поезде постельными принадлежностями |
Квитанция+ |
Темы: