Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как сэкономить на налогах

1 сентября 2009 86 просмотров

ВАРИАНТ 1

Работнику выплачивается компенсация за использование автомобиля

Рассмотрим вариант, когда компания выплачивает работнику компенсацию за пользование его личным автомобилем. Сразу замечу, что размер компенсации трудовым законодательством не ограничен. Он определяется по письменному соглашению сторон. На это указывает статья 188 Трудового кодекса РФ. Как правило, сумма выплаты прописывается в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. Таким образом, компания вправе установить любой размер выплаты.

Однако при расчете налога на прибыль нужно быть предельно внимательными. Дело в том, что компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях учитывается в расходах строго по нормам. Таково требование подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Норматив по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно составляет 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см – 1500 руб., по мотоциклам – 600 руб. Соответственно сумму компенсации, выплаченную сверх этих лимитов, при расчете налога на прибыль вы учесть не сможете.

Об этом напоминает и Минфин России в письме от 15 октября 2008 г. № 03-03-07/24.

Еще один нюанс. Компенсацию за использование личного автомобиля вы выплачиваете работнику пропорционально отработанным дням.

Если сотрудник отсутствовал на работе целый месяц, например болел или был в отпуске, то компенсация ему не положена. Это подтверждает и письмо УФНС России по г. Москве от 22 февраля 2007 г. № 20-12/016776.

– Мы считаем доходы и расходы методом начисления. В какой момент нужно признавать расходы на компенсацию: на дату начисления или на дату выплаты? – Расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов вы учитываете в целях налогообложения прибыли на дату выплаты. Это прямо прописано в подпункте 4 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Теперь что касается учета расходов на ГСМ. Для начала напомню положения статьи 188 Трудового кодекса РФ. В ней сказано, что работнику выплачивается компенсация за использование, износ личного транспорта в служебных целях, а также возмещаются расходы, связанные с использованием. То есть теоретически он может получать две компенсации за использование своего автомобиля в интересах компании. Одна выплата будет компенсировать износ автомобиля, другая – эксплуатационные расходы, в том числе стоимость бензина.

Но вот учесть при расчете налога на прибыль сумму дополнительной компенсации, которая возмещает работнику расходы на ГСМ, к сожалению, вряд ли получится.

Если работник получает компенсацию за использование личного автомобиля, то бензин он оплачивает за свой счет. Таков подход налоговых инспекторов и Минфина России. По их мнению, все эксплуатационные затраты, в том числе на ГСМ, техобслуживание, ремонт, уже учтены в нормативах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. ( Письма Минфина России от 16 мая 2005 г № 03-03-01-02/140, МНС России от 2 июня 2004 г № 04-2-06/419 @ )

Такое мнение основано на том, что больше норматива, установленного Правительством РФ для целей налогообложения, списать нельзя. А это значит, что никакие дополнительные выплаты сверх этих норм учесть при расчете налога на прибыль не удастся.

Замечу, что эту позицию поддерживают и арбитражные суды. В качестве примеров приведу определение ВАС РФ от 29 января 2009 г. № ВАС-495/09, постановление ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3.

Следующий момент, на который обращают внимание проверяющие. В должностной инструкции работника, который пользуется личным автомобилем в служебных целях, должен быть указан разъездной характер работы. В противном случае расходы в виде компенсации не примут. Поскольку если работа не связана с разъездами, то очевидно, что автомобиль для исполнения служебных обязанностей сотруднику не нужен. И следовательно, при списании расходов не будет выполнено требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

– Сотрудник использует для служебных поездок личный автомобиль и получает за это компенсацию. Нюанс в том, что на автомобиле он ездит по генеральной доверенности. Можем ли мы в этом случае учесть компенсацию при расчете налога на прибыль? – Да, можете на общих основаниях согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. При проверке из-за того, что работник управляет автомобилем по доверенности, никаких проблем не возникнет.

Отдельно хочу остановиться на вопросе, обязательно ли выписывать путевые листы для личного автомобиля сотрудника.

Налоговые органы на местах считают, что путевые листы необходимы. Поскольку путевой лист подтверждает факт использования автомобиля в деятельности организации. В нем проставляются отметки о служебных поездках. На это указано, в частности, в письме УФНС России по г. Москве от 21 января 2008 г. № 28-11/4115.

Аналогичную позицию занимает и финансовое ведомство. Пример – письмо Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6. В нем чиновники рекомендуют для личных автомобилей вести путевые листы.

Хотя, на мой взгляд, такая точка зрения не бесспорна. Ведь путевые листы предназначены не для учета служебных поездок, а для учета работы автотранспорта, принадлежащего организации на праве собственности или взятого в аренду.

В соответствии с законодательством у водителя должен быть путевой лист только в том случае, если он перевозит груз, багаж, пассажиров. В иных случаях наличие путевого листа не предусмотрено. На это указывает пункт 2 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Когда наличие путевого листа с точки зрения законодательства не обязательно, то требовать его неправомерно. Тем более что факт использования автомобиля можно подтвердить и без путевых листов.

Давайте рассуждать. Если в табеле работника проставлены рабочие дни, значит, он присутствовал на работе и выполнял свои служебные обязанности. Служебные обязанности работника в соответствии с его должностной инструкцией связаны с постоянными разъездами. Для служебных поездок он использует личный автомобиль, что подтверждает письменное соглашение с ним, например трудовой договор.

Следовательно, если работник работал, что видно из табеля, он не мог не пользоваться своим автомобилем в служебных целях.

Поэтому, как здесь поступить, решайте сами. Вы можете не оформлять путевые листы. Но учтите, что без путевых листов расходы на компенсацию налоговики скорее всего не признают.

Некоторые бухгалтеры выходят из положения так. Вместо путевых листов на личные автомобили заводят журнал учета служебных поездок.

Но если вы все-таки хотите исключить вероятность конфликта с налоговыми инспекторами по этому вопросу, лучше последовать их рекомендациям и вести путевые листы.

Идем дальше. ЕСН на сумму компенсации за использование личного автомобиля начислять не нужно. Согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ, этот налог не начисляется на компенсационные выплаты в пределах установленных норм. Если же организация выплачивает работнику компенсацию сверх норм, то и сверхнормативные выплаты освобождаются от ЕСН. Но уже на основании пункта 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ как суммы, не уменьшающие налоговую базу по прибыли.

Пенсионные взносы с компенсации вы также не начисляете. Основания те же. Поскольку расчетная база по взносам в ПФР совпадает с налоговой базой по ЕСН. ( Пункт 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г № 167-ФЗ)

Взносами на страхование от несчастных случаев не облагаются компенсации в пределах норм, установленных законодательством. Так гласит пункт 10 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765. Под законодательством здесь следует понимать Трудовой кодекс РФ. А согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, размер компенсации устанавливает сама компания по согласованию с работником. Поэтому с компенсации в этих пределах не нужно начислять взносы на страхование от несчастных случаев.

Теперь про НДФЛ. Здесь ситуация сложнее. Обратимся к пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что НДФЛ не облагаются все виды компенсационных выплат в пределах норм, установленных законодательством РФ.

 По мнению Минфина России, для расчета НДФЛ с компенсаций за использование личного автомобиля компания должна применять нормы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Такая точка зрения отражена, в частности, в письме Минфина России от 1 июня 2007 г. № 03-04-06-01/171. С ней согласны и налоговики. ( Письмо УФНС России по г Москве от 21 января 2008 г № 28-11/4115)

Однако с таким подходом можно поспорить. Ведь постановление Правительства РФ № 92 устанавливает нормы компенсаций, которые нужно учитывать при расчете налога на прибыль. На это указывает название самого постановления, а также первое предложение. В нем говорится, что нормы установлены в соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Очевидно, что к НДФЛ они никакого отношения не имеют. А специальных норм для исчисления НДФЛ с компенсаций налоговое законодательство не устанавливает.

Следовательно, суммы компенсаций должны освобождаться от НДФЛ в полном объеме. 

Подтверждает это и арбитражная практика. В пользу компаний высказался Президиум ВАС РФ в постановлении от 30 января 2007 г. № 10627/06. Судьи пришли к выводу, что компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях не облагаются НДФЛ в размере, определенном трудовым договором. При этом они отметили, что сумма компенсации должна рассчитываться исходя из марки и цены топлива за литр, расхода топлива на 100 километров, количества отработанных дней в месяце и пробега автомобиля.

Таким образом, учитывая позицию Президиума ВАС РФ, у компаний есть все шансы выиграть арбитраж. Если же вы не готовы спорить с налоговой инспекцией, тогда при расчете НДФЛ руководствуйтесь нормами постановления Правительства РФ № 92.

Подведем итоги. Такая форма возмещения, как выплата компенсаций за использование автомобиля сотрудника в служебных целях, имеет свои плюсы и минусы.

Плюсы -- это как сэкономить на налогах. С компенсаций не нужно платить ЕСН, взносы в ПФР и НДФЛ. Правда, освобождение от НДФЛ выплат, которые превышают нормативы постановления Правительства РФ № 92, компании придется отстаивать в суде. Но самый существенный недостаток в том, что при расчете налога на прибыль компенсация учитывается строго по нормам постановления Правительства РФ № 92. А нормы эти очень небольшие. Мало того, они установлены только для легковых автомобилей и мотоциклов. А как быть, если сотрудник использует в работе собственную «Газель» или микроавтобус? По мнению Минфина России, компенсации за использование личных транспортных средств, которые не относятся к легковым автомобилям или мотоциклам, учесть на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ как прочие расходы нельзя. Ведь нормативов для них нет. Такой вывод следует из письма Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293. Поэтому с расходами на компенсации за использование подобного транспорта могут быть проблемы при налоговой проверке. Хороший выход из этой ситуации – заключить с сотрудником договор аренды автомобиля.

Комментарий редакции

Как подтвердить расходы на компенсацию за использование автомобиля сотрудника

Для подтверждения расходов на выплату компенсаций потребуется письменное соглашение с работником о том, что он использует для служебных поездок личный автомобиль. Оно может быть оформлено, к примеру, в качестве дополнения к трудовому договору. Либо это может быть приказ руководителя, где зафиксированы размер выплат и фамилии сотрудников, которым положены компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях. На приказе обязательно должна стоять подпись работника, что он с ним ознакомлен. Такая подпись расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Помимо соглашения от сотрудника нужно получить копию техпаспорта. Если работник управляет автомобилем по доверенности, то он должен принести копию этой доверенности. Данные документы подтверждают, что автомобиль используется на законных основаниях и с согласия работодателя. Экономическую обоснованность расходов на выплату компенсации подтвердит должностная инструкция работника, где указан разъездной характер работы. Налоговики также могут потребовать предъявить путевые листы.

ВАРИАНТ 2

С работником заключен договор аренды автомобиля

Существует два вида договоров аренды автомобиля: с экипажем и без экипажа. По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное пользование и оказывает ему услуги по управлению им и технической эксплуатации. Так гласит статья 632 Гражданского кодекса РФ.

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет автомобиль арендатору без оказания услуг по управлению им. Об этом говорится в статье 642 Гражданского кодекса РФ.

Казалось бы, заключить договор аренды с экипажем удобнее с сотрудником, который ездит в служебные поездки за рулем собственного автомобиля. Но будьте осторожны! Здесь есть один нюанс. Дело в том, что, согласно пункту 2 статьи 635 Гражданского кодекса РФ, члены экипажа должны быть в трудовых отношениях с арендодателем. Работник не может состоять в трудовых отношениях сам с собой. Получается, что если у вашего сотрудника нет собственных работников, то формально договор аренды с экипажем с ним заключить вы не можете. Иначе договор аренды могут признать недействительным. ( Статья 168 Гражданского кодекса РФ)

Поэтому я вам рекомендую заключать договор аренды автомобиля без экипажа.

При оформлении договора аренды не забудьте, что объект аренды должен быть описан так, чтобы можно было его идентифицировать. В противном случае договор будет считаться незаключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ. Поэтому в договоре аренды надо прописать технические характеристики автомобиля, его марку, цвет, год выпуска, государственный регистрационный номер, номера кузова и двигателя.

И еще один важный момент. Передача автомобиля сотрудника организации-арендатору должна быть подтверждена соответствующим актом о приеме-передаче. В нем нужно указать техническое состояние автомобиля, его пробег и согласованную стоимость. На основании этого акта стоимость полученного в аренду автомобиля отражается за балансом.

Теперь о том, какие расходы на автомобиль можно признать при расчете налога на прибыль, заключив с сотрудником договор аренды без экипажа. В первую очередь это арендная плата. Она уменьшает налоговую базу по прибыли в составе прочих расходов на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Помимо арендной платы при расчете налога на прибыль вы можете учесть затраты на содержание автомобиля, включая ГСМ, услуги автомойки и автостоянки, а также расходы на страхование. Поскольку такие расходы в силу статьи 646 Гражданского кодекса РФ несет арендатор, если иное не предусмотрено договором аренды. Кроме того, у вас есть все основания списать в уменьшение прибыли затраты на текущий и капитальный ремонт автомобиля. Так как в течение срока аренды без экипажа, согласно статье 644 Гражданского кодекса РФ, расходы на ремонт возлагаются на арендатора.

Несколько слов о путевых листах. В случае аренды автомобиля путевые листы нужно оформлять обязательно. Если путевых листов не будет, то расходы на ГСМ при налоговой проверке снимут. Кроме того, вам могут отказать в расходах на арендную плату. Поскольку путевые листы подтверждают, что арендованный автомобиль используется в деятельности компании.

Унифицированные формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, обязательны только для автотранспортных предприятий. Поэтому бланк путевого листа вы можете разработать самостоятельно. Но он должен содержать все обязательные реквизиты. Они перечислены в приказе Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. Замечу, что этот приказ распространяется на любые организации, которые используют в своей деятельности автотранспорт.

К обязательным реквизитам относятся: наименование и номер путевого листа, сведения о сроке действия путевого листа, сведения о собственнике транспортного средства, сведения о транспортном средстве, сведения о водителе.

Сведения об автомобиле включают: тип и модель, государственный регистрационный знак, показания спидометра, а также дату и время выезда из гаража и заезда в него.

Хочу обратить внимание, что среди обязательных реквизитов нет маршрута автомобиля. Тем не менее я рекомендую маршрут указывать. Иначе вам будет трудно экономически обосновать расходы на ГСМ. Поэтому в свою форму путевого листа включаете и сведения о маршруте. Дополнять обязательные реквизиты приказ Минтранса России № 152 разрешает.

На выплаты сотруднику по договору аренды автомобиля без экипажа ЕСН начислять не надо. Поскольку вознаграждения, выплачиваемые организацией в рамках договоров, связанных с передачей в пользование имущества, ЕСН не облагаются. ( Пункт 1 статьи 236 Налогового кодекса РФ)

Хочу предупредить, что, если автомобилем управляет исключительно сам владелец, у вас могут быть проблемы при проверке. Налоговые инспекторы могут посчитать, что в арендную плату входит и вознаграждение сотрудника за оказание услуг по вождению. И соответственно доначислят ЕСН.

Поэтому лучше, чтобы автомобилем управлял не только его владелец, но и другие сотрудники. Либо заключите с сотрудником, который предоставил автомобиль в аренду, еще один договор – на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации. Но тогда управление автомобилем не должно входить в его должностные обязанности. В этом случае у инспектора не будет повода считать соответствующие выплаты экономически не обоснованными.

Пенсионные взносы, как и ЕСН, на выплаты по договору аренды без экипажа вы не начисляете. Поскольку в рамках договора аренды автомобиля сотрудник не оказывает никаких услуг. Это тоже вариант как сэкономить на налогах.

Что касается взносов на обязательное страхование от несчастных случаев, смотрим пункт 1 статьи 5 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. В нем сказано, что взносы перечисляются только по тем гражданско-правовым договорам, в которых предусмотрена такая обязанность для стороны, уплачивающей деньги.

Поэтому если в договоре аренды о такой обязанности ничего не сказано, то начислять их на сумму арендной платы не надо.

Арендная плата, которая выплачивается сотруднику, включается в его доход. С нее удерживается НДФЛ. Такова норма подпункта 4 пункта 1 статьи 208 Налогового кодекса РФ.

– Наша организация арендует у сотрудника автомобиль. Мы возмещаем ему затраты на ГСМ. Нужно ли удерживать с сумм возмещения НДФЛ? – Нет. Ведь сотрудник никакой экономической выгоды не получает. Доход у него не возникает. Поэтому платить НДФЛ с сумм возмещения стоимости ГСМ не нужно. Договор аренды автомобиля без экипажа позволяет компании учесть практически любые расходы на автомобиль, в том числе и на ГСМ, и на ремонт. Организация может уменьшить налоговую базу по прибыли на всю сумму арендных платежей. В отличие от выплаты компенсаций за использование автомобиля здесь не нужно применять нормы постановления Правительства РФ № 92. Поэтому с точки зрения налогов арендовать автомобиль выгоднее. Правда, с арендной платы придется удержать НДФЛ.

Вопросы после лекции

– Наша компания собирается арендовать у сотрудника автомобиль на год. Можно ли в договоре предусмотреть отдельным пунктом, что транспортный налог будет платить организация?

– Нет. Сотрудник сам должен платить транспортный налог. Согласно статье 357 Налогового кодекса РФ, платит налог то лицо, на которое зарегистрирован автомобиль. Обязанность по уплате налога не может перейти к арендатору. Оформление доверенности на имя организации не поможет. Если сотрудник не желает платить транспортный налог за свой счет, вы можете возместить ему затраты, увеличив сумму арендной платы.

– Мы заключили с работником договор аренды автомобиля без экипажа. Автомобиль водит сам владелец. Сотрудник весь июль был в отпуске. Получилось, что автомобиль в этом месяце для служебных поездок не использовался. Нужно ли платить сотруднику арендную плату за июль?

– Все зависит от условий договора аренды. Если в нем не сказано, что арендная плата выплачивается по факту использования автомобиля, то платить ее надо и за июль. Ведь действие договора на время отпуска сотрудника не приостанавливается. Но вот учесть в расходах при расчете налога на прибыль сумму арендной платы за июль будет проблематично. Поскольку вы не сможете подтвердить, что автомобиль использовался в деятельности компании. Большая вероятность, что налоговый инспектор признает такой расход экономически не обоснованным.

– Ольга Анатольевна, нужно ли переоформлять ОСАГО, если компания арендует автомобиль сотрудника?

– Посмотрите, что именно записано в страховом полисе. Если к управлению автомобилем допускается неограниченный круг людей, то переоформлять ОСАГО не надо. Если страховка оформлена на четко определенный круг людей и управлять машиной будет не только его владелец, но и другие сотрудники, то ОСАГО придется переоформить.

– Сотрудник принес чеки на бензин, где выделен НДС. Но сумма налога не указана. Счета-фактуры нет. Я учла всю стоимость бензина при расчете налога на прибыль. Теперь засомневалась, не будет ли проблем при проверке

– Вам нужно было определить сумму НДС расчетным путем и исключить ее из расходов в налоговом учете. Именно так и поступит налоговый инспектор. Расчетную сумму НДС вы можете списать только за счет чистой прибыли. Если бы НДС в чеке не упоминался, вы могли бы без проблем учесть всю стоимость бензина при расчете налога на прибыль.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

ФД 5 декабря 2016 16:00 Как провести PEST-анализ
Зарплата 5 декабря 2016 15:00 Пособия в 2017 году

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка