Расходы сотрудника в служебной поездке весьма разнообразны. Так, командированному штатному сотруднику компания должна возместить расходы:
- на проезд;
- по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
- другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.
Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.
Кроме того, на время командировки за работником сохраняются место работы и средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Отметим, что именно средний заработок, а не обычная зарплата.
Начнем с аванса. То есть с той суммы денег, которую обязана выдать работнику компания, направляя его в командировку.
Как выплачивать командировочные: аванс
Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ.
При командировках по России аванс выдайте в рублях. На эти цели организация может использовать:
- деньги, полученные с ее расчетного счета;
- выручку, поступившую в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле, получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк. Это следует из положений пункта 2 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
При выдаче аванса нужно соблюсти следующие правила:
- деньги нельзя выдать, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, полученным им ранее;
- сумма аванса должна быть выдана на основании заявления сотрудника.
Такие правила установлены пунктом 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
В бухучете выдачу аванса отразите проводкой:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– выданы под отчет деньги командированному сотруднику.
При выдаче наличных денег из кассы составьте расходный кассовый ордер по форме № КО-2.
Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат (например, представительских расходов) и т. п.
Пример. Бухучет операций по выдаче аванса сотруднику, направленному в командировку по России
ООО «Альфа» направило менеджера Кондратьева А. С. в командировку в г. Новосибирск. Срок командировки – с 16 по 19 января 2017 года. Задолженности по ранее выданным авансам у Кондратьева нет.
12 января сотрудник получил из кассы деньги в сумме 15 000 руб.
Бухгалтер оформил эту операцию расходным кассовым ордером и сделал в учете проводку:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– 15 000 руб. – выдан Кондратьеву аванс на оплату командировочных расходов.
Вместо наличных денег (или в дополнение к ним) командированному работнику можно выдать корпоративную пластиковую карту или дорожные чеки.
Дорожные чеки являются денежными документами. В бухучете их поступление отразите на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к Плану счетов). При покупке дорожных чеков в учете сделайте запись:
ДЕБЕТ 50-3 КРЕДИТ 76
– приобретены дорожные чеки для оплаты работниками командировочных расходов.
Пример. Бухучет операции по выдаче дорожных чеков сотруднику, направленному в командировку по России
Генеральный директор ООО «Альфа» Львов А. В. выезжает в командировку в г. Челябинск. Срок командировки – с 14 по 16 марта 2017 года. Для оплаты командировочных расходов Львова организация приобрела в банке дорожные чеки на сумму 20 000 руб.
Чеки оприходованы проводкой:
ДЕБЕТ 50-3 КРЕДИТ 76
– 20 000 руб. – приобретены дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.
10 марта 2017 года Львов получил дорожные чеки. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такую запись:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-3
– 20 000 руб. – выданы Львову дорожные чеки для оплаты командировочных расходов.
Сколько заплатить за время командировки
Если работник находится в командировке, выплачивать ему за эти дни обычную зарплату нельзя. На время командировки за работником сохраняется именно средний заработок.
Конечно, выплачивать работнику за время командировки обычную заработную плату бухгалтеру проще. Не нужно делать сложных вычислений, которыми богат расчет среднего заработка. Однако в своем письме от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0 специалисты Роструда, апеллируя к нормам трудового законодательства, однозначно выступили против оплаты времени командировки исходя из оклада.
Действительно, согласно статье 167 Трудового кодекса РФ, при направлении работника в командировку за ним сохраняется именно средний заработок. Поэтому «выплата работнику… заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям Трудового кодекса». Именно такой вывод сделали в Роструде. Таким образом, просто выплачивать работнику оклад за тот месяц, когда он уезжал по служебным делам, нельзя.
Впрочем, как правило, средний заработок несколько выше текущей заработной платы, поскольку включает в себя в том числе и премии, выплаченные работнику в расчетном периоде. Так что такой порядок может быть даже выгоднее работнику, который ездил в командировку. Если же средний заработок, сохраняемый на время командировки, окажется ниже оклада сотрудника за этот период, организация вправе компенсировать эту разницу.
В статье 167 Трудового кодекса РФ сказано, что за время нахождения сотрудника в командировке за ним сохраняются место работы и средний заработок, а также ему возмещаются расходы, связанные со служебной поездкой. То есть положения данной статьи гарантируют сотруднику минимальный размер выплат за дни его нахождения в командировке (средний заработок), но не устанавливают при этом верхнюю границу таких выплат. Кроме того, Трудовой кодекс РФ запрещает ухудшать положение сотрудников по сравнению с действующим законодательством (ст. 8, 9 ТК РФ). А улучшать положение сотрудников организация вправе – на свое усмотрение.
Поэтому организация может компенсировать сотруднику разницу между средним заработком, сохраняемым на время командировки, и окладом за этот период. Главное предусмотреть такую доплату в коллективном (трудовом) договоре. Оформить ее можно, например, как материальное поощрение по итогам работы за месяц.
Ситуация: нужно ли рассчитывать средний заработок для оплаты труда во время однодневной командировки? Да, нужно. Никаких временных ограничений в отношении командировок Трудовой кодекс РФ не содержит. Не установлен минимальный срок командировки и в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Более того, пункт 20 этого Положения допускает однодневную продолжительность командировки (при комментировании загранкомандировок).
На период командировки за сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Следовательно, за время пребывания в однодневной командировке зарплату сотруднику нужно рассчитать исходя из его среднего заработка за предыдущие 12 месяцев (ст. 139 ТК РФ). Подробно о расчете среднего заработка читайте в разделе «7.1. Когда работнику выплачивается средний заработок».
Средний заработок за время нахождения сотрудника в командировке (а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной задержки) нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Ситуация: как оплатить день командировки, который сотрудник полностью отработал? Вечером отработанного дня (до 24 часов) сотрудник уехал в командировку. эта дата отмечена в приказе руководителя. Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки. Такой порядок следует из пункта 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Вопрос о явке сотрудника на работу в день отъезда в командировку решается по договоренности с администрацией организации (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). В рассматриваемой ситуации сотрудник вечером отработанного дня (до 24 часов) отбывает в командировку. Эта дата отмечена в приказе руководителя. То есть именно этот день считается днем отъезда. Следовательно, зарплату за этот день нужно рассчитать исходя из среднего заработка. Кроме того, за день отъезда сотруднику полагаются суточные.
Аналогичным образом советуем поступить и в том случае, если работник вышел на работу в день своего приезда. Не важно, весь день он отработал или только его часть, посчитайте ему средний заработок.
Вместе с тем не стоит забывать, что по решению руководства компании вы всегда можете начислить работнику доплату. Скажем, прописав в коллективном или ином локальном документе, что сотруднику, уезжающему в командировку с рабочего места (или приезжающему сразу на работу), полагается отдельная дополнительная выплата. Чтобы не возникло разногласий с проверяющими, для такого случая составьте бухгалтерскую справку. В ней разъясните, почему за день отъезда в командировку вы начислили сотруднику дополнительную выплату.
Если сотрудник в командировке заболел, средний заработок за дни болезни не сохраняйте. За этот период сотруднику нужно выплатить суточные и больничное пособие. Кроме того, сотруднику возмещаются расходы по найму жилья (кроме случаев, когда он находился на стационарном лечении). Такой порядок предусмотрен пунктом 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Важно!
Если сотрудник заболел в загранкомандировке, он получит от зарубежных врачей документ, подтверждающий недуг и время лечения, на иностранном языке. Поэтому, вернувшись домой, работнику придется заменить иностранную бумагу на российский аналог. Такое правило установлено в пункте 7 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н.
Совместители. Некоторые особенности имеет порядок оплаты труда совместителей, направленных в командировку. Средний заработок совместителей определите в том же порядке, что и для основных сотрудников (п. 19 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).
Если в командировку направлен внутренний совместитель, то средний заработок ему сохраните как по основной, так и по совмещаемой должности. Если в командировку направлен внешний совместитель, ему также сохраните средний заработок (по совмещаемой должности). Причем по месту основной работы он должен быть освобожден от исполнения трудовых обязанностей (например, взять отпуск за свой счет). Если сотрудник направлен в командировку одновременно по основному и по совмещаемому месту работы, средний заработок за ним сохраняется по обеим должностям.
Все командировочные расходы (включая суточные) компенсируйте в одинарном размере. При совместном направлении в командировку эти расходы нужно распределить между двумя организациями по взаимному соглашению. Такие правила установлены в пункте 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Командировка в выходной. По распоряжению руководителя организации сотрудник может быть специально направлен в командировку для работы в выходной или праздничный день. Сотрудник, работающий в выходной или праздничный день, вправе претендовать на отгул или дополнительную оплату труда.
Если сотруднику предоставлен отгул, работу в командировке в выходной день оплатите в одинарном размере. День отдыха не оплачивайте. Если отгул не предоставлен, работу нужно оплатить:
- сотрудникам, которым установлена часовая ставка, – не менее чем по двойной часовой ставке;
- работникам-сдельщикам – не менее чем по двойной сдельной расценке;
- сотрудникам с постоянным окладом – в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.
Ситуация: как оплатить командированному сотруднику день, который в россии считается выходным или праздничным, а в той стране, куда был командирован сотрудник, этот день рабочий? Ответ на вопрос зависит от того, работал ли в этот день командированный сотрудник.
По общему правилу на время командировки за сотрудником сохраняется средний заработок за все дни работы по установленному ему графику. При этом если сотрудник привлечен к работе в праздничные дни, то оплата труда в командировке производится по нормам Трудового кодекса РФ. Об этом сказано в пунктах 5 и 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Без согласия сотрудника привлекать его к работе можно только в особых случаях, перечисленных в статье 113 Трудового кодекса РФ. Во всех иных ситуациях необходимо предварительное письменное согласие сотрудника.
Для того чтобы привлечь сотрудника к работе в праздничный день, руководитель организации издает отдельный приказ. Оплатить такой труд организация должна не менее чем в двойном размере. Однако если сотрудник, работавший в праздник, берет дополнительный выходной день, тогда праздничный день оплачивается в одинарном размере, а дополнительный выходной не оплачивается. Об этом сказано в статье 153 Трудового кодекса РФ.
Если командированный сотрудник во время командировки не привлекался к работе в праздничный день, то этот день ему не оплачивается.
Ситуация: как при расчете налога на прибыль учесть средний заработок, сохраняемый на время командировки, если командировка началась в одном месяце, а закончилась в другом? Организация применяет метод начисления. При расчете налога на прибыль по методу начисления сумму сохраняемого среднего заработка включите в состав расходов пропорционально дням, приходящимся на каждый месяц в отдельности.
Средний заработок, сохраняемый на время командировки, относится к расходам на оплату труда (п. 6 ст. 255 НК РФ). Значит, к таким выплатам применяется общий принцип: они признаются в составе расходов в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся, независимо от времени фактической выплаты. Такой вывод следует из пунктов 1 и 4 статьи 272 Налогового кодекса РФ.
Косвенно это подтверждает и Минфин России в письмах от 28 марта 2008 г. № 03-03-06/1/212 и от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/641. И хотя письма Минфина России посвящены отпускным, подход в случае с командировками аналогичен.
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль повышенную оплату за время командировки? Организация компенсирует работникам разницу между средним заработком, сохраняемым на время командировки, и окладом за этот период. Да, можно. При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст. 167 ТК РФ).
В расходах по налогу на прибыль можно учесть выплаты в пользу сотрудников, установленные трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (абз. 1 ст. 255 НК РФ). Системы оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов и различного вида выплат устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, внутренними документами организации, трудовыми договорами (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).
Следовательно, если доплата за разницу между средним заработком, сохраняемым на время командировки, и окладом за этот период предусмотрена в коллективном (трудовом) договоре, то на ее сумму можно уменьшить налогооблагаемую прибыль.
Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 26 сентября 2008 г. № 03-03-06/1/548 и УФНС России по г. Москве от 29 января 2008 г. № 21-18/77.
Как выплачивать суточные
Размер суточных для командированных сотрудников организация определяет самостоятельно (ст. 168 ТК РФ). Он может быть установлен коллективным (трудовым) договором или приказом руководителя. Такой порядок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.
Суточные сотрудникам выплатите:
- за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
- за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда), в том числе за время вынужденной задержки.
Размер суточных за время пребывания сотрудника в командировке подтвердите документами, которые оформляются при его направлении в поездку. Подтверждать, на что именно сотрудник расходовал суточные, не нужно. Такой вывод поддерживают и контролирующие ведомства (письма Минфина России от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362).
В 2017 году, направляя сотрудника в служебную поездку, компании не должны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Срок пребывания работника в командировке определяется в основном по проездным билетам.
Ситуация: в каком размере выплатить сотруднику суточные, если он вернулся из одной командировки и в тот же день его направили в следующую командировку – по новому служебному заданию? За этот день суточные начислите по каждой из командировок. Направляя сотрудника в командировку, суточные выплатите:
- за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
- за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда), в том числе за время вынужденной задержки.
Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Следовательно, если сотрудник вернулся из одной командировки и в тот же день его направили в следующую командировку, суточные нужно выплатить дважды.
Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки. Сутки, которые включают в себя время отправления транспортного средства, являются первым днем командировки. Суточные за этот день выплатите в полном размере.
Пример. Расчет суточных в зависимости от времени отправления транспортного средства, на котором сотрудник отбывает в служебную командировку
Сотрудник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда – 23 часа 56 минут 13 ноября. Первым днем командировки считается 13 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.
Днем приезда считается день прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки в населенный пункт, где находится место его постоянной работы.
Если транспортное средство прибывает до 24 часов включительно, днем приезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство прибывает после 0 часов – следующие сутки.
Сутки, которые включают в себя время прибытия транспортного средства, являются последним днем командировки. Суточные за этот день тоже выплатите в полном размере.
Пример. Расчет суточных в зависимости от времени прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки
Сотрудник возвращается из служебной командировки на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время прибытия поезда – 0 часов 5 минут 15 ноября.
Последним днем командировки считается 15 ноября. Суточные за этот день должны быть выплачены в полном размере.
Определяя дату начала командировки, учтите время, которое необходимо на проезд от постоянного места работы до места, откуда отъезжает транспортное средство (вокзала, пристани, аэропорта и т. п.).
Это нужно сделать, если место отправления транспортного средства расположено за пределами населенного пункта, в котором находится командирующая организация.
Аналогично нужно поступить и при определении последнего дня командировки, когда сотрудник возвращается к месту постоянной работы. Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с администрацией организации (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Пример. Расчет суточных с учетом удаленности места выезда в командировку от места постоянной работы
Сотрудник вылетает в командировку на самолете. Аэропорт находится в 45 минутах езды от города, в котором работает сотрудник. Время вылета самолета – 0 часов 35 минут 20 февраля. Время прилета обратно – 23 часа 35 минут 23 февраля.
Согласно купленному билету регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета.
Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, сотрудник должен выехать из города не позднее 23 часов 10 минут. В этом случае первым днем командировки, за который сотруднику положены суточные, следует считать 19 февраля.
Последним днем командировки является 24 февраля. Несмотря на то что самолет прибыл 23 февраля, при начислении суточных нужно учесть время, необходимое для проезда от аэропорта до города. Таким образом, сотрудник имеет право получить суточные за шесть дней – с 19 по 24 февраля включительно.
Иногда сотрудника направляют в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства. Если речь идет о командировке по России, то суточные ему не положены. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника решает руководитель организации. При этом он должен учесть:
- удаленность места командировки от места жительства сотрудника;
- условия транспортного сообщения;
- характер выполняемого задания;
- необходимость создания сотруднику условий для отдыха.
Такие требования предусмотрены пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
При зарубежных командировках суточные нужно выплатить, даже если сотрудник выехал из России и вернулся обратно в один и тот же день. Выплатить их надо в размере, составляющем 50 процентов от норм суточных, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для зарубежных командировок (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Если перед тем, как выехать за границу, сотрудник перемещается по территории России, суточные выплатите по норме, установленной для внутренних командировок. Со дня пересечения границы при выезде из России действует норма, установленная для страны, в которую направляется сотрудник. А со дня пересечения границы при въезде в Россию вновь применяйте норму для командировок по России. Об этом сказано в пункте 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, а также в письме Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ.
Если за время командировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплатите по нормам той страны, в которую направлен сотрудник. Такой порядок устанавливает пункт 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Пример. Расчет суточных по нормам, установленным для внутренних и заграничных командировок
Организация, расположенная в г. Белгороде, направляет экономиста Кондратьева А. С. в служебную командировку в г. Мадрид (Испания). Время вылета из Москвы – 14 часов 25 минут 10 апреля. Чтобы успеть на этот рейс, сотрудник должен выехать в Москву на поезде, который отправляется из Белгорода 9 апреля в 18 часов 35 минут.
Обратный самолет, на котором Кондратьев возвращается из Мадрида, прибывает в Москву в 22 часа 12 минут 15 апреля.
Первым днем командировки следует считать 9 апреля. За этот день сотруднику должны выплатить суточные по нормам, установленным для командировок в пределах России.
При вылете в Мадрид Кондратьев пересекает границу России 10 апреля. За этот день ему положены суточные в иностранной валюте по норме, установленной для командировок в Испанию.
