1.Если сотрудник потерял кассовый чек, либо кассовый чек не был дан поставщиком, то потребуйте от поставщика квитанцию приходного кассового чека. Приходный кассовый ордер также является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.2. Нет, не нужно. В данном случае сотрудник приобретает товар для нужд организации. В товарной накладной указаны наименование, стоимость товара и реквизиты поставщика. Соответственно, израсходованная сумма не является для сотрудника экономической выгодой, поэтому облагать НДФЛ и страховыми взносами не нужно.
Обоснование
(Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)
Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
Ситуация: можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)
Да, можно.
Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы*.
Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).
Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения
Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, если сотрудник на подотчетные суммы приобрел товар и представил неполный перечень подтверждающих документов
Нет, не нужно. Но только если в документах, которые представил сотрудник, указаны наименование, стоимость товара и реквизиты поставщика, а указанный товар организация приняла к учету*.
В отношении НДФЛ объяснение такое. Налоговый кодекс РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной и натуральной форме (ст. 41 НК РФ). В данном случае сотрудник приобретает товар для нужд организации. При этом организация принимает товар к учету. Следовательно, стоимость товаров не может быть признана доходом сотрудника и удерживать НДФЛ не нужно. Эти выводы подтверждает Минфин России в письмах от 8 апреля 2010 г. № 03-04-06/3-65, от 25 июля 2006 г. № 03-05-01-04/219. Разделяют эту позицию некоторые арбитражные суды (см., например, определение ВАС РФ от 14 апреля 2008 г. № 4850/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 19 декабря 2007 г. № Ф08-8389/2007-3149А, Московского округа от 24 февраля 2010 г. № КА-А40/669-10, от 8 апреля 2010 г. № КА-А40/3115-10, Северо-Западного округа от 29 января 2009 г. № А05-6350/2008,Поволжского округа от 15 июля 2009 г. № А55-16949/2008).
Теперь про страховые взносы. Если на основании представленных документов товар был принят к учету, это свидетельствует о том, что сотрудник понес расходы в интересах организации. В этом случае стоимость товаров не может быть признана выплатой в его пользу. Следовательно, у организации нет оснований для начисления на подотчетные суммы данных взносов. Это следует из положений части 1статьи 7, подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1, подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Официальных разъяснений Минтруда России по данному вопросу нет. Арбитражная практика пока не сложилась.
По вопросу начисления НДФЛ и страховых взносов в случае, когда сотрудник вообще не представит никаких оправдательных документов для того, чтобы подтвердить свои расходы, см. подробнее Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени