Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В январе у вас новые сроки отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№24
18 февраля 2016 74 просмотра

Руководитель в банке для получения денег под отчет открыл карту кэш ультра.С расчетами по корпоративным картам все понятно, я сбросила на спец счет и по мере использования вешаю в подотчет. Тут ситуация такая что карта напрямую привязана к расчетному счету, на спец счета ничего не перечисляется и в принципе нет никаких счетов специальных, а физ.лицо прям "берет" деньги со счета организации. Можно вообще так работать? Я понимаю что это нарушение все правил отраждения взаиморасчетов с подотчтеными лицами. Проясните нам ситуацию. Имеем ли мы право таким образом выдавать деньги в подотчет?

Вы можете использовать кэш-карту для выдачи денег подотчет. Привязка к расчетному счету может быть безопасной, если установить лимиты, сверх которых сотрудник не сможет снять деньги. При снятии со счета денег проводка будет такая:

Дебет 71 Кредит 51 субсчет «Корпоративная карта № …» - выданы деньги под отчет с расчетного счета.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как выдать деньги под отчет

<…>

Использование корпоративной банковской карты

Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя. Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты, а учет выданных карт вести в специальном журнале.

При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо.

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– выданы сотруднику деньги под отчет.

<…>

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера», № 9, сентябрь 2015

Корпоративные карты: учет, расчеты и документы

План семинара:

  1. Какие бывают виды карт.
  2. Что прописать в регламенте по работе с картами.
  3. Как отразить операции по карте в учете.

Компании все чаще используют корпоративные карты вместо того, чтобы снимать наличные по чекам. Это удобно: не надо каждый раз ездить в банк за деньгами, и сотрудник может получить доступ к средствам в нужное время. Также снижается риск потери или кражи денег во время перевозки.

Поэтому, если вы еще используете чековые книжки, подумайте, может, стоит перейти на пластик? Сегодня я расскажу, с чего начать работу с картами и как организовать ее.

Какие бывают виды карт

Есть два типа корпоративных карт – дебетовые и кредитные. Расчеты по дебетовой карте ведутся только за счет собственных средств компании. На кредитной карте наличие собственных денег не обязательно. Банк даст средства в долг в пределах заранее оговоренного лимита.

Карту можно открыть к действующему расчетному счету или к специальному карточному, отделив нужную сумму от основных денег. А если вы боитесь, что сотрудник потратит лишние деньги, то лучше открыть отдельный счет. Но и привязка к расчетному счету может быть безопасной, если установить лимиты, сверх которых сотрудник не сможет снять деньги.

Большое распространение получили кэш-карты. Они являются разновидностью дебетовых карт. Функционал у них тот же: можно оплатить покупки, снять деньги с расчетного счета и пополнить его. Но кэш-карту банк откроет только к расчетному счету. Как правило, ее используют компании, которые торгуют в розницу, чтобы кассир в конце дня мог внести наличную выручку на банковский счет.

Когда вы определились с видом карт, можно заключать договор о выпуске и обслуживании. У каждого банка свои тарифы, условия и список документов.

Вам же на данном этапе надо выбрать сотрудников, которые получат карты и будут их использовать. К этому вопросу подойдите со всей серьезностью. Сотрудники не смогут передавать друг другу пластик для оплаты. Такой запрет банки прописывают в договоре. К тому же ответственность за сохранность карты и операции по ней несет тот, на кого она оформлена. А если у карты будет несколько пользователей, это опасно. Компания не сможет взыскать перерасход по карте, так как не найдет инициатора операции.

К слову, об ответственности перед компанией сотрудников – держателей карт. Работник несет ответственность за недостачу в пределах своего месячного заработка. Об этом написано в статье 241 ТК РФ. С некоторыми сотрудниками компания заключает договор о полной материальной ответственности. Перечень таких должностей можно найти в постановлении Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Если с работником заключен договор о полной материальной ответственности, то с него можно взыскать всю сумму ущерба (ст. 242 ТК РФ).

Что прописать в регламенте по работе с картами

Когда вы получите карты, не спешите раздавать их сотрудникам. Сначала объясните правила работы с пластиком. Для этого составьте регламент и ознакомьте с ним сотрудников под подпись (см. образец ниже. – Примеч. ред.). Документ поможет контролировать карты и учитывать операции по ним.

Скачать образец >>

Итоговый вариант регламента у каждой компании будет свой. Но важно описать следующие ключевые моменты:

– Ф.И.О. и должности сотрудников – держателей карт;

– какие операции можно совершать по карте (оплата или снятие наличных);

– на что можно тратить деньги (хозяйственная деятельность, командировочные и представительские расходы);

– лимит (общий или индивидуальный для каждого расхода);

– срок, в течение которого сотрудник должен отчитаться, и документы, подтверждающие расходы;

– порядок действий на случай, если сотрудник вдруг потеряет корпоративную карту;

– ответственность за соблюдение регламента и порядок взыскания ущерба с работника.

Чтобы фиксировать выдачу и возврат карт, заведите журнал учета (см. образец ниже. – Примеч. ред.), специальную ведомость или акт. В документе укажите: Ф.И.О. и должность работника, реквизиты карты, дату выдачи, подпись сотрудника за то, что он получил пластик, и отметку о возврате.

Скачать образец >>

В реквизитах карты не указывайте секретный код CVV/CVC – три цифры, которые находятся на обороте. Это небезопасно. Именно этот код держатель карты вводит, чтобы подтвердить свои права, оплачивая покупку через интернет.

Снятие денег или оплата корпоративной картой приравниваются к выдаче подотчетных. А значит, сотрудник должен подтвердить свои расходы авансовым отчетом.

При этом вовсе не обязательно, чтобы работник отчитался в течение трех дней после того, как истекло время, на которое выданы деньги. Этот срок действует при расчете наличными. Его установил Центробанк в пункте 6.3 Указаний № 3210-У о порядке ведения кассовых операций. Расчеты корпоративными картами – безналичные. На них указания ЦБ РФ не распространяются.

Этот же принцип можно применить и к другим правилам. Компания не может выдавать наличные подотчетные сотруднику, который не отчитался по прежним суммам. Это правило также из пункта 6.3 Указаний № 3210-У. Получается, что работнику, который в срок не отчитался по корпоративной карте, выдать деньги можно.

Подотчетные наличными компания выдает по заявлению сотрудника. А если работник будет платить за покупки картой, можно обойтись без заявления. Только не путайте это с ситуацией, когда подотчетные перечисляют на личную карту работника. Тут заявление необходимо. Минфин России указал на это в письме от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288.

Правда, инспекторы на местах думают иначе. При проверке они могут оштрафовать компанию, которая использует корпоративные карты, но не соблюдает порядок кассовых операций из Указаний Центробанка № 3210-У.

Штрафы можно оспорить в суде. Есть решения в пользу компаний: постановления Третьего арбитражного апелляционного суда от 30 января 2013 г. по делу № А33-15574/2012 и Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20 декабря 2012 г. по делу № А03-6142/2012.

Как отразить операции по карте в учете

Итак, вы получили карты. Надо ли отражать сам пластик на счетах учета? Есть две точки зрения.

Согласно первой, карты отражать на счетах не нужно.

Сторонники второй точки зрения считают, что карты надо отражать на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» по символической оценке. Например, 1 руб. Эта точка зрения вполне логична. Карта – это собственность банка. Об этом написано на ее оборотной стороне. Иногда банк даже прописывает в договоре условие о возврате карты с истекшим сроком действия. Правда, обычно клиенты карты не возвращают, ну, а банкиры не настаивают.

Расходы на выпуск и обслуживание корпоративных карт можно учесть при расчете налога на прибыль и единого налога при упрощенке (подп. 15 п. 1 ст. 265подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Расчеты по корпоративной карте показывайте на счете 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Корпоративные карты». Пластик привязан к расчетному, а не к отдельному карточному счету? Тогда используйте счет 51.

Допустим, сотрудник снял сумму с корпоративной карты. Покажите это проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта № …»
– выданы деньги под отчет с карточного счета.

А если карта привязана к расчетному счету, то записью по дебету счета 71 и кредиту счета 51 субсчет «Корпоративная карта № …».

Деньги, которые сотрудник снимает с банковской карты, не надо приходовать в кассу. Ведь они через нее не проходят. Сразу относите суммы в дебет счета 71.

Если у вас нет ежедневного доступа к данным о движении денег, возможно, о снятии денег вы быстрее узнаете от сотрудников, а не от банка. В этом случае поступайте следующим образом. Когда сотрудник принесет авансовый отчет с квитанцией, сделайте проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
– сняты деньги со счета и выданы под отчет;

ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 71
– отражены расходы на основании авансового отчета.

А когда получите банковские выписки, то спишите деньги со счета и учтите комиссию банка:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 (51)
– списаны деньги со счета;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 55 (51)
– учтена в расходах комиссия банка.

Если карта дебетовая, используйте проводки, которые мы рассмотрели выше. Когда используете кредитную карту, то записи ведите на счете 66. Посмотрим на примере.

Допустим, сотрудник оплатил корпоративной картой расходы на сумму 15 тыс. руб. В конце месяца компания свой долг перед банком погасила и перечислила проценты в сумме 750 руб. Проводки:

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 66
– 15 000 руб. – получены кредитные деньги;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55
– 15 000 руб. – сняты с карты средства на оплату хозяйственных расходов;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
– 15 000 руб. – отражены расходы на основании авансового отчета сотрудника;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 66
– 750 руб. – учтены в расходах проценты за пользование заемными средствами;

ДЕБЕТ 66 КРЕДИТ 51
– 15 750 руб. – оплачен долг и проценты по нему.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка