Действующий порядок выдачи денежных средств под отчет не содержит никаких исключений для руководителя компании. Основанием для оформления расходного кассового ордера при выдаче денежных средств под отчет любому работнику является завизированное заявление с указанием суммы и срока, на который выдаются деньги. Но в вашем случае подотчетное лицо и руководитель компании— один и от же человек, поэтому грамотнее будет составить приказ.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1.Рекомендация: Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Расходный кассовый ордер
Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Этот документ составляется в одном экземпляре.
Если деньги выдаются работнику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления, составленного в произвольной форме. Принимайте заявление только в том случае, если оно подписано руководителем и в нем есть запись:
- о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
- о сроке, на который выдаются наличные деньги;
- подпись руководителя;
- дата.
Такой порядок установлен пунктом 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У*.
По строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «возмещение перерасхода по авансовому отчету № 321 от 2 июня 2014 г.».
По строке «Приложение» перечислите прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (счета, заявки на выдачу денег и т. д.). Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88*.
Исправления в кассовые документы вносить нельзя (п. 4.7 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации (предпринимателем), а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (предпринимателем), кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем (предпринимателем) расходный кассовый ордер подписывается им же.
Такие правила установлены пунктом 4.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У*.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2.Статья: Выдавая деньги под отчет руководителю, вместо заявления лучше оформить приказ
Спрашивает Ирина Валентиновна Зинченко,
бухгалтер ООО «Петрова-Берн» (г. Владивосток)
С 2012 года при выдаче денежных средств под отчет требуется заявление от сотрудника. А как быть, если подотчетным лицом выступает генеральный директор? Подскажите, возможно, для руководителя компании предусмотрен какой-то особенный порядок оформления «подотчетных» документов?
Отвечает Лина Ставицкая,
эксперт журнала «Главбух»
Выдавайте руководителю деньги под отчет в том же порядке, что и обычному работнику. Никаких исключений из правил для генерального директора нет.
Как и полагается, оформите расходный кассовый ордер. Но вместо заявления приложите к нему приказ или распоряжение руководителя о выдаче ему конкретной суммы на определенный срок.
Дело в том, что заявление на выдачу подотчетных денег должен завизировать сам руководитель. Этого требует пункт 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций от 12 октября 2011 г. № 373-П. А в вашем случае «подотчетник» и руководитель компании— одно лицо. Так что грамотнее будет составить приказ*.
Журнал «Главбух» № 13, Июль 2012