Проблема с отпускными, которые выдали сотруднику авансом, на практике возникает часто. Ведь по правилам статьи 122 ТК РФ работник имеет право взять полный отпуск, отработав всего полгода. А отгуляв отпуск, он может уволиться. Тогда часть отпуска остается неотработанной.
Как получить переплаченные отпускные
Примечательно, что формулировка статьи 137 ТК РФ не обязывает работодателя непременно удерживать лишние отпускные, а только дает ему на это право. К тому же такое право сильно ограничено: с каждой выдачи зарплаты удержать можно не более 20 процентов (ст. 138 ТК РФ).
При этом в Трудовом кодексе нет оснований для того, чтобы взыскать через суд указанную задолженность с уволившегося работника. То есть вернуть ее таким способом работодатель не сможет.
Поэтому, в случае когда удержать переплату будет не из чего, компании остается лишь попросить сотрудника добровольно вернуть излишне полученные отпускные.
То, что работник согласен вернуть деньги, следует зафиксировать письменно. Для этого можно предложить ему написать соответствующее заявление или подписать с ним соглашение о возврате переплаты. Решение, согласно которому бухгалтер будет удерживать отпускные, оформите приказом. Его пусть подпишет руководитель компании.
Но если работник откажется добровольно вернуть деньги, такую задолженность придется списать как нереальную ко взысканию. То есть по истечении срока исковой давности учесть убыток во внереализационных расходах (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ,письмо Минфина России от 17 июня 2014 г. № 03-04-06/28915).
Почему нужна корректировка НДФЛ
Работодатель вправе удержать отпускные за неотработанные дни (ст. 137 ТК РФ). Правда, здесь есть некоторые исключения – см. таблицу:
В каких случаях при увольнении отпускные не удерживать (таблица)
Основания увольнения |
Ограничительная норма |
|
---|---|---|
Работник отказался от перевода на другую работу по состоянию здоровья |
Ст. 137 ТК РФ |
|
Ликвидируют организацию (п. 1 ст. 81 ТК РФ) |
|
|
Сокращают численность или штат работников (п. 2 ст. 81 ТК РФ) |
|
|
Меняется собственник имущества организации – |
|
|
Работника призвали на военную службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ) |
|
|
Восстановили на работе сотрудника, |
|
|
Признали работника полностью неспособным к трудовой деятельности |
|
|
Смерть работника (п. 6 ст. 83 ТК РФ) |
|
|
Чрезвычайные обстоятельства – война, катастрофа, |
||
Еще по теме:
Отпускные: когда с ними надо быть осторожнее
Новый расчет отпускных в 2017 году
Резерв на оплату отпусков: как его создать и использовать
Если бухгалтер удерживает отпускные, НДФЛ придется пересчитать. Поскольку возвращенная сумма перестает быть доходом работника. И, соответственно, после корректировки у компании образуется переплата по налогу, которую она может вернуть из бюджета. Налоговики разъяснили это в письме от 11 ноября 2015 г. № БС-4-11/19749.
Корректировка НДФЛ на примерах
В налоговом учете затраты на очередные отпуска включают в расходы на оплату труда. В том числе и на оплату строителям дополнительных отпусков за вредные и опасные условия труда (письмо Минфина России от 22 января 2008 г. № 03-03-06/1–25). При этом организация вправе создать резерв на оплату отпусков (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).
А вот в бухучете он обязателен для всех компаний, кроме малых предприятий (ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства «, утвержденное приказом Минфина России от 13 декабря 2010 г. № 167н, письмо Минфина России от 27 января 2012 г. № 07-02-18/01).
Средства резерва отражают на счете 96 «Резервы предстоящих расходов» (субсчет «Резерв на оплату отпусков»).
Когда работника рассчитывают в связи с увольнением, сделанные ранее проводки по зарплате корректируют методом сторно. А излишне удержанный налог засчитывают в счет уплаты налога с суммы окончательного расчета.
