Основной документ, который подтверждает трудовой стаж сотрудника, – это трудовая книжка. Записи в ней должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством. Наличие печатей обязательно. Кроме трудовой книжки подтвердить трудовой стаж можно: трудовыми договорами; справками, выданными сотрудникам на предыдущих местах работы; выписками из приказов (например, из приказа о приеме на работу и приказа об увольнении); лицевыми счетами сотрудника; ведомостями на выдачу зарплаты. При расчете больничного надо учитывать только стаж, подтвержденный документально.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как определить страховой стаж сотрудника для расчета больничного пособия
Размер больничного пособия зависит от страхового стажа сотрудника, то есть от того, сколько лет он проработал* (ст. 7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Страховой стаж определяйте на день наступления временной нетрудоспособности* (п. 7 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91).
Какие периоды включать
В страховой стаж включайте периоды:
- работы по трудовому договору;
- государственной гражданской или муниципальной службы;
- военной и иной службы, поименованной в Законе от 12 февраля 1993 г. № 4468-1;
- периоды иной деятельности, во время которой сотрудник подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.*
Понятие «периоды иной деятельности, во время которой сотрудник подлежал социальному страхованию» расшифровано в приказе Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91. Это, в частности, периоды:
- деятельности в качестве предпринимателя (частного нотариуса, частного детектива, частного охранника и т. п.) после 1 января 2003 года, если за эти периоды перечислены платежи на социальное страхование, и периоды до 1 января 2001 года;
- работы адвокатом после 1 января 2003 года, если за эти периоды перечислены платежи на социальное страхование, и периоды до 1 января 2001 года;
- работы в колхозе или в производственном кооперативе после 1 января 2001 года, если за эти периоды перечислены платежи на социальное страхование, а также периоды до 1 января 2001 года;
- исполнения полномочий депутата Государственной думы и Совета Федерации;
- замещения государственных должностей субъектов РФ, а также муниципальных должностей, замещаемых на постоянной основе;
- деятельности в качестве священнослужителя, если за эти периоды перечислены платежи на социальное страхование;
- оплачиваемой работы осужденного после 1 ноября 2001 года.
Полный список периодов, включаемых в стаж, см. в статье 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и пунктах 2 и 2.1Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Чем подтвердить страховой стаж
Основной документ, который подтверждает трудовой стаж сотрудника, – это трудовая книжка.
Если трудовая книжка утрачена или некоторые записи в ней отсутствуют, подтвердить трудовой стаж можно:
В коммерческих организациях
- трудовыми договорами;
- справками, выданными сотрудникам на предыдущих местах работы;
- выписками из приказов (например, из приказа о приеме на работу и приказа об увольнении);
- лицевыми счетами сотрудника;
- ведомостями на выдачу зарплаты.*
Такой порядок установлен пунктом 8 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91.
Для тех сотрудников, работа которых не требует оформления трудовой книжки, стаж работы необходимо подтвердить письменным трудовым договором (п. 9 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91). Подробнее о подтверждении страхового стажа сотрудников см. Документы, подтверждающие страховой стаж сотрудников.
Требования к документам о стаже
Документы, подтверждающие продолжительность страхового стажа, должны быть правильно оформлены. В них должны иметься следующие реквизиты:
- номер;
- дата выдачи;
- фамилия, имя и отчество сотрудника;
- дата рождения сотрудника;
- место и период работы сотрудника;
- профессия или должность сотрудника;
- основание выдачи – ссылки на приказы, лицевые счета сотрудника, другие документы. При этом, если документ выдан при увольнении, он может не содержать основания для выдачи.*
Такой порядок установлен пунктом 23 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91.
Записи в трудовой книжке, учитываемые при расчете страхового стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством* (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 14 раздела II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Если в представленном документе о периодах работы указаны только годы без обозначения точных дат, тогда за дату примите 1 июля года начала или окончания работы. Если не указано число месяца, за дату примите 15-е число месяца начала или окончания работы. Об этом сказано в пункте 27 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91.
Бывает, что имя, отчество или фамилия сотрудника в документе о страховом стаже не совпадают с его паспортом или свидетельством о рождении. Такое возможно, если сотрудница вышла замуж и изменила фамилию. Или, например, предыдущий работодатель неправильно перевел имя сотрудника-иностранца.
В такой ситуации пусть сотрудник представит свидетельство о браке или о смене имени, чтобы подтвердить, что документы о стаже принадлежат именно ему. Если же ошибка возникла в результате неверного перевода с иностранного языка, понадобятся справки министерств и ведомств иностранных государств. Или сотрудник может обратиться в суд, чтобы там установили, что документы действительно принадлежат ему. Такой порядок определен в пункте 26 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Справочники: Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации
Кадровые документы |
||
Трудовая книжка |
Обязательна: печать ставят на первой странице |
Пункт 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 |
Обязательна: печать ставят после записи об увольнении сотрудника* |
Пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 |
|