Вопрос: Кто должен подписывать справку по форме 2 НДФЛ? В нашей организации справку 2 НДФЛ подписывает исполнитель (бухгалтер по расчетам заработной платы), но она не имеет право подписи как руководитель, главный бухгалтер, и их заместители. Правомерно ли ей подписывать данный документ как исполнителю?
Ответ: Справки 2-НДФЛ должно подписывать должностное лицо организации – это может быть как руководитель, так и уполномоченный внутренним приказом организации сотрудник. То есть, подпись бухгалтера правомерна в том случае, если на нее есть соответствующий приказ.
Еще читайте: новая форма справка 2-НДФЛ в 2020 году: бланк, образец заполнения
Обоснование
Как составлять справку по форме 2-НДФЛ
Справка по форме 2-НДФЛ нужна для того, чтобы подтвердить доходы, которые человек получил за налоговый период (как правило, за год), а также сумму удержанного с этих доходов налога. По таким справкам налоговые инспекторы проверяют, правильно ли применили вычеты и та ли сумма налога в итоге ушла в бюджет.*
Форма справки о доходах физического лица (2-НДФЛ) и рекомендации по ее заполнению утверждены приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611.
Кто должен составлять и сдавать справки
Сдавать справки 2-НДФЛ должны налоговые агенты. То есть те организации, которые выплачивают доходы физлицам. Как правило, это работодатели. При этом составлять справку нужно по каждому человеку, который получает доход.*
Отчитываться по доходам в роли налогового агента не надо лишь в следующих ситуациях:
- организация приобрела у гражданина имущество или имущественные права, принадлежащее ему на праве собственности;
- выплаты получает предприниматель (в т. ч. участник договора инвестиционного товарищества).
В этих случаях НДФЛ платит непосредственно тот, кто получил доход. Это следует из положений пункта 2 статьи 226, пункта 2 статьи 214.5, статей 227 и 228 Налогового кодекса РФ. И этот же человек должен самостоятельно отчитаться в налоговую инспекцию, но уже по другим формам. Например, по форме 3-НДФЛ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 29 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-321.
Сдать справку 2-НДФЛ понадобится и в том случае, когда организация должна, но не может удержать налог с выплаченных доходов. Например, она вручила подарок стоимостью более 4000 руб. человеку, который не является сотрудником данной организации.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Кроме того, налоговые инспекторы могут запросить 2-НДФЛ у человека, который самостоятельно отчитывается по полученным доходам, например от продажи квартиры, и при этом заявляет право на налоговые вычеты (ст. 31 НК РФ). В этом случае налоговый агент (работодатель) обязан предоставить такому человеку справку по его запросу.
Раздел 5
В разделе 5 отразите общую сумму дохода и налога по итогам года. Этот раздел заполняйте отдельно по каждой ставке налога.
В пункте 5.1 укажите общую сумму дохода по итогам налогового периода. Для этого сложите все доходы, указанные в разделе 3. Налоговые вычеты в этот показатель не включайте.
Если справка предоставляется в связи с невозможностью удержать налог, то укажите общую сумму дохода, с которой не удержали налог.
В пункте 5.2 укажите налоговую базу, с которой исчислен налог. Для этого нужно вычесть из общей суммы доходов, отраженной в пункте 5.1, сумму всех налоговых вычетов, которые отражены в разделах 3 и 4 справки 2-НДФЛ.
В пункте 5.3 отразите сумму исчисленного налога. Для этого умножьте налоговую базу на ставку, указанную в разделе 3. Если заполняете справку с признаком «2» (если невозможно удержать налог), укажите сумму налога, которую вы исчислили, но не удержали.
В пункте 5.4 отразите сумму налога, которую вы удержали с доходов сотрудника. Если невозможно удержать налог, этот пункт не заполняйте.
В пункте 5.5 укажите сумму налога, которую вы перечислили за год. Если заполняете справку с признаком «2» (если невозможно удержать налог), данный пункт не заполняйте. Учитывайте особенности, связанные с уплатой налога с зарплаты сотрудника за последний месяц отчетного года. Если НДФЛ с декабрьской зарплаты был перечислен в бюджет в январе следующего года, сумма налога все равно должна быть включена в показатель строки 5.5 справки 2-НДФЛ за отчетный год. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74. Если зарплата за декабрь выплачена после 1 апреля (после того, как справка о доходах за предыдущий год была сдана в инспекцию), то сумму зарплаты и удержанного с нее НДФЛ отразите в справке 2-НДФЛ за следующий год (письмо ФНС России от 7 октября 2013 г. № БС-4-11/17931).
В пункте 5.6 укажите сумму налога, которую излишне удержали. Если заполняете справку с признаком «2» (если невозможно удержать налог), данный пункт не заполняйте.
В пункте 5.7 отразите сумму налога, которую вы не удержали в отчетном году.
Все показатели в справке (кроме суммы НДФЛ) отражайте в рублях и копейках. Сумму налога показывайте в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасывайте, суммы в 50 коп. и более округляйте в большую сторону).
Если в течение года один и тот же человек получал доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, в справку по форме 2-НДФЛ включите несколько разделов 5. Об этом сказано в рекомендациях, утвержденных приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611.
На заполненную справку ставится подпись руководителя и печать.
Приказ ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@
«Заполненная Справка подписывается в поле "Налоговый агент (подпись)". Подпись не должна закрываться печатью. Печать проставляется в отведенном месте ("М.П." в нижнем левом углу Справки). В поле "Налоговый агент (должность)" указывается должность лица, подписавшего Справку. В поле "Налоговый агент (Ф.И.О.)" указываются фамилия и инициалы указанного лица. Налоговый агент - физическое лицо подписывает Справку и указывает свою фамилию и инициалы имени и отчества.В случае если Справка не может быть размещена на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц. На следующей странице вверху Справки указываются: номер страницы Справки, "Справка о доходах физического лица за 20__год N от ". При этом поле "налоговый агент" заполняется на каждой странице Справки.»
Кто подписывает справку по форме 2-НДФЛ?
Ситуация: Кто должен подписывать справку по форме 2-НДФЛ и сопроводительный реестр сведений о доходах физических лиц – генеральный директор, главный бухгалтер или бухгалтер, который ответственен за ее составление?
Справки по форме 2-НДФЛ и сопроводительный реестр подписывает налоговый агент – уполномоченное должностное лицо компании. Кто именно – руководитель, заместитель руководителя или главный бухгалтер, должно быть определено в локальном нормативном акте организации (приказе).
Также в приказе следует указать, что уполномоченное лицо несет ответственность в соответствии с законодательством РФ:
– за представление сведений о доходах физических лиц в неполном объеме или в искаженном виде;
– непредставление или представление справок в налоговую инспекцию с нарушением срока;
– отказ от представления справок по форме 2-НДФЛ в налоговые органы.
Дело в том, что за вышеназванные нарушения статьей 15.6 КоАП РФ предусмотрен административный штраф в размере от 300 до 500 руб.
Кроме административной ответственности за непредставление справок по форме 2-НДФЛ в срок, организация – налоговый агент может быть привлечена к налоговой ответственности. Штраф за это правонарушение составит 200 руб. за каждый не представленный вовремя документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).