Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Коммерческая организация может по собственному выбору составить приказ по унифицированной форме, либо использовать формы, разработанные самостоятельно.
Если говорить об унифицированных формах, то в случае направления в командировку нескольких сотрудников одновременно предусмотрена унифицированная форма Т-9а.
Ваша организация также может самостоятельно разработать форму приказа о направлении в командировку нескольких сотрудников, утвердив ее на предприятии.
Обоснование
Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку
Нужно отправить сотрудника в командировку? Оформите необходимые документы. Только так вы сможете учесть расходы и обосновать их. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.
Документы для командировки
Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).
Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно вприказе о направлении сотрудника в командировку.
Коммерческая организация может по собственному выбору:
- составить приказ по унифицированной форме;
- применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.
Главбух советует: для целей внутреннего контроля имеет смысл оформить служебное задание, командировочное удостоверение, а также вести журнал учета командированных сотрудников
Хотя составлять эти документы больше не требуется, их наличие поможет контролировать выполнение сотрудниками служебного задания, а также упростит расчет выплат по итогам командировки. Воспользоваться можно:
– унифицированными формами служебного задания и командировочного удостоверения, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, а также журнала учета командированных сотрудников из приказа Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н;
– самостоятельно разработанными бланками.
При этом можно руководствоваться ранее действовавшими правилами. Кроме того, такие документы будут не лишними и при возникновении споров с проверяющими.
Из статьи Журнала «Зарплата» № 11, Ноябрь 2014
В командировку на медосмотр
Направление работника в командировку работодатель оформляет приказом. Он может быть составлен по унифицированной форме № Т-9а, утвержденной постановлением № 1, или по форме, разработанной компанией.
Три сотрудника АО «Готланд», расположенной в с. Довольном Доволенского района Новосибирской области, трудятся за компьютерами более половины рабочего времени. По результатам спецоценки условия труда на их рабочих местах признаны допустимыми. Компания направляет сотрудников на периодический медосмотр в поликлинику в г. Новосибирск, так как в с. Довольном нет медицинской организации, имеющей лицензию на проведение периодических медосмотров, и нет необходимых специалистов — офтальмолога и невролога.
Нужно оформить приказ о направлении в командировку:
— Гутова Сергея Владимировича — финансового директора;
— Викингову Ольгу Степановну — главного бухгалтера;
— Визби Светлану Петровну — бухгалтера.
Решение
Компания направляет в командировку троих сотрудников. В этом случае удобно использовать унифицированную форму № Т-9а.
Целью командировки в приказе будет указано прохождение периодического медицинского осмотра, а основанием — служебное задание (см. образец ниже).
Образец Приказ о направлении работников в командировку