При покупке директором товара за свой счет, организация вправе возместить ему стоимость приобретенного имущества из кассы. Возмещать сотруднику перерасход подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, опасно. Во избежание лишних споров с контролирующими ведомствами по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу. Однако в любом случае ответственности за возмещение сотруднику перерасхода подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. В Вашей ситуации для расчетов с подотчетными лицами можно использовать корпоративную банковскую карту. Также организация может оформить чековую книжку и использовать ее для снятия денег с расчетного счета.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух».
1.Ситуация: может ли сотрудник приобрести основные средства (например, компьютеры) за свой счет, а после организация возместит ему деньги из кассы
Да, может.
При покупке сотрудником основного средства за свой счет, организация вправе возместить ему стоимость приобретенного имущества из кассы. Такая возможность появилась у организаций в связи с принятием указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У*. В пункте 2 этого документа сказано, что организация вправе расходовать деньги из кассы на покупку товаров. Данное правило в полной мере применяется и в отношении приобретения основных средств.
Внимание: если сотрудник покупает за наличные основное средство по доверенности, то его стоимость не должна превышать 100 000 руб. Именно такой лимит наличных расчетов действует в настоящее время (указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). За нарушение лимита расчетов организацию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
2.Рекомендация: Как выдать деньги под отчет
Способы выдачи
Подотчетные суммы можно выдать сотруднику двумя способами:*
наличными деньгами из кассы;
при помощи банковской карты.
Выдача подотчетных сумм наличными
При первом способе суммы для выдачи под отчет можно получить:*
с текущего банковского счета (письмо ЦБ РФ от 4 декабря 2007 г. № 190-Т);
за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле или при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк.
Это следует из положений пункта 2 указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У.
В бухучете в момент выдачи наличных денег под отчет сделайте запись:*
Дебет 71 Кредит 50
– выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
3.Рекомендация: Можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.
В бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма возмещения перерасходованных подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408.
В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 при комментировании расчетов по командировкам Банк России указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.
Некоторые арбитражные суды не отрицают возможность возместить перерасход на банковскую карту сотрудника*. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на «зарплатный» счет сотрудника подотчетные денежные средства. А сотрудник в свою очередь впоследствии правомерно вернул со своего банковского счета неиспользованные им подотчетные суммы. Эти операции были подтверждены приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты), авансовым отчетом сотрудника, приходным кассовым ордером (на основании которого остаток неиспользованного аванса был возвращен в организацию), товарными накладными, чеками ККТ, квитанциями.
Во избежание лишних споров с контролирующими ведомствами по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу. Однако в любом случае ответственности за возмещение сотруднику перерасхода подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) возмещение перерасхода подотчетных сумм на зарплатную карту не относится* (ст. 15.1 КоАП РФ).
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени