Арендовать автомобиль у физического лица можно как с экипажем, так и без него. От этого зависит порядок учета затрат. В статье разобрали особенности расчета НДФЛ и взносов, а также учета расходов на ремонт и страховку по аренде автомобиля у физического лица в 2024 году.
НДФЛ при аренде автомобиля у физического лица в 2024 году
Выплачиваемую сотруднику арендную плату признают его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК).
Компанию, которая арендует у своего сотрудника транспортное средство и выплачивает ему арендную плату, признают налоговым агентом по НДФЛ. Поэтому удержите НДФЛ с сумм арендной платы, выданной сотруднику (п. 1 ст. 223, ст. 226 НК, письмо Минфина от 25.12.2012 № 03-04-06/3-366, определение ВАС от 15.05.2013 № ВАС-5640/13).
В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нерезидентом, НДФЛ нужно начислить по ставке 13% или 30% (ст. 224 НК). НДФЛ удержите при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК).
Стоит учесть, что в 2024 году действуют новые правила расчета и перечисления НДФЛ с доходов сотрудников. Налоговые агенты должны удерживать налог за такие периоды:
- с 1 по 22 число текущего месяца;
- с 23 числа по последний день текущего месяца.
Новые правила по НДФЛ в 2024 году
НДФЛ, если компания оплачивает ремонт, техобслуживание и другие расходы по арендованному авто
Нужно ли компании удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме, если она оплачивает ремонт, техобслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, арендованного у сотрудника? Ответ на этот вопрос зависит от вида затрат и условий договора аренды.
Расходы на ремонт учитывайте в таком порядке
Если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически их произвела компания-арендатор, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 634, 644 ГК, п. 2 ст. 211 НК). Такие доходы сотрудника, то есть арендодателя, включите в базу по НДФЛ. Такая же точка зрения – в письме УМНС по г. Москве от 19.01.2000 № 08-12/3062. Во всех остальных случаях стоимость ремонта доходом арендодателя не является. Объясняют это тем, что у сотрудника-арендодателя не возникает при этом экономической выгоды, то есть дохода (ст. 41 НК). Поэтому нет налоговой базы по НДФЛ.
Расходы на техосмотр учитывайте в порядке, аналогичном учету расходов на ремонт. То есть если по договору эти расходы несет арендодатель, а фактически их произвела компания-арендатор, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 635, 645 ГК, п. 2 ст. 211 НК). Такие доходы сотрудника-арендодателя включите в базу по НДФЛ. В остальных случаях стоимость проведенного техосмотра доходом арендодателя-сотрудника не является.
Расходы на ГСМ и другие аналогичные затраты, размер которых зависит от фактического потребления, не нужно включать в налоговую базу по НДФЛ. Арендатор осуществляет их исключительно в собственных интересах (ст. 636, 646 ГК). Следовательно, сотрудник-арендодатель никакой экономической выгоды не получает и дохода в натуральной форме не возникает (п. 2 ст. 211 НК). НДФЛ платить в этом случае не нужно (письма Минфина от 09.07.2007 № 03-04-06-01/220, от 11.07.2008 № 03-04-06-01/194).
Если компания провела улучшения имущества, например, реконструкцию или модернизацию, с согласия сотрудника-арендодателя, затраты организации-арендатора, связанные с такими улучшениями, считают доходом арендодателя в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК). Датой получения дохода в этом случае является момент передачи реконструированного или модернизированного автомобиля сотруднику-арендодателю по окончании договора аренды (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК, письмо Минфина от 18.11.2005 № 03-05-01-04/363).
Страховые взносы при аренде автомобиля у физлица в 2024 году
По общему правилу пенсионные, социальные, медицинские взносы и взносы на травматизм с суммы арендной платы не начисляйте. Выплаты по таким договорам не признаются объектом обложения взносами, поскольку предметом договора является передача имущества в пользование, в данном случае автомобиля.
Если компания заключила с сотрудником договор аренды автомобиля с экипажем, такой договор можно расценивать как смешанный, то есть в нем присутствуют элементы двух видов договоров: аренды и оказания услуг (п. 3 ст. 421, ст. 606, 779 ГК ).
Любой договор, который заключили по правилам ГК, признается гражданско-правовым. Страховые взносы начисляйте на вознаграждения только по договорам на выполнение работ или оказание услуг. Начисляйте взносы и по контрактам на выполнение авторского заказа, передачу авторских прав, предоставление прав использования произведений. Такой порядок следует из пункта 1 статьи 420 НК.
Страховые взносы со стоимости ремонта, техобслуживания и других расходов по арендованному авто
Нужно ли компании начислить страховые взносы на оплату ремонта, техобслуживания и других расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, арендованного у сотрудника? Ответ однозначный – нет, не нужно.
Выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, в данном случае автомобиля, не признают объектом обложения страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК). К таким договорам, в частности, относится договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК).
Следовательно, пенсионные, социальные, медицинские взносы и взносы на травматизм не нужно начислять ни с суммы арендной платы, ни с затрат по эксплуатации автомобиля (письмо Минздравсоцразвития от 12.03.2010 № 550-19).
На какие доходы нужно начислять страховые взносы
Учет расходов в налоге на прибыль при аренде автомобиля у физического лица в 2024 году
При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника, можно учесть в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК). При этом компания также вправе учесть в составе расходов:
- затраты на ГСМ (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК);
- страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (подп. 1 п. 1 ст. 263 НК, ст. 646 ГК).
Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина от 13.02.2007 № 03-03-06/1/81, от 29.11.2006 № 03-03-04/1/806, УФНС по г. Москве от 19.05.2006 № 28-11/43420).
Учет расходов на УСН при аренде автомобиля у физического лица в 2024 году
Компании на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:
- суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК);
- затраты на ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК).
Затраты можно признать только после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК). Все расходы должны быть документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК, письма Минфина от 01.02.2006 № 03-11-04/2/24, УМНС по г. Москве от 16.03.2004 № 21-09/17094).
Налоговую базу компаний на упрощенке, которые платят налог с доходов, арендные платежи не уменьшают. Такие компании не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК).
Бухучет аренды автомобиля у физического лица
Ведите учет аренды в упрощенном порядке при соблюдении пункта 12 и хотя бы одного из условий пункта 11 ФСБУ 25/2018. В бухучете стоимость арендованного автомобиля отразите на забалансовом счете в оценке по договору. Ежемесячно отражайте в расходах арендные платежи.
Если договор с выкупом или субарендой сформируйте стоимость права пользования активом (ППА) и оцените обязательство. В дальнейшем ежемесячно начисляйте амортизацию ППА и проценты с обязательства.
Аренда в упрощенном порядке: проводки
При получении автомобиля в аренду сделайте проводку:
Дебет 001
— отражена стоимость полученного в пользование автомобиля.
Суммы арендной платы отнесите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендован автомобиль. Для расчетов по договору аренды с арендодателем-работником можно применять счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73 (76)
— отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.
Аренда автомобиля с выкупом: проводки
При получении автомобиля в аренду сформируйте фактическую стоимость ППА и оцените обязательство. Порядок оценки обязательства — в рекомендации. Затем начисляйте амортизацию ППА и проценты с обязательства.
В учете будут следующие проводки:
Дебет 08 субсчет «Права пользования» Кредит 76 субсчет «Обязательства по лизингу»
— получен автомобиль по договору аренды с выкупом (лизинга) и отражено обязательство по аренде;
Дебет 01 субсчет «Права пользования» Кредит 08 субсчет «Права пользования»
— отражен актив в форме права пользования по договору аренды с выкупом (лизинга);
Дебет 20 (26, 44) Кредит 02 субсчет «Амортизация права пользования предметом лизинга»
— начислена амортизация права пользования автомобилем, который используется в основной деятельности компании;
Дебет 91-2 Кредит 76 «Обязательство по лизингу»
— начислены проценты на обязательство по договору аренды с выкупом (лизинга).