При возвращении из командировки сотрудник пересекает границу России 15 апреля. За этот день ему должны быть выплачены суточные по нормам, установленным для командировок по России.
В Белгород Кондратьев прибывает 17 апреля в 8 часов 5 минут (время прибытия поезда). Следовательно, за 16 и 17 апреля ему положены суточные по норме, установленной для внутренних командировок.
Ситуация: полагаются ли сотруднику суточные, если в счет гостиницы, где он остановился во время командировки, помимо стоимости проживания включена стоимость питания в ресторане? Да, полагаются. Суточные сотруднику выплачивайте в любом случае (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Расходы на выплату суточных могут подтвердить документы, оформляемые при направлении сотрудника в командировку. Предоставления чеков и квитанций, подтверждающих расходование сотрудником суточных, не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362.
Что же касается налогового учета расходов на питание, то он зависит от того, как гостиница оформила документы. В состав командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, входят и суточные, и затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Однако стоимость обслуживания в номерах, барах и ресторанах в налоговую базу включить нельзя. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Поэтому, если в счете гостиницы расходы на питание показаны отдельно, учесть их при расчете налога на прибыль нельзя. В расчет налога включите только стоимость проживания. Если же расходы на питание в счете не выделены, то в уменьшение налоговой базы спишите всю заплаченную гостинице сумму (за вычетом НДС).
Ситуация: полагаются ли сотруднику суточные, если он командирован к своему постоянному месту жительства (где у него имеется постоянная регистрация)? По местонахождению командирующей организации у сотрудника временная регистрация. Вопрос спорный. Командировкой признается служебная поездка сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения какого-либо поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Направляя сотрудника в командировку, организация обязана выплатить ему суточные (ст. 168 ТК РФ). Исключением является тот случай, когда сотрудник уезжает в командировку в местность, откуда у него есть возможность ежедневно возвращаться домой.
В Трудовом кодексе РФ и Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, суточные называются дополнительными расходами, связанными с проживанием вне постоянного места жительства (ст. 168 ТК РФ, п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Постоянным местом жительства является место, где гражданин постоянно или преимущественно проживает и имеет постоянную регистрацию (п. 3, 16 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 17 июля 1995 г. № 713). Из буквального толкования этого определения можно сделать вывод – отправляя работника по служебным делам к его постоянному месту жительства (месту постоянной регистрации), суточные сотруднику не назначаются.
Однако такой порядок приведет к нарушению прав сотрудника. В целях выплаты суточных необходимо учитывать возможность командируемого сотрудника ежедневно возвращаться к его постоянному месту жительства (абз. 4 п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Таким местом, по мнению Минздравсоцразвития России, является то место, где расположена организация, в которой работает сотрудник (то есть место его временной регистрации). Место постоянной регистрации при этом не является существенным.
Поэтому, если сотрудник отправляется в командировку в регион, в котором у него есть постоянная регистрация, но откуда он не сможет возвращаться ежедневно обратно, выплатите ему суточные. Подтверждает такой вывод Минздравсоцразвития России в письме от 30 марта 2009 г. № 22-2-1100.
Если сотрудник в командировке заболел, суточные за весь период болезни выплатите в полном размере (п. 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Пример. Расчет суточных за период командировки, во время которой сотрудник заболел
Сотрудник был направлен в командировку с 13 по 24 марта 2016 года (12 дней). Во время командировки он заболел и проболел с 19 по 23 марта (это подтверждено больничным листом).
В связи с болезнью из командировки сотрудник вернулся 28 марта (позже на четыре дня).
Норма расхода суточных при командировках по России установлена организацией в коллективном договоре и составляет 700 руб. в день.
Период болезни в срок командировки не включается. Бухгалтер начислил сотруднику:
– суточные за период с 13 по 28 марта в размере 11 200 руб. (700 руб/дн. × 16 дн.);
– пособие по временной нетрудоспособности за период с 19 по 23 марта;
– компенсацию расходов по найму жилья.
Кроме того, за сотрудником сохраняется средний заработок за рабочие дни по графику организации за период с 13 по 18 марта, а также с 24 по 28 марта включительно.
Совет
Расчет суточных подтвердите документально, например бухгалтерской справкой. Такой документ поможет обосновать размер выплаченных суточных в случае налоговой проверки
Как оплатить проживание в командировке
Порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки должен быть определен внутренними документами организации (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 13, 14, 21 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это значит, что сумму возмещения и требование к документальному подтверждению сотрудником расходов на наем жилья во время командировки организация устанавливает самостоятельно. Например, коллективным договором или иным локальным актом организации (приказом, Положением о командировках).
Ситуация: нужно ли оплатить расходы на проживание сотрудника, направленного в командировку, за день прибытия в гостиницу? Сотрудник вышел на работу в принимающую организацию на следующий день. Да, нужно. Возмещение расходов по найму жилого помещения является одним из обязательных условий, на которых сотрудник направляется в командировку. Порядок и размер возмещения таких расходов организация устанавливает самостоятельно (например, коллективным договором или иным локальным актом организации). Это следует из положений статьи 168 Трудового кодекса РФ и пунктов 11, 14 и 21 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Срок командировки устанавливается руководителем организации.
Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки. Эта дата фиксируется в командировочном удостоверении.
Днем приезда считается день прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки в населенный пункт, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство прибывает до 24 часов включительно, днем приезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство прибывает после 0 часов – следующие сутки.
На практике может возникнуть ситуация, когда сотрудник направляется в командировку для работы в другой организации (или подразделении организации). При этом он прибывает в место, в которое командируется, в один день, а на работу в организацию выходит на следующий день. Например, это возможно, когда поезд или самолет прибывает поздно вечером, поэтому выйти на работу в день прибытия сотрудник не может. Однако несовпадение дня прибытия с днем выхода на работу не является основанием для отказа в возмещении сотруднику расходов на оплату найма жилья. Поскольку независимо от данных обстоятельств сотрудник находится в командировке по распоряжению руководителя.
Налоговый учет. Для целей налогообложения учет расходов на наем жилья во время командировки зависит от их документального оформления. Так, при расчете налога на прибыль учитываются только документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Не подтвержденные документами расходы к налоговому учету не принимаются. НДФЛ не облагается компенсация расходов по найму жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). В отношении расходов, которые документально не подтверждены, компенсация не облагается НДФЛ в пределах норм (абз. 10 п. 3 ст. 217 и ст. 210 НК РФ).
Расходы по найму жилого помещения в командировке сотрудник может подтвердить:
- бланками строгой отчетности (которые должны соответствовать требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359);
- счетами-фактурами (приложение № 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137);
- квитанциями к приходному кассовому ордеру по форме № КО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88;
- кассовыми чеками, актами и т. д.
Ситуация: можно ли расходы по найму жилого помещения в командировке подтвердить только счетами из гостиниц, не представляя кассовых чеков? Да, можно. При условии, что счет составлен в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. То есть является бланком строгой отчетности.
Организации могут при оказании услуг населению проводить денежные расчеты без применения ККТ, но при условии выдачи бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Допускается использовать только такие бланки, которые соответствуют требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В частности, бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом (с использованием автоматизированных систем) и содержать ряд обязательных реквизитов (п. 3, 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). При этом организациям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению, разрешается использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 года).
Таким образом, расходы по найму жилого помещения в командировке можно подтвердить счетами из гостиниц (бланками строгой отчетности), не представляя кассовых чеков. Такую позицию поддерживают финансовое ведомство (см., например, письма Минфина России от 18 августа 2010 г. № 03-03-06/1/556, от 16 октября 2009 г. № 03-03-06/1/666) и суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 29 февраля 2008 г. № КА-А40/14043-07, Северо-Кавказского округа от 29 июля 2008 г. № Ф08-4212/2008).
Ситуация: какими документами можно подтвердить расходы на наем жилья, если во время командировки сотрудник поселился у частного лица? Во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении (например, на съемной квартире). В таком случае подтвердить расходы на наем жилья можно документами, составленными в произвольной форме (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ, постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным наймодателем (владельцем квартиры), с одной стороны и нанимателем (командированным сотрудником) – с другой.
Если организация самостоятельно арендует для командированных сотрудников частное жилье, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор. Это целесообразно, если организация регулярно командирует своих сотрудников в один и тот же населенный пункт.
Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. В этом случае документом, подтверждающим расходы на наем жилья, тоже может быть акт.
Ситуация: какими документами можно подтвердить оплату проживания в командировке, если сотрудник оплатил услуги гостиницы корпоративной картой через интернет? При оплате услуг гостиницы с помощью банковской карты необходимы документы:
– подтверждающие использование карты сотрудником (слипы электронных терминалов, квитанции банкоматов, выписка по счету корпоративной карты, предоставленная кредитным учреждением);
– свидетельствующие об оплате услуг гостиницы и о получении ею денег (кассовый чек или иной документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности).
В рассматриваемой ситуации у сотрудника не будет слипов электронных терминалов или квитанции банкомата, поскольку оплата производится через Интернет. Поэтому следует запросить у банка выписку по счету корпоративной карты.
При оплате проживания через Интернет гостиница не сможет предоставить сотруднику кассовый чек. Вместо него она вправе выдать сотруднику бланк строгой отчетности (счет или квитанцию) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
Организациям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению, разрешается использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 г.). При этом допускается использовать только такие бланки, которые соответствуют требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В частности, бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом (с использованием автоматизированных систем) и содержать ряд обязательных реквизитов (п. 3, 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).
Если бланк составлен с нарушением требований Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, такой документ не может служить основанием для документального подтверждения расходов. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 18 августа 2010 г. № 03-03-06/1/556, от 16 октября 2009 г. № 03-03-06/1/666.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации оплату проживания подтвердят счет или квитанция, выданная гостиницей и оформленная в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В дополнение к этому документу нужно приложить выписку по счету корпоративной карты.
Болезнь во время командировки. Во время командировки сотрудник может заболеть. В таком случае дни болезни просто не включают в срок командировки. А средний заработок, сохраняющийся за командированным работником на период служебной поездки, заменяют больничные. Главное, чтобы сотрудник представил оригинал больничного листа. Помимо этого компания в обычном порядке выплачивает сотруднику суточные за все дни и возмещает расходы на проживание в период болезни.
Если сотрудник попал в стационар, то при выплате компенсации нужно учесть, что затраты по найму жилья за те дни, когда он находился в больнице, не возмещаются. Такой порядок предусмотрен пунктом 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Как компенсировать командированному работнику оплату за проезд
Если работник организации отправляется в командировку, организация обязана ему возместить:
- расходы на проезд до места командировки и обратно;
- расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (если сотрудник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах).
В состав этих расходов входят:
- стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
- стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
- расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
- стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает;
- взносы на обязательное государственное страхование пассажиров на транспорте.
Об этом сказано в пунктах 11, 12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
При направлении сотрудника в загранкомандировку ему также дополнительно возмещаются расходы:
- на оформление загранпаспорта (визы, других выездных документов);
- на оформление обязательной медицинской страховки (даже если у сотрудника уже есть виза, страховой полис могут попросить при пересечении границы);
- по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов;
- по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля (если работник едет в командировку на машине);
- по уплате иных обязательных платежей и сборов.
Это следует из пункта 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство организации вправе по своему выбору оплатить сотруднику один из них.
Например, чтобы командировка обошлась дешевле, заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а не на самолете. Обязанности оплатить проезд в командировку на определенном виде транспорта в законодательстве не предусмотрено (ст. 168 ТК РФ, Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Если по возвращении из командировки сотрудник не представит никаких документов, подтверждающих его расходы на проезд, руководитель организации может принять одно из двух следующих решений:
- не возмещать расходы на проезд;
- возместить расходы на проезд в определенной сумме.
Такой вывод следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ и Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Например, может быть принято решение возместить минимальную стоимость проезда:
- железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
- водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
- автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.
В состав расходов на проезд входят:
- страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
- оплата услуг по оформлению проездных документов;
- затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями.
Вместе с тем организация вправе возместить расходы командированного сотрудника сверх норм. Главное условие: расходы произведены с разрешения или ведома работодателя и подтверждены документально.
Основанием для оплаты является заявление командированного сотрудника, составленное в произвольной форме. В заявлении следует указать:
- дату и время выезда в командировку;
- вид транспортного средства;
- стоимость билета (на основании справки, подтверждающей факт покупки билетов и их стоимость);
- причину утраты документов и т. п.
На заявлении руководитель организации должен указать сумму компенсации (или сделать отметку об отказе в возмещении расходов).
После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету, который он должен составить по итогам командировки, и передает оба этих документа в бухгалтерию.
На практике возможен еще один вариант. Если сотрудник потерял оригиналы документов, отправьте его в транспортную компанию. Там он сможет получить дубликат или копию экземпляра билета, который остался в распоряжении перевозчика. Чаще всего транспортная компания выдает справку, где указаны реквизиты пассажира, дата и маршрут проезда, а также стоимость билета.
Такая справка нужна и в тех случаях, если сотрудник, летавший в командировку по электронному билету, потерял:
- оригинал маршрут/квитанции, оформленной на бланке строгой отчетности;
- посадочный талон, который прикладывают к распечатке электронной маршрут/квитанции.
Ситуация: какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме? В бухучете понесенные расходы подтверждают первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно. Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, который:– оформлен в соответствии с требованиями законодательства России или обычаями делового оборота государства, где они были произведены;– косвенно подтверждает произведенные расходы.
Это следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
При приобретении электронного билета необходимо подтвердить:
– оплату билета;
– факт поездки.
Оплату билета может подтвердить один из следующих документов:
– чек контрольно-кассовой техники;
– слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
– подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
– другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.
При этом к документам, оформленным на бланках строгой отчетности и подтверждающим покупку билета, относятся:
– маршрут/квитанция, которая является бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд авиатранспортом (п. 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134);
– контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), который является бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд железнодорожным транспортом (п. 2 приказа Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322, письмо Минфина России от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/719);
– квитанция электронного многоцелевого документа, которая является бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд всеми видами пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса России от 18 мая 2010 г. № 116).
Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона.
Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-03-07/42273, от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515 и от 26 апреля 2012 г. № 03-03-04/1.
Следует отметить, что при наличии документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку, достаточно иметь один из двух документов, подтверждающих поездку:
– распечатку электронного билета;
– посадочный талон.
Такой вывод следует из писем Минфина России от 6 марта 2012 г. № 03-04-06/3-57, от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384.
Косвенным подтверждением расходов, связанных с проездом в командировку, при налогообложении прибыли может служить одновременное наличие:
– документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку (например, приказ руководителя);
– документов, которые подтверждают пребывание сотрудника в командировке (например, счета гостиниц, счета-фактуры, квитанции к приходному кассовому ордеру, кассовые чеки, акты).
При этом в распечатке электронного билета (посадочном талоне) должны быть указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд сотрудника в командировку (в частности, инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, маршрут, стоимость билета, дата полета или проезда, номер посадочного места). При необходимости может быть указана и другая информация (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50).
Если распечатки электронного билета и (или) посадочного талона нет (например, были утеряны сотрудником), расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком (его представителем) и заверенной его печатью. В ней должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (Ф.И.О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.).
Такой порядок установлен в письмах Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61, от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50, от 21 сентября 2011 г. № 03-03-07/33.
Если электронный билет (архивная справка) составлен на иностранном языке, для подтверждения расходов к нему должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык. При этом в отношении электронного авиабилета необходимо учитывать следующее. Основные реквизиты авиабилета (месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты) указаны кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора.
Перечень кодификаторов приведен на официальном сайте Минтранса России в рубрике «Авиация» (Документы/Минтранс/Авиация). Если в электронном авиабилете значения, обозначенные на иностранном языке, совпадают с наименованием реквизитов, приведенных в соответствующих кодификаторах, то в целях признания расходов дополнительного перевода на русский язык не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 7 июня 2011 г. № ЕД- 4-3/8983, от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656.
В противном случае (при несоответствии реквизитов электронного авиабилета кодификаторам) для подтверждения расходов должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык.
Обратите внимание, что для целей вычета НДС по электронным билетам наличие маршрут/квитанции, оформленной на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете (с выделенной суммой налога), или кассового чека является обязательным (п. 1 и 7 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
Ситуация: должна ли организация оплатить сотруднику суточные, проезд и проживание за время нахождения в служебной командировке? Сотрудник по своей вине не выполнил служебное задание. Да, должна. При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст. 167 ТК РФ).
За время невыполнения служебных обязанностей (простоя) по вине сотрудника зарплата ему не выплачивается (ч. 3 ст. 157 ТК РФ). Однако оплата проезда, суточных и проживания за время нахождения в служебной командировке не является вознаграждением за труд (зарплатой), а носит компенсационный характер (ст. 129 ТК РФ).Кроме того, возмещение данных расходов не ставится в зависимость от выполнения сотрудником служебных обязанностей (ст. 168 ТК РФ). Так, организация должна оплатить сотруднику проезд, суточные и проживание за время нахождения в служебной командировке независимо от того, выполнил он или нет служебное задание. Подтверждает такой вывод и Роструд в письме от 30 апреля 2008 г. № 1024-6.За все время, пока штатный сотрудник находится в командировке, за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту