1.Принять к учету представленные сотрудником документы Вы сможете, при этом отразив только сумму товара, приобретенного для организации . Чтобы избежать претензий со стороны налоговых органов, попросите приложите к авансовому отчету записку с объяснением сотрудника о несовпадении суммы в кассовом чеке и авансовом отчете.
2.Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
- подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.
Такой перечень установлен частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Банковские реквизиты в нем не поименованы, ошибки нет.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Статья: Кассовые чеки, которые теперь требуют вашего внимания
В чеке товары для компании и для себя
Некоторые сотрудники, которых компания отправляет за товаром для производства, заодно покупают что-то для своих личных нужд. И им пробивают все товары в одном кассовом чеке. К примеру, силикон, сверло и шайбы нужны для компании, а шуруп работник купил себе. В таких случаях есть риск, что инспекторы снимут расходы на товары для личного пользования. Поэтому стоит заранее предупредить подотчетников, чтобы личные расходы они просили продавца пробить по другому чеку.
Если же в представленных чеках товары компании и сотрудников уже отражены вперемешку, то, чтобы избежать претензий, надо такую путаницу обосновать. А именно подтвердить документами, что личные покупки работник забрал себе и их стоимость компания ему не возмещала. Сделать это можно, к примеру, авансовым отчетом, в котором на лицевой и оборотной стороне записана лишь стоимость товаров для компании. Оборотами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», где проведена не вся сумма из чека, а только часть.*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Сложность возникает, если розничная компания предоставила сотруднику скидку, допустим, как постоянному клиенту. Тогда скидку надо распределить пропорционально на все товары и вычесть из чека стоимость личного товара тоже со скидкой.
Журнал «Учет. Налоги. Право» № 35, Сентябрь 2012
2. Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии
Первичные документы
Каждый факт хозяйственной жизни должен быть подтвержден первичным документом. Нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам). Об этом сказано в части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
- подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.
Такой перечень установлен частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*
Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Первичные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
3.Статья: В кассовом чеке подотчетника могут быть пробиты и его личные покупки
Делая закупки для компании, подотчетник приобрел несколько товаров для себя. При этом на все покупки кассир пробил один чек (с расшифровкой наименований). Скажите, можно ли приложить к авансовому отчету такую « первичку »? Ведь в отчете будет указана сумма меньше, чем в чеке.
Да, можно.
Раз в чеке перечислены покупки и их стоимость, проблем с признанием расходов быть не должно. В авансовом отчете сотрудник отразит лишь сумму потраченных подотчетных денег и вернет в кассу остатки.
Тем не менее претензии со стороны налоговиков все равно возможны. Поэтому, чтобы подстраховаться, попросите работника приложить к отчету объяснительную записку. В ней должно быть сказано, почему суммы в кассовом чеке и авансовом отчете не совпадают.*
Отвечает
С.Ю. САПРЫКИН,
эксперт журнала «Главбух»
Журнал «Главбух» № 13, Июль 2009
06.06.2014 г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.