В случае перерасхода командировочных расходов (в том числе и суточные) учтите — по курсу на дату утверждения авансового отчета. Разницу между курсом покупки валюты и курсом ЦБ РФ можно учесть во внереализационных расходах (подп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Если сотрудник может документально подтвердить факт покупки валюты, то расходы учтите в сумме фактически понесенных затрат на командировку по курсу валюты, указанному в справке о покупке валюты. Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.
А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи. Поэтому, если, исходя из Вашего вопроса, аванс Вы выдавали несколькими частями, то сумму расходов в валюте можно сопоставлять с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на каждую дату выдачи аванса.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1.Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении выдачу сотруднику средств на покупку валюты для загранкомандировки в банке
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль сумму командировочных расходов учитывайте следующим образом. Если сотрудник может документально подтвердить факт покупки валюты, то расходы учтите в сумме фактически понесенных затрат на командировку по курсу валюты, указанному в справке о покупке валюты. Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.*
А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену? Тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи.* Объяснение такое. В случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления соответствующих сумм. Это предусмотрено пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ.
И в том и в другом случае расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749 и от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836.
Если же организация применяет кассовый метод и справки о движении средств по счету нет, для пересчета потраченных сумм валюты в рубли используйте официальный курс Банка России на дату выдачи денег. Расходы же признавайте на дату утверждения авансового отчета. Это следует из пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
2.Статья: Есть способы упростить учет командировочных в валюте
Выдать валюту под отчет
Избежать проблем с разницей в курсах можно, если компания выдаст подотчет в валюте. Деньги можно выдать из кассы наличными. При командировке это не запрещено (п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.03 № 173-ФЗ, письмо Банка России от 30.07.07 № 36–3/1381). Тогда все командировочные расходы (в том числе суточные, выраженные в валюте) компания учтет по курсу ЦБ РФ, который действовал на дату выдачи. А перерасход — по курсу на дату утверждения авансового отчета. Разницу между курсом покупки валюты и курсом ЦБ РФ можно учесть во внереализационных расходах (подп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ).*
ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 35, CЕНТЯБРЬ 2015