Пример 1
Порядок пересчета НДФЛ при удержании отпускных.
Монтажник И.П. Михайлов работает в ООО «СтройДом» с 1 июля 2015 года.
В январе 2016 года он взял очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней за период с 1 июля 2015 года по 30 июня 2016 года. Ему начислили отпускные в сумме 40 000 руб.
С 1 марта 2016 года работник решил уволиться.
За февраль ему начислили зарплату в сумме 45 000 руб.
Из нее удержали 13 300 руб. излишне выплаченных отпускных с письменного согласия работника и приказа руководителя компании.
Бухгалтер сделал следующие записи.
В январе 2016 года:
ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70
– 40 000 руб. – начислены отпускные;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
– 45 000 – начислена зарплата за февраль;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
– 5200 руб. (40 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
– 34 800 руб. (40 000 – 5200) – выданы отпускные.
В феврале 2016 года:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
– 5850 руб. (44 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты;
ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70
– 13 300 руб. – удержаны отпускные за неотработанный период (сторно);
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
– 1729 руб. (13 300 руб. × 13%) – сторнирован НДФЛ с удержанных отпускных;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
– 27 579 руб. (45 000 – 5850 – 13 300 1729) – выдан окончательный расчет.
Очередная выплата зарплаты без удержания составила бы 39 150 руб. (45 000 – 5850).
Удержанная сумма – 11 571 руб. (13 300 – 1729). Это больше чем 20 процентов от очередной выплаты (ее берут без налога):
11 571 руб. : 39 150 руб. × 100% = 30%.
Но работник согласился на то, чтобы удержать указанную сумму, поэтому компания вправе это сделать.
А как быть с налогом, когда удержать излишне выплаченные отпускные не из чего? Нужна ли корректировка НДФЛ?
Пример 2
Порядок пересчета НДФЛ при возврате отпускных.
Изменим некоторые условия предыдущего примера.
Отпуск – с 1 по 28 января 2016 года.
Работник написал заявление об увольнении во время отпуска. И после отпуска на работу уже не вышел. Начислений больше не было. Так что удерживать излишние отпускные не из чего. Но работник добровольно внес эту сумму в кассу компании.
Проводки будут такими.
28 декабря 2015 года:
ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70
– 40 000 руб. – начислены отпускные;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
– 5200 руб. (40 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
– 34 800 руб. (40 000 – 5200) – выданы отпускные.
28 января 2016 года:
ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70
– 13 300 руб. – сторнированы отпускные за неотработанный период;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68
– 1729 руб. (13 300 руб. × 13%) – сторнирован НДФЛ с удержанных отпускных;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 70
– 11 571 руб. (13 300 – 1729) – получен долг в виде суммы излишне выплаченных отпускных.
Читайте также:
Бухгалтерский учет отпускных в 2017 году
Как исправлять ошибки в сданных 6-НДФЛ
Во втором примере в результате перерасчета НДФЛ у компании как у налогового агента образовалась переплата налога в бюджет по работнику в сумме 1729 руб. (13 300 руб. × 13%).
То есть она вернула налог увольняющемуся сотруднику за счет собственных средств. Расчетов с данным работником больше не будет. Поэтому компания имеет право вернуть такую переплату из бюджета (п. 1 ст. 78 НК РФ).
Для этого она должна подать в ИФНС соответствующее заявление по форме, утвержденной приказом ФНС России от 3 марта 2015 г. № ММВ-7-8/90.
Правила возврата распространяются и на налоговых агентов (п. 14 ст. 78 НК РФ).
- Статьи по теме:
- Досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет: образец заявления, приказа
- Умный график отпусков на 2024 год: как составить, заполнить и утвердить
- Предоставление отпуска авансом
- Справка о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет (образец)
- Оплата проезда к месту отдыха и обратно в 2024 году в районах Крайнего Севера