Справочник бухгалтерских счетов и проводок
Транспортный налог при аренде авто
Транспортный налог должен заплатить тот, на кого зарегистрирован автомобиль (ст. 357 НК). Автомобиль, арендуемый у сотрудника, зарегистрирован на его имя. Поэтому компания не должна платить транспортный налог.
Как сотруднику платить транспортный налог
Налог на имущество с арендованного автомобиля
Арендованный автомобиль компания должна учесть за балансом (Инструкция к плану счетов). Такие основные средства налогом на имущество не облагаются. Даже если договор аренды предусматривает выкуп автомобиля, после перехода к компании права собственности на машину у нее не появится обязанность платить налог на имущество (п. 1 ст. 624 ГК, п. 1 ст. 374 НК).
Используя личный автомобиль сотрудника в интересах компании, возмещать владельцу расходы можно по-разному. Первый вариант – выплачивать компенсацию, второй – заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства. В рекомендации Системы Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия, смотрите, как оформить и учесть аренду автомобиля у сотрудника.
Особенности договоров аренды транспорта с экипажем и без: таблица
Положения договора аренды транспортного средства |
Аренда транспортного средства с экипажем |
Аренда транспортного средства без экипажа |
Предмет договора |
Арендодатель: Основание – статья 632 ГК |
Арендодатель предоставляет арендатору автомобиль или мотоцикл за плату во временное владение и пользование Услуги, связанные с управлением транспортным средством и его технической эксплуатацией, арендодатель не оказывает. Основание – статья 642 ГК |
Порядок государственной регистрации |
Не требуется (ст. 633 ГК) |
Не требуется (ст. 643 ГК) |
Порядок заключения договора |
В письменной форме независимо от срока (ст. 633 ГК) |
В письменной форме независимо от срока (ст. 643 ГК) |
Кто оплачивает содержание транспортного средства, текущий и капитальный ремонт |
Арендодатель (ст. 634 ГК) |
Арендатор (ст. 644 ГК) |
Кто оплачивает услуги экипажа |
Арендодатель* (ст. 635 ГК) Арендодатель для членов экипажа является работодателем. Он начисляет им зарплату и, соответственно, удерживает с нее НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК) Но если какие-либо выплаты в пользу водителей производит арендатор, то он становится налоговым агентом в отношении этих выплат (п. 1 ст. 226 НК) В частности, если арендатор оплачивает экипажу стоимость питания, то он должен удержать НДФЛ (письмо Минфина от 25.10.2011 № 03-04-06/6-285) |
Арендатор (ст. 645 ГК) |
Кто оплачивает расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например, топливо, расходные материалы, транспортные сборы и тому подобное |
Арендатор* (ст. 636 ГК) |
Арендатор (коммерческие и технические расходы (ст. 645 ГК), эксплуатационные расходы* (ст. 646 ГК)) |
Кто оплачивает расходы на страхование транспортного средства |
Арендодатель, в том числе страхование ответственности за ущерб* (ст. 637 ГК) |
Арендатор, в том числе страхование своей ответственности* (ст. 646 ГК) |
Право арендатора без согласия арендодателя сдавать транспортное средство в субаренду |
Имеет право* (п. 1 ст. 638 ГК) |
Имеет право* (п. 1 ст. 647 ГК) |
Право арендатора без согласия арендодателя заключать от своего имени договоры перевозки и иные договоры |
Имеет право* (п. 2 ст. 638 ГК) |
Имеет право* (п. 2 ст. 647 ГК) |
Кто несет ответственность за вред, причиненный транспортному средству |
Арендатор, если арендодатель докажет, что повреждение транспортного средства произошло по обстоятельствам, за которые арендатор отвечает в соответствии с законом или договором аренды (ст. 639 ГК) |
Арендатор, если повреждение транспортного средства произошло по его вине или по вине лиц, за действия которых он несет ответственность, например, его сотрудников (ст. 1064, 1068 ГК) |
Кто несет ответственность за вред, причиненный транспортным средством |
Арендодатель (ст. 640 ГК) |
Арендатор (ст. 648 ГК) |
* Если договором не предусмотрено иное.
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту