Расходы на ГСМ для погрузчиков и прицепов подтвердят путевые листы, которые являются первичными документами для учета расходов ГСМ. Организации вправе самостоятельно разработать бланки путевых листов или использовать унифицированные формы. Применяемые формы путевых листов нужно зафиксировать в учетной политике. Для погрузчиков можно использовать путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец.). Организация вправе установить собственные нормы расходования ГСМ и утвердить их приказом руководителя.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные
Бухучет: приобретение ГСМ
Путевой лист
Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы.
Главбух советует: если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими.
Организация может использовать:
- унифицированные формы;
- самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).*
Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.
Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.
Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
Главбух советует: если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.
Ведь на практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник, проводивший осмотр. Зачастую, если штатного врача в компании нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела.
Внимание: если к вам с проверкой придут из Росздравнадзора и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию могут обвинить в нарушении порядка медосмотра водителя (ст. 11.32 КоАП РФ).
А за этим последует административный штраф:
- на должностное лицо (например, на руководителя) – от 2000 до 3000 руб.;
- на организацию или предпринимателя – от 30 000 до 50 000 руб.
Поэтому все же безопаснее хотя бы заключить договор с медработником.
Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать:
- руководителя – на 5000 руб.;
- организацию или предпринимателя – на 30 000 руб.
Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.
Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.
Главбух советует: оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.
Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).
В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).
Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.
Бухучет: списание ГСМ
По данным путевого листа (других документов) рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:
Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) |
= |
Остаток топлива при выезде автомобиля (л) |
+ |
Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л) |
– |
Остаток топлива на конец дня (л) |
Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).
При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:
Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3
– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).
Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 10, 20, 23, 26, 44).
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Рекомендация: Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные. Организация применяет общую систему налогообложения
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль расходы на бензин учитывайте в зависимости от того, в какой деятельности используете транспорт. Если машины эксплуатируют для оказания автотранспортных услуг, то стоимость ГСМ отнесите к материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Когда же транспортное средство используют просто для нужд организации (например, для перевозки сотрудников), то расходы включите в состав прочих, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Это подтверждает Минфин России в письмах от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71, от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61.
Для расчета налога на прибыль топливо принимайте к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 НК РФ). При этом сумму НДС, выделенную в чеке, исключите из налоговой базы (п. 1 ст. 170 НК РФ).
Если затраты на приобретение ГСМ отнесли к материальным расходам, то списывайте их с учетом метода оценки материалов, который применяете в организации (п. 8 ст. 254 НК РФ).
Когда же речь идет о прочих расходах, стоимость учтенного бензина списывайте по фактической стоимости приобретения (без НДС) (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК РФ).
Ситуация: нужно ли при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм
Нет, не нужно.
Дело в том, что при расчете налога на прибыль расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А те нормы, которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р), носят рекомендательный характер. То есть применять их не обязательно. Таким образом, при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097 и от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12.
Главбух советует: для экономического обоснования расходов на ГСМ можете использовать нормы, рекомендованные Минтрансом России. Или же самостоятельно разработайте внутренние нормы.
Следует отметить, что ранее контролирующие ведомства придерживались иной точки зрения. Суть ее в том, что организации, использующие служебные автомобили, обязаны соблюдать установленные Минтрансом России нормы. Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только на автомобили, для которых нормы не установлены (письма Минфина России от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71, от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57, от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61, УФНС России по г. Москве от 3 ноября 2009 г. № 16-15/115253). Однако, учитывая последние разъяснения финансового ведомства, нормировать расходы на ГСМ не нужно.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ за наличный расчет. Организация применяет общую систему налогообложения и списывает расходы на ГСМ при расчете налога на прибыль по нормам, утвержденным приказом руководителя
Менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле «Шкода Фабиа» выехал в командировку в г. Владимир. 13 января сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы в сумме 2000 руб. 15 января Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.
В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 60 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 1920 руб. В чеке цена бензина указана с учетом НДС, однако конкретная сумма налога не выделена.
Учетной политикой организации предусмотрено составление путевых листов за месяц. 31 января водитель представил в бухгалтерию путевой лист, подтверждающий использование топлива. По данным путевого листа:
- остаток топлива в баке при выезде в командировку – 5 литров;
- остаток топлива в баке при возвращении из командировки – 7 литров;
- пробег автомобиля за время командировки – 700 км.
В организации принято решение списывать расходы на ГСМ как в бухгалтерском, так и в налоговом учете в соответствии с нормами, утвержденными локальными документами.
Приказом руководителя организации утверждена зимняя норма расхода бензина по автомобилю «Шкода Фабиа» в размере 8,2 литра на 100 км.
Учетной политикой организации предусмотрено списание материально-производственных запасов методом средней стоимости. Для учета израсходованного бензина бухгалтер открыл к счету 26 субсчета:
- «Расходы на бензин в пределах норм»;
- «Расходы на бензин сверх норм».
Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.
13 января:
Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выдан аванс на командировочные расходы.
15 января:
Дебет 10-3 Кредит 71
– 1920 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет.
В конце месяца (января) бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в бухучете бухгалтер «Альфы» отразил так:
Дебет 26 субсчет «Расходы на бензин в пределах норм» Кредит 10-3
– 1836,80 руб. ((700 км ? 0,082 л/км) ? (1920 руб. : 60 л)) – списан израсходованный бензин в пределах норм;
Дебет 26 субсчет «Расходы на бензин сверх норм» Кредит 10-3
– 19,20 руб. ((5 л + 60 л – 7 л) ? (1920 руб. : 60 л) – 1836,80 руб.) – списан израсходованный бензин сверх норм.
В налоговом учете на прочие расходы бухгалтер списал только 1556,61 руб. ((700 км ? 0,082 л/км) ? (1920 руб. – 1920 руб. ? 18/118) : 60 л).
В результате образовалась постоянная разница в сумме 382,59 руб. (1920 руб. + 19,20 руб. – 1556,61 руб.). Постоянное налоговое обязательство с этой разницы бухгалтер отразил проводкой:
Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 76,52 руб. (382,59 руб. ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство по расходам на приобретение бензина, не учитываемым при налогообложении прибыли.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ за наличный расчет. Организация применяет общую систему налогообложения и списывает расходы на ГСМ при расчете налога на прибыль по нормам, установленным Минтрансом России*
На балансе ЗАО «Альфа» числится легковой автомобиль «Шкода Фабиа», который находится в эксплуатации два года (общий пробег – 55 000 км). 10 февраля менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев на этом автомобиле был отправлен на служебное задание (развоз клиентам «Альфы» корпоративных приглашений по г. Москве). В подотчет Кондратьеву был выдан аванс на расходы по заданию в сумме 2000 руб. По окончании рабочего дня сотрудник представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.
В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 25 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 800 руб. В чеке цена бензина указана с учетом НДС, однако конкретная сумма налога не выделена.
Учетной политикой организации предусмотрено составление путевых листов за месяц. 28 февраля водитель представил в бухгалтерию путевой лист, подтверждающий использование топлива. По данным путевого листа:
- остаток топлива в баке при выезде на служебное задание – 5 литров;
- остаток топлива в баке при возвращении на рабочее место – 7 литров;
- пробег автомобиля за время служебной поездки – 200 км.
В организации принято решение списывать расходы на ГСМ как в бухгалтерском, так и в налоговом учете в соответствии с нормами, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.
Приказом утверждены базовая норма расхода топлива и поправочные коэффициенты:
- базовая норма расхода топлива – 7,7 л/100 км;
- надбавка за работу в городе с населением свыше 3 млн человек – 25 процентов;
- надбавка за работу в зимнее время – 10 процентов;
- надбавка за использование кондиционера в автомобиле – 7 процентов.
При расчете нормативного расхода топлива для легкового автомобиля бухгалтер использовал формулу (п. 7 раздела 2 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р):
Нормативный расход топлива, л |
= |
0,01 |
? |
Базовая норма расхода топлива (л/100 км) |
? |
Пробег автомобиля, км |
? |
1 + 0,01 ? поправочный коэффициент, % |
Поправочный коэффициент, необходимый для определения нормативного расхода топлива, бухгалтер рассчитал так:
25% + 10% + 7% = 42%.
Нормативный расход топлива составил:
0,01 ? 7,7 л/100 км ? 200 км ? (1 + 0,01 ? 42) = 21,87 л.
Учетной политикой организации предусмотрено списание материально-производственных запасов методом средней стоимости. Для учета израсходованного бензина бухгалтер открыл к счету 26 субсчета:
- «Расходы на бензин в пределах норм»;
- «Расходы на бензин сверх норм».
Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.
10 февраля:
Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выдан аванс на выполнение служебного задания;
Дебет 10-3 Кредит 71
– 800 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет.
В конце месяца (февраля) бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в бухучете бухгалтер «Альфы» отразил так:
Дебет 26 субсчет «Расходы на бензин в пределах норм» Кредит 10-3
– 699,84 руб. (21,87 л ? (800 руб. : 25 л)) – списан израсходованный бензин в пределах норм;
Дебет 26 субсчет «Расходы на бензин сверх норм» Кредит 10-3
– 36,16 руб. ((5 л + 25 л – 7 л) ? (800 руб. : 25 л) – 699,84 руб.) – списан израсходованный бензин сверх норм.
В налоговом учете на прочие расходы бухгалтер списал только 593,09 руб. (21,87 л ? (800 руб. – 800 руб. ? 18/118) : 25 л).
В результате образовалась постоянная разница в сумме 142,91 руб. (699,84 руб. + 36,16 руб. – 593,09 руб.). Постоянное налоговое обязательство с этой разницы бухгалтер отразил проводкой:
Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 28,58 руб. (142,91 руб. ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство по расходам на приобретение бензина, не учитываемым при налогообложении прибыли.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Справочники: Формы и порядок заполнения путевых листов
Форма путевого листа |
Порядок заполнения |
Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) |
Особенности заполнения разъяснены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257 |
Путевой лист грузового автомобиля |
До выдачи водителю путевой лист заполняет диспетчер (уполномоченный сотрудник). После выдачи – сотрудники организации – владельца автотранспорта и представители заказчика Путевой лист выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа Отрывные талоны заполняет заказчик. На основании отрывных талонов организация выставляет счета на оплату транспортных услуг (к счету должен быть приложен отрывной талон) При перевозке ТМЦ в путевой лист по форме № 4-п необходимо вписать номера товарно-транспортных накладных, а также приложить к путевому листу один экземпляр накладной. Хранить путевые листы нужно вместе с транспортными документами Форма № 4-п рассчитана на выполнение двух заказов в течение одного рабочего дня (смены) |
Путевой лист грузового автомобиля |
|
Путевой лист специального автомобиля (например, автокрана, бетономешалки, цементовоза и т. п.) |
Выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего листа. Отрывные талоны к путевому листу заполняет организация – владелец автомобиля. Они служат основанием для предъявления счета заказчику* |
Путевой лист легкового такси (форма № 4) |
Содержит показания таксометра. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены возвращает его в диспетчерскую |
Путевой лист автобуса (форма № 6) |
Применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах |
Путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 (спец)) |
Оформляется только для выполнения заказа одной организации. Раздел «Результаты работы автобуса» заполняется при обработке путевых листов лицами, отвечающими за эту работу Выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа |
Путевой лист строительной машины (форма ЭСМ-2) |
Применяется в специализированных организациях для учета работы строительной машины на автомобильном ходу при почасовой оплате, а также является основанием для получения исходных данных при начислении зарплаты обслуживающему персоналу |
30.09.2014 г.
С уважением, Наталья Колосова,
Ваш персональный эксперт.