Выдавать деньги под отчет можно, но не всем подряд. Об этом в очередной раз напомнили судьи. На основании их разъяснений разберемся, кому нельзя давать деньги под отчет. Заодно узнаете, что делать, если директор берет деньги, но не отчитывается за них.
Справочник от Системы Главбух: как оформить и учесть выдачу подотчета>>
Кому нельзя выдать деньги под отчет
По закону выдавать деньги под отчет компания может только своим работникам или физлицам, с которыми у нее заключен гражданско-правовой договор (письмо Центробанка от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859). А что будет, если выдать деньги лицу, которое не состоит с компанией ни в трудовых, ни в гражданско-правовых отношениях?
Можно ли считать подотчетным аванс, переданный постороннему лицу
Если деньги выдали лицу, с которым у компании не заключен ни трудовой, ни гражданско-правовой договор, считать их подотчетным авансом нельзя. Если что-то пойдет не так и посторонний человек не исполнит устные договоренности с компанией, она не сможет вернуть деньги без добровольного согласия получателя. Не выйдет привлечь его к ответственности по законодательству о банкротстве, а также по трудовому, гражданскому или корпоративному законодательству (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 10.04.2023 № Ф10-1006/2023 по делу № А35-10737/2021).
Когда за выданные деньги ответит директор
Рассмотрим на примере одного суда. Директор снял с расчетного счета своей компании несколькими траншами 660 тыс. руб. В назначении платежей было указано «Выдача наличных денег на хозяйственные расходы» и «Прочие выдачи». Из снятых денег 400 тыс. руб. передал третьему лицу, с которым компания не заключала ни трудового, ни гражданско-правового договора.
В ходе камеральной проверки РСВ инспекторы не нашли документов, которые подтвердили бы расходование денег или их возврат. Они расценили выданные суммы как доход директора. Суд также пришел к выводу, что директор распорядился выданными средствами по своему усмотрению и они являются его доходом, облагаемым взносами и НДФЛ (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 10.04.2023 № Ф10-1006/2023 по делу № А35-10737/2021).
Что нужно, чтобы выданные деньги не признали доходом?
По выданному авансу работник должен представить авансовый отчет. Бухгалтер его проверяет, а директор утверждает. После этого остаток неизрасходованных сумм нужно вернуть в кассу. Если отчета нет, деньги признаются задолженностью работника перед компанией. Их можно удержать из его зарплаты.
Памятка от Системы Главбух: как учесть выданный подотчет в расходах при расчете налогов >>
Вправе ли подотчетник передать полученный аванс другому лицу
Директор компании, с которым заключен трудовой договор, является подотчетным лицом. Но передать подотчетные деньги, которые он получил под отчет, другому лицу, даже работнику, он не вправе. Законом это не предусмотрено. Отчитаться за полученные деньги обязано подотчетное лицо, которому они были выданы (п. 6.3 Указаний Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У).
Как передать подотчетные деньги другому лицу?
Чтобы передать подотчетную сумму другому лицу, оформите возврат в кассу компании неиспользованного аванса, сдайте эти деньги в банк (письмо ЦБ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561). Затем снова снимите с банковского счета. И только потом оформите выдачу денег другому подотчетному лицу.
Какой лимит выдачи денег под отчет
Когда с подотчетных денег придется удержать НДФЛ и заплатить взносы
По закону деньги, выданные работникам под отчет, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, если выполняются обязательные условия — подотчетник документально подтвердил, что деньги действительно потратил на нужды компании или вернул.
Какие документы нужны, чтобы подотчетные не облагались НДФЛ и взносами
Чтобы выданные деньги не пришлось признавать доходом работника, начислять НДФЛ и взносы, у компании должны быть сведения о постановке на учет материальных ценностей, приобретенных через подотчетное лицо, а также документы, подтверждающие возврат неизрасходованных денег.
Если ни отчета, ни возврата не было, и ФНС, и суд посчитают, что компания выдала деньги с целью исключить эти суммы из облагаемой базы по НДФЛ и взносам. Придется уплатить не только НДФЛ и взносы, но, возможно, и штраф за умышленную неуплату налогов и взносов в размере 40 процентов неуплаченных сумм (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 24.10.2022 № Ф03-4859/2022 по делу № А73-4898/2022).
Еще более полный список документов привел Арбитражный суд Уральского округа в постановлении от 11.01.2023 № Ф09-9642/22 по делу № А60-22592/2022. В этом списке:
- распоряжение директора о выдаче конкретной суммы конкретному работнику на определенные нужды;
- авансовый отчет с документами, подтверждающими затраты: транспортными документами, товарными чеками, накладными с приложением кассовых чеков или квитанциями к приходным ордерам, подтверждающими оплату товара (работы, услуги);
- документы, подтверждающие оприходование компанией приобретенных через подотчетное лицо ТМЦ, работ, услуг;
- документы, подтверждающие возврат сотрудником неиспользованных денег.
Что делать, если сотрудник не вернул подотчет
Когда подотчетные, полученные директором, облагаются НДФЛ и взносами
Директор не оформляет приказы и заявления на выдачу денег под отчет, но получает деньги. По выданным деньгам не сдает авансовый отчет. У компании нет доказательств целевого использования выданных денег. Эти суммы и ФНС, и суды признают доходом директора (определение Верховного суда от 11.02.2021 № 307-ЭС20-23792).
В постановлениях Президиума ВАС от 05.03.2013 № 14376/12 и 13510/12 указано, что при отсутствии доказательств расхода подотчетного аванса выданные деньги считаются доходом подотчетного лица (ст. 210 НК). На остаток подотчетного аванса придется начислить НДФЛ и взносы как на выплаты в рамках трудовых отношений (ст. 420 НК).
Сотрудник, получивший деньги под отчет, должен по ним вовремя отчитаться и подтвердить расходы документами. Не подтвержденные расходы работодатель не сможет учесть в налоговом учете. Памятка Системы Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия, подскажет сотруднику в какой срок нужно сдать отчет и какие документы предоставить для обоснования расходов.
- Статьи по теме:
- Документы, которые необходимы, чтобы оформить расчеты с подотчетниками
- Ситуации с подотчетными, в которых чаще всего путаются
- Как проверить документы от подотчетников
- Приказ на подотчетных лиц в 2024 году: 10 образцов под скачивание
- Как подстраховаться, если переводите подотчетные на зарплатные карты сотрудников
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту