Когда нужно предоставлять документы
Инспекция в ходе налоговой проверки вправе запросить у проверяемой компании необходимые для проверки документы на основании статьи 93 НК РФ. Кроме того, документы налоговики могут запросить и при проведении проверки партнера компании (ст. 93.1 НК РФ).
Так, документы могут понадобиться для подтверждения права на налоговую льготу (п. 6 ст. 88 НК РФ). Или, например, при проведении камеральной проверки по НДС, в которой налог заявлен к вычету (п. 8 ст. 88 НК РФ). Или для получения возмещения НДС при экспорте товаров (ст. 165 НК РФ).
Требования к документам, установленные в НК РФ
Документы можно принести в инспекцию, направить по почте заказным письмом или отправить в электронной форме по установленным форматам по ТКС (п. 2 ст. 93 НК РФ). В последнем случае следует руководствоваться Порядком, утвержденным приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168.
Срок для предоставления документов – 10 дней со дня получения требования об их предоставлении. А при проверке консолидированной группы налогоплательщиков он составит 20 дней (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Теперь поговорим о требованиях к бумажным документам.
Согласно пункту 2 статья 93 НК РФ, они подаются в виде копий, заверенных компанией. Требовать нотариального удостоверения копий документов налоговики могут только в случае, если это предусмотрено законодательством РФ. Однако в случае необходимости инспекция вправе ознакомиться с подлинниками документов. Вот, в общем-то, и все требования к копиям, содержащиеся в НК РФ. Далее поговорим о том, как это трактуют чиновники.
Требования ГОСТ
Для начала обратимся к пункту 1 статьи 11 НК РФ. В ней сказано, что институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.
Теперь рассмотрим положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 03.03.03 № 65-ст. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, при заверении соответствия копии документа подлиннику его нужно подписать. Далее ниже реквизита «Подпись» проставляют:
заверительную надпись «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения.
Копия документа заверяется печатью компании.
Теперь обратимся к Национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст. Отметим, что он пришел на смену с 1 марта 2014 года ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 № 28.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 содержит следующие определения.
Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Реквизит документа - элемент оформления документа (п. 36 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Однако ни Налоговый кодекс РФ, ни положения ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013 не дают ответа на вопрос, можно ли заверить подшивку документов. Поэтому приходится руководствоваться разъяснениями чиновников.
Какие требования к документам предъявляют чиновники
Чиновники считают, что, исходя из положений статьи 93 НК РФ, заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов. Такая позиция изложена в частности в письмах Минфина России от 11.05.12 № 03-02-07/1-122, от 24.10.11 № 03-02-07/1-374, от 30.11.10 № 03-02-07/1-549, ФНС России от 02.10.12 № АС-4-2/16459.
Причем даже при очень большом документообороте (копии документов представлялись в инспекцию в объеме не менее 2500 листов ежеквартально) финансисты настаивают на заверении каждого документа в отдельности.
Мнение судей
Справедливости ради нужно отметить, что суды не всегда согласны с чиновниками. Есть примеры судебных решений, когда арбитры вставали на сторону компаний.
По мнению судей, предоставление подшивки документов не является отказом от их представления и не может расцениваться как непредставление документов (сведений). Поэтому состава правонарушения, предусмотренного пунктом 1 статьи 126 НК РФ, не возникает (постановление ФАС Центрального округа от 01.11.13 № А54-8663/2012).
Еще одним примером может служить постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.11.12 № А75-10186/2011. Компания в установленный срок подала в инспекцию копии истребованных документов, оформленных в виде сшива. Он содержал удостоверительную надпись, подпись уполномоченного лица и печать компании. Судьи посчитали, что это не может быть расценено как непредставление (отказ от представления, несвоевременное представление) документов (сведений). А значит, нет и состава правонарушения.
Если документ составлен на нескольких страницах
В тоже время ФНС России еще два года назад пояснила, что многостраничный документ может быть заверен двумя способами. Во-первых, заверить можно каждый лист копии документа. А во-вторых, можно заверить прошитый документ в целом (письмо ФНС России от 13.09.12 № АС-4-2/15309). Эти способы заверения многостраничного документа поддержал и Минфин России в письме от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142. При этом чиновники достаточно подробно изложили требования к прошивке многостраничного документа.
Итак, прошить документ нужно таким образом, чтобы:
1) можно было свободного прочесть текста документа (всех дат, виз, резолюций);
2) исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
3) можно было свободно копировать каждый отдельный лист документа в пачке (в случае необходимости представления копии документа в суд).
Все листы в подшивке (пачке) нужно пронумеровать и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке). При этом отдельный лист, содержащий заверительную надпись, нумеровать не надо. На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты:
- «Подпись»;
- «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения.
На этом листе нужно написать: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ___ листов» (количество листов указывается словами).
Чиновники рекомендуют составить опись документов, а также сопроводительное письмо и подать их в инспекцию вместе с запрошенными документами. Это позволит исключить повторное затребование документов (п. 5 ст. 93 НК РФ).
Отметим, что первое требование к прошивке многостраничного документа в письме сформулировано так: «обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в прошивке». Из этого можно сделать вывод, что можно сшивать копии нескольких документов и заверить только подшивку. Однако это не так, поскольку само словосочетание «многостраничный документ» предусматривает, что один документ составлен на нескольких страницах. Например, договор, счет-фактура, товарная накладная и т.?д.
Марина Алферова,
аудитор
Темы: