Материал предоставлен журналом «Трудовые споры» № 5, 2013
Использование личного транспорта работником нужно правильно оформить. Например, при помощи дополнительного соглашения к трудовому договору. Составить его можно по аналогии с образцом ниже. А на что обратить внимание, составляя документ. читайте под примером документа.
На что обратить внимание при составлении документа
(1) Необходимо точное указание на трудовой договор, к которому заключается дополнительное соглашение, поскольку использование личного транспорта именно этим работником должно быть обосновано и документально подтверждена.
(2) Автомобиль должен принадлежать работнику на праве собственности. Доверенность на управление транспортным средством не будет убедительным документом для налоговой службы для целей обоснования расходов работодателя.
(3) Для целей учета при налогообложении компенсации работнику за использование личного транспорта работодателю необходимо иметь подтверждение обоснованности использования этого транспорта и действительное его целевое использование. Таким документом могут служить должностная инструкция работника, путевые листы, выданные работнику.
(4) Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества работника, в данном случае автомобиля, можно в отдельном пункте дополнительного соглашения. Там же необходимо определить и условия выплаты компенсации. Например, указать, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце; за время, когда работник находился в отпуске, командировке или был нетрудоспособен, компенсация не выплачивается.
Компенсация включает в себя и расходы на горюче-смазочные материалы. Поэтому нельзя одновременно выплачивать работнику компенсацию за использование личного автомобиля для служебных поездок, а также возмещать ему расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), запчасти и другие аксессуары (письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.0 2007 № 20-12/016776)
(5) Размер компенсации, в соответствии со ст. 188 ТК РФ, устанавливается по соглашению сторон. Однако в расходах работодателя будет учитываться только часть такой компенсации, устанавливаемая на определенном уровне в соответствии с постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. В этом подзаконном акте установлены следующие размеры компенсации:
- 1200 руб. по легковым автомобилям с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;
- 1500 руб. по легковым автомобилям с объемом двигателя свыше 2000 куб. см;
- 600 руб. по мотоциклам.
Компенсации за использование личного грузового автомобиля в налоговом учете не нормируются. Они могут быть учтены в составе прочих расходов в полной сумме на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (письмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150).
В случае превышения указанных сумм компания не сможет учесть эти расходы при расчете налога на прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ).
(6) При заключении дополнительного соглашения, а также для получения компенсационных выплат работнику следует предоставить паспорт технического средства, свидетельство о его регистрации.
(7) На основании дополнительного соглашения, должностной инструкции (путевых листов или иного), а также документов, подтверждающих принадлежность работнику транспортного средства, работодателю необходимо будет издать приказ или распоряжение о производстве компенсационных выплат работнику.
(8) Согласно ст. 235 Трудового кодекса РФ при утрате или повреждении имущества по вине работодателя работнику должен быть возмещен понесенный им материальный ущерб.
Изменение условий дополнительного соглашения возможно посредством заключения нового соглашения.
В случае отказа работника от его подписания или несогласия с его условиями, изменить установленный порядок компенсации и привлечения транспорта можно будет в соответствии со ст. 74 Трудовым кодексом РФ, поскольку причиной для одностороннего изменения работодателем условий трудового договора с работником может служить и устранение обстоятельств, требующих использования личного транспортного средства.
- Статьи по теме:
- Досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет: образец заявления, приказа
- Справка о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет (образец)
- Оплата проезда к месту отдыха и обратно в 2024 году в районах Крайнего Севера
- Остатки отпусков: как рассчитать и посмотреть в 1С
- 3 группа инвалидности: льготы и выплаты в 2024 году