Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как без ошибок выдать декабрьскую зарплату до Нового года

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Какие документы лучше скопировать на сохранение

6 февраля 2015 193 просмотра

Представьте себе ситуацию: расходы списаны или пособия выплачены на основании имеющихся у бухгалтерии документов. Но на проверке выясняется, что эти документы потерялись или выцвели. Хорошо, если можно восстановить потерю. Но с некоторыми бумагами может не получиться. Это больничные и исполнительные листы, кассовые чеки, посадочные талоны, билеты. Самый надежный вариант — снять копии бухгалтерских документов и держать в архиве в течение всего срока хранения оригиналов (см. таблицу ниже). А есть документы, подлинники которых не обязательны для подтверждения расходов (см. вторую таблицу ниже).

Сколько хранить копии бухгалтерских документов
Документы и их копии Срок хранения Основание
Посадочные талоны, автобусные билеты и т. п. документы, кассовые чеки В налоговом учете: не менее 4 лет; а если компания убыточная, то в течение всего срока списания убытка Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 5 пункта 3 статьи 24, пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ 
В бухучете: не менее 5 лет после отчетного года Часть 6 статьи 27, части 1 и 2 статьи 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ
Больничные листы В течение 6 лет Пункт 6 части 2 статьи 28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ
Исполнительные листы До совершеннолетия ребенка. При увольнении сотрудника лист надо вернуть приставам, а копию хранить до указанного срока Пункт 2 статьи 120 Семейного кодекса РФ 
Какие еще копии бухгалтерских документов хранить на случай спора с проверяющими и контрагентами
Документ Для чего нужна копия Основание
Бумаги от посредника Если ваша компания обратилась к услугам посредника, то для расходов в виде выплаченных ему сумм вам потребуются копии документов (договора, первички и счетов-фактур, на основании которых посредник выполнял поручение). Условие о том, что посредник обязан представлять копии подтверждающих документов, безопаснее прописать в агентском договоре Пункт 2 статьи 1008 ГК РФ
Документы должника при переуступке долга Компания, уступающая долг новому кредитору, обязана передать ему все документы, подтверждающие обязательство (договор, первичка, счета-фактуры). Поэтому вам придется отдать оригиналы. Конечно, если в самом договоре прямо не прописано, что в данном случае оригиналы остаются в вашей компании. Себе же надо оставить заверенные руководителем копии документов. Так вы подтвердите свои расходы. Передавая документы, оформите акт приема-передачи. В нем укажите реквизиты всех бумаг, количество листов. Обозначьте также, копию вы отдаете или оригинал Пункт 2 статьи 385 ГК РФ
Письмо/соглашение о покупке программы в Интернете Приобретая программу для ЭВМ в Интернете, документальным подтверждением указанных расходов могут быть в том числе бумаги, подтверждающие оплату предусмотренного лицензионным соглашением вознаграждения. А также заверенная копия (распечатка) электронного письма, подтверждающего поставку программы Письмо Минфина России от 5 марта 2011 г. № 03-03-06/1/127
Почтовые квитанции, передаваемые в суд Документы, переданные для рассмотрения дела в суде, можно заменить заверенными копиями, если надо подтвердить расходы. По крайней мере так считают чиновники Письмо Минфина России от 20 января 2011 г. № 03-03-06/1/15

Копии бухгалтерских документов надо заверить подписью руководителя (с расшифровкой) и печатью компании. Но чтобы каждый раз не отвлекать на это директора, оформите соответствующую доверенность одному из бухгалтеров. Образец отметки мы привели ниже.

Листки нетрудоспособности

Пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни опасно учитывать в расходах, если нет больничного листа (п. 1 ст. 252 НК РФ). Налоговики обязательно снимут суммы учтенного пособия или доплаты к нему как неподтвержденные расходы (письмо Минфина России от 21 мая 2010 г. № 03-03-06/1/340).

ФСС тоже не возместит пособие без бюллетеня. Более того, если бюллетень потеряется не сразу, а уже после того, как вы получите деньги из соцстраха, то ревизоры потребуют их вернуть. Обычно это становится итогом выездной проверки, во время которой компания не может предоставить листки нетрудоспособности (письмо ФСС РФ от 17 июля 2013 г. № 15-03-11/12-7761).

Довольно часто такие неприятные последствия бывают, когда пособие было выплачено обоснованно на основании оригинала листка. Но впоследствии по каким-то причинам он потерялся, например при переезде, пожаре и т. п. А сроки выездных проверок еще не прошли. Именно на такие случаи мы рекомендуем делать копии бюллетеней сразу, как только сотрудники приносят эти документы в бухгалтерию или отдел кадров. Это поможет избежать споров с проверяющими.

Конечно, можно попытаться восстановить больничный, обратившись в поликлинику за дубликатом. Но не исключено, что его не выдадут. Дело в том, что недавно сотрудники ФСС РФ разъяснили: врачи не вправе оформлять дубликаты больничных после того, как пособие выплачено. Это можно делать, только если за дубликатом обратился сотрудник до того, как ему было выдано пособие (письмо № 15-03-11/12-7761).

Но даже если в поликлинике проигнорируют данный запрет сотрудников ФСС и выдадут дубликат по уже назначенному пособию, то проверяющие этот документ не примут. По их мнению, в такой ситуации у компании появился больничный позже, чем выплачено пособие. А это неправомерно.

Далее можно в суде защищать расходы с помощью справок и писем из поликлиник о том, что листки выдавались. Помогают переспорить ревизоров и копии корешков больничных, которые можно запросить в медучреждениях (постановление ФАС Уральского округа от 28 июня 2013 г. № Ф09-6578/13 по делу № А60-40210/2012).

Но гораздо проще доказать факт болезни и правильность расчетов пособий, если предъявить во время спора копию листка. В таком случае вам не придется запрашивать документы в лечебницах и подолгу их ждать. Кстати, копии пригодятся еще и на случай, если на оригинале исчезнут чернила. Такие случаи сейчас встречаются.

Кассовые чеки

Если в случае с больничными листами еще можно рассчитывать на оформление дубликата и на его основании пытаться защитить расходы, то с кассовыми чеками этого не получится. Если они потеряются или, что случается гораздо чаще, выцветут, то проверяющие такие расходы не примут. Налоговики могут заявить, что компания отразила несуществующие затраты, раз из чеков нельзя понять, сколько именно вы заплатили контрагенту, какого числа и за что. Установить самого контрагента тоже будет сложно.

На такой случай тоже рекомендуем вам делать копии чеков, как только эти документы появляются в бухгалтерии, то есть пока информацию можно рассмотреть. Это несложно, учитывая, что большинство бухгалтеров приклеивают или прикрепляют чеки к чистым листам бумаги формата А4, чтобы было удобнее их подшивать. Именно на этом чистом листе и сделайте копию, заверьте ее, а рядом прикрепите оригинал. С таким подходом давно согласны и представители Минфина России (письмо от 17 сентября 2008 г. № 03-03-07/22).

Посадочные талоны

Расходы на перелет командированного сотрудника подтверждает распечатка электронного билета вместе с посадочным талоном (письма Минфина России от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515, от 26 апреля 2012 г. № 03-03-04/1).

Допустим, талон сотрудник приложил к авансовому отчету, но позже кто-то из сотрудников бухгалтерии потерял документ. Тогда расходы на проезд удастся подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком (или его представителем) и заверенной его печатью.

В документе должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (Ф. И.О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.). Такие требования содержатся в письмах Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61, от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50.

То же самое надо сделать, если данные на посадочных талонах выцвели. Ведь их, как и в случае с чеками, оформляют при помощи термопечати. Со временем информация, нанесенная на документ таким способом, стирается.

Поэтому, чтобы вам не пришлось запрашивать дополнительные бумаги у авиаперевозчика, лучше сделать копии посадочных талонов аналогично чекам.

Исполнительный лист

Полученный от пристава исполнительный лист приравнивается к документам строгой отчетности, а хранить его надо до самого совершеннолетия ребенка. Но при увольнении работника, из доходов которого надо удерживать алименты, исполнительный лист надо вернуть приставу. В таком случае у компании не останется оригинала (ч. 4 ст. 98 Федерального закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ).

Поэтому на случай проверки или каких-либо претензий бывшего сотрудника или получателя алиментов необходимо оставить у себя копию документа. Ее также можно будет запросить у приставов, на это уйдет дополнительное время. Ведь вряд ли кто-то в бухгалтерии помнит, в какое именно отделение делать запрос.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка