Что считать разъездной работой
Действующее законодательство не определяет, что следует понимать под разъездным характером работы. Роструд в письме от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ по данному вопросу сообщил, что, как правило, разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации.
В отличие от командировок, носящих временный характер, такая работа имеет постоянный характер. Ранее Минздравсоцразвития России в письме от 18 сентября 2009 г. № 22-2-3644 также указало, что поскольку в действующем законодательстве понятие «разъездной характер работы» отсутствует, то решение вопроса об отнесении той или иной работы к разъездной принимается каждой организацией самостоятельно.
Каким образом оформить разъездную работу и назначить компенсации
В соответствии со статьей 57 Трудового кодекса РФ условие о разъездном характере работы должно быть закреплено в трудовом договоре с работником. А если такой характер работы был установлен уже после того, как специалиста приняли в штат, то заключается дополнительное соглашение.
Кроме того, разъездной характер работы нужно отразить и в должностной инструкции этого сотрудника.
Согласно статье 168.1 Трудового кодекса РФ, перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы. В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов. Положение о разъездном характере работы утверждается и вводится в действие приказом работодателя.
В течение деятельности организации перечень должностей, имеющих разъездной характер работы, может меняться. Чтобы не вносить поправки в Положение, лучше изначально установить такой перечень отдельным приказом руководителя.
В статье 164 Трудового кодекса РФ сказано, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей. К таким затратам, в частности, относятся расходы, связанные со служебными поездками персонала, чья постоянная работа носит разъездной характер.
Согласно статье 168.1 Трудового кодекса РФ, сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает в том числе связанные со служебными поездками расходы на проезд. Нормы и порядок возмещения таких расходов законодательно не регламентированы. Таким образом, организация вправе сама определить размеры и порядок возмещения расходов, возникающих при служебных поездках.
Как компенсации за разъездную работу влияют на налоги и взносы
Рассмотрим налоговые последствия в случае, если в штате организации числятся сотрудники с разъездным характером работы.
Налог на прибыль
Налоговый кодекс РФ не содержит специальной нормы по учету в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с возмещением работнику затрат при выполнении им работы разъездного характера. Эти затраты учитываются в составе прочих на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. На это указано в письме ФНС России от 6 августа 2010 г. № ШС-37-3/8488. Такое же мнение изложено Минфином России в письмах от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182, от 14 июня 2011 г. № 03-03-06/1/341, от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87.
И хотя ограничений по включению данных затрат в базу по налогу на прибыль нет, организации обязаны руководствоваться общими критериями пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. Причем в соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ при методе начисления такие расходы учитываются на дату утверждения авансового отчета.
НДФЛ
Компенсация за разъездную работу не облагается НДФЛ в размерах, предусмотренных коллективным (трудовым) договором, соглашениями, локальными нормативными актами (письма Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182, от 5 июля 2013 г. № 03-04-06/25956).
Иногда руководители организаций назначают сотрудникам, имеющим разъездной характер работы, надбавки к должностному окладу (тарифной ставке). Эта надбавка выплачивается взамен суточных. Нужно ли удерживать с нее налог на доходы физических лиц? Да, нужно, считают в Минфине России (письмо от 26 марта 2012 г. № 03-04-06/9-76). Поскольку ни Трудовой кодекс РФ, ни иные нормативные правовые акты не рассматривают надбавку к должностному окладу (тарифной ставке) в качестве компенсационной выплаты.
Страховые взносы
Согласно подпункту «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, страховыми взносами не облагаются все виды компенсационных выплат. Но только при условии возмещения работодателем работникам фактических затрат. Если же выплаты производятся в фиксированном размере без подтверждающих документов, то они компенсациями не признаются. И на них нужно начислять страховые взносы. К такому выводу пришел ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 1 ноября 2013 г. № А45-29823/2012.
Отметим также, что специалисты Минздравсоцразвития России придерживаются аналогичного мнения, о чем свидетельствует письмо от 26 мая 2010 г. № 1343-19.
Е. Орлова,
налоговый консультант ООО «МодернСтрой»
- Статьи по теме:
- Досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет: образец заявления, приказа
- Справка о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет (образец)
- Оплата проезда к месту отдыха и обратно в 2024 году в районах Крайнего Севера
- Остатки отпусков: как рассчитать и посмотреть в 1С
- 3 группа инвалидности: льготы и выплаты в 2024 году