Нет, так поступить нельзя. Дело в том, что на расходы для целей налогообложения можно отнести только затраты на командировку сотрудников организации, т.е. лиц, состоящих в трудовых отношениях с фирмой. Учредитель таковым не является.
Обоснование
Из статьи журнала «Главбух» № 6, Март 2015
Как подтверждать командировочные расходы, чтобы избежать ошибок в налогах и взносах
На горячую линию о новых правилах оформления командировок, которая прошла на сайте glavbukh.ru, поступило 87 вопросов. Почти половина из них — 39 вопросов — про командировки на машине.
Еще по этой теме
Как объяснить директору, что нет смысла в командировочных удостоверениях.
И как подтвердить расходы, если командировка на машине.
Остальные ваши коллеги волнуются, не будет ли проблем с налоговыми расходами, НДФЛ и взносами, если отказаться от оформления служебного задания? Как теперь доказать, что работник не отдыхал в другом городе, а занимался делом? Были и другие вопросы: как подтвердить реальную продолжительность поездки и сколько начислить суточных, если реальные сроки не совпадают с запланированными? В специальном разделе мы ответили на самые острые вопросы, выяснив сначала мнение чиновников из Минфина, Минтруда и Роструда.
Как без служебного задания доказать деловую цель командировки
Такой же вопрос задали 25 человек
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
С 8 января из перечня документов по командировке исключили не только командировочное удостоверение, но также служебное задание и отчет о его выполнении. Теперь срок, в течение которого сотрудник находится в деловой поездке, подтверждают проездные документы. А если работник ездил на машине, то служебная записка (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Но из задания и отчета было видно, для чего работодатель направил сотрудника в служебную поездку и какую работу он проделал там по факту. Поэтому возникли вопросы: надо ли теперь подтверждать деловой характер поездки? Если да, то какими документами?
Безопаснее, чтобы у компании и сейчас было документальное подтверждение того, что сотрудник ездил в командировку по делам работодателя, а не своим. Ведь командировочные расходы можно учесть при расчете налога на прибыль, только если они экономически обоснованны, то есть направлены на получение прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ). А чтобы не начислять на них взносы, надо иметь доказательства того, что расходы на проезд, проживание и т. п. носят целевой характер (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Какие командировочные расходы можно включить в расходы и какие из них освобождены от налогов и взносов, можно посмотреть в таблице.
Как начислять налоги и взносы по командировочным
Налоги и взносы | Суточные | Расходы на проезд и жилье |
Страховые взносы | Освобождены от взносов в размере, установленном внутренними документами компании | Освобождены от взносов, если есть подтверждающие документы |
НДФЛ | Освобождены от НДФЛ суточные в пределах 700 руб. по России и 2500 руб. в случае зарубежной поездки | Освобождены от НДФЛ, если есть подтверждающие документы. Если документов нет, то необлагаемые лимиты — 700 руб. по России и 2500 руб. по зарубежным странам |
Налог на прибыль | Уменьшают налоговую базу в размере, установленном внутренними документами компании | Уменьшают налоговую базу в полном объеме |
Какими бумагами подтвердить деловой характер служебной поездки, каждая компания решает сама. Наиболее удобный и наименее трудоемкий способ — прописать задание, которое должен выполнить сотрудник, непосредственно в приказе о командировке. Приведите в приказе самую важную цель поездки.
Важный документ
Образец приказа о командировке, в котором указана цель поездки
Каждый шаг расписывать необязательно. Но и ограничиваться общими фразами в виде «по поручению руководителя» или «посещение организации…» тоже не стоит. Иначе это будет выглядеть как отписка.
Например, формулировка может быть такой: проведение переговоров с потенциальными покупателями, закупка товаров и т.?д. Прописать задание можно даже в унифицированной форме № Т-9. В ней для этого предусмотрена отдельная строка под названием «Цель». Если вы применяете самостоятельно разработанный бланк приказа, то удобнее всего предусмотреть и в нем такую строчку.
АЛЕКСАНДРА БАХВАЛОВА,
главный специалист отдела налогообложения прибыли организаций
Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Для списания суточных в налоговом учете нужны приказ и билеты. Командировочное удостоверение не подходит
О служебном задании
1. Можно ли списать расходы при отсутствии служебного задания?
Да, можно. Налоговый кодекс РФ не конкретизирует, какими документами обосновать расходы на служебную поездку. Значит, вполне подойдет и приказ руководителя с кратким описанием задания.
2. Требовать ли у сотрудника письменный отчет о работе, выполненной в поездке?
Это не обязательно. Но при желании можете закрепить такое правило во внутренних документах компании, например в положении о командировках. Ознакомьте с локальным актом работников.
3. Какой документ вписать в строку «Основание» в приказе о командировке по форме № Т-9?
Эту строку можно не заполнять. Работодателю не нужно какого-то документального основания для того, чтобы направить сотрудника в служебную поездку.
Как без командировочного удостоверения подсчитать суточные
Такой же вопрос задали 12 человек
Еще один популярный вопрос — как определить количество дней, за которые сотруднику положены суточные. Беспокойство понятно: если суточных выдать больше, чем положено, то проверяющие снимут эти расходы, доначислят налог на прибыль, взносы и НДФЛ. Если, наоборот, выплатить меньше, то работник недополучит суммы, гарантированные Трудовым кодексом РФ. А за это на проверке из Роструда возможен штраф в сумме до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
За сколько дней выплачивать суточные
Сотрудникам положены суточные за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни. А также за все дни нахождения в пути, в том числе дни отъезда и возвращения, даже если они приходятся на 23 ч 59 мин.
Дни вынужденной задержки в командировке тоже оплачиваются (п. 11 Положения № 749).
День отъезда в командировку — это дата отправления транспорта (поезда, самолета и др.) от места постоянной работы. Днем возвращения будет дата прибытия транспорта в населенный пункт, где работник трудится постоянно. Причем если транспорт отправляется или прибывает до 24 часов включительно, то это текущие сутки. После 0 часов — следующие сутки.
Точное время отправления и прибытия транспорта можно найти в проездных документах: билетах, посадочных талонах и т. д. Как мы уже сказали, именно эти документы с 8 января и подтверждают реальную продолжительность поездки (п. 7 Положения № 749). Но на практике время в билетах не всегда совпадает с реальными передвижениями работника. О таких ситуациях нам рассказали участники горячей линии.
Как действовать в подобных случаях, расскажем далее на конкретных примерах.
Точное время отправления и прибытия сотрудника определяйте по билетам и посадочным талонам
Билеты потерялись. Многие коллеги интересуются, какими документами подтверждать число дней поездки, когда работники теряют проездные билеты. Можно ли рассчитать сумму выплат на основании приказа о командировке?
Специалисты Роструда нам ответили на этот вопрос отрицательно. По мнению чиновников, если работник не донес в бухгалтерию билеты, то надо распечатать маршрут/квитанцию или взять справку у перевозчика.
Рейс задержали или отменили. Если из-за отмены или переноса рейса командировка продлилась на день-другой, то суточные надо выплатить в том числе за время вынужденной задержки. Об этом прямо сказано в пункте 11 Положения № 749.
Таким образом, командировка продлевается автоматически, без дополнительных распоряжений со стороны руководителя. Для подтверждения обоснованности суточных надо попросить у перевозчика справку об отмене (переносе) рейса. Для этого сам работник может обратиться в транспортную компанию или сделать официальный запрос от имени организации.
Может случиться, что из-за задержки рейса срок командировки не увеличился, но по пути из аэропорта к дому наступили следующие сутки. В этом случае поездка увеличивается на день, за который также положены суточные (п. 4 Положения № 749).
Сотрудник остался отдыхать. Работник может остаться в месте командирования на несколько дней или на время отпуска. В таком случае определить продолжительность поездки только на основании приказа о командировке не получится. Билеты тоже дадут неверную информацию. Но у компании будет приказ на отпуск. Этот документ наряду с билетами и приказом о командировке покажет, сколько времени сотрудник был в месте командирования по делам, а сколько — в связи с отпуском. Это нам подтвердили в Роструде.
Работника подвезли знакомые. Еще одна ситуация: билеты на поезд или самолет купили заранее, но сотруднику выгоднее вернуться из командировки со своими знакомыми на машине. В таком случае время начала служебной поездки подтвердит билет. А время возвращения — служебная записка. Ее работник должен составить по возвращении. Прикладывать к записке путевой лист, чеки на бензин и другую первичку не надо, если сотрудник не вел машину и не тратил деньги на бензин.
О сроке командировки
1. Можно ли подтвердить время командировки счетами из гостиницы?
Это рискованно. В Положении № 749 прописан конкретный перечень документов — это билеты или служебная записка. Если этих документов нет, то проверяющие могут снять расходы на суточные, доначислить НДФЛ и взносы.
2. Надо ли начислять суточные по однодневным командировкам?
Нет, не надо (п. 11 Положения № 749). Но можно выплатить работнику компенсацию взамен суточных. Конечно, если это предусмотрено локальными актами компании или отдельным приказом директора.
3. Как определить срок загранпоездки, если в паспорте нет отметок таможни?
По билетам. Об этом прямо сказано в пункте 19 Положения № 749. Никаких дополнительных документов для подтверждения времени пересечения границы не требуется.
Чем подтвердить затраты на проезд
Такой же вопрос задали 7 человек
Командированному работнику нужно возместить расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). А также сопутствующие затраты — стоимость такси, аренды машины в месте командировки, услуги V IP-залов в аэропортах и на вокзалах, упаковки багажа и другие расходы, которые одобрены руководителем.
Такие расходы подтверждаются билетами, посадочными талонами, квитанциями и т. д. Как и в случае с суточными, если билеты потерялись, то безопаснее запросить их копии у перевозчика. Или попросить другой документ, из которого будет ясно, что конкретный работник воспользовался услугами транспорта в конкретный день и в определенное время.
Если компания покупала электронный билет, то проблем быть не должно: для подтверждения расходов достаточно распечатать контрольный купон железнодорожного билета (выписку из автоматизированной системы) или маршрут/квитанцию в случае авиа-перелета.
О том, как оформить служебную поездку сотрудника и подтвердить расходы на проезд на машине, вы можете прочитать в статье «Командировка на машине — решения для запутанных ситуаций».
О расходах на проезд
1. Вправе ли компания включить в расходы стоимость авиабилета, если перелет был в выходной?
Да, вправе. Но такой порядок надо прописать в локальных актах компании (письмо Минфина России от 18 апреля 2014 г. № 03-03-06/2/17862).
2. На какую дату списать расходы на визу, если работника отправили в загранкомандировку?
На дату утверждения авансового отчета. Так считают и чиновники (письмо Минфина России от 3 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/1/26511).
3. Можно ли учесть в расходах стоимость обратного билета, если после командировки начался отпуск?
Это рискованно. Чиновники считают, что такие расходы необоснованны (письмо Минфина России от 20 ноября 2014 г. № 03-03-06/1/58868).
Как теперь учитывать расходы на жилье
Такой же вопрос задали 6 человек
Работнику нужно возместить расходы на проживание в командировке (ст. 168 ТК РФ). Списать расходы можно при наличии квитанций или счетов за жилье (письмо Минфина России от 21 апреля 2014 г. № 03-03-06/1/18202).
Чаще всего у коллег возникает такой вопрос: можно ли списать плату за аренду квартиры, в которой живет командированный работник? Ответ на этот вопрос зависит от того, как часто используется квартира. Если в ней живут работники на протяжении всего месяца, то расходы на аренду списать можно.
Но если квартира периодически пустует, то списывать в расходы всю стоимость рискованно. Безопаснее учесть сумму арендной платы пропорционально времени, в течение которого в квартире жил работник.
Переспорить инспекторов удается лишь в суде. Главный аргумент — компания сняла квартиру, так как расходы на гостиницу превысили бы арендную плату. Значит, все расходы на аренду обоснованны (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 3 октября 2014 г. по делу № А65-29223/2013).
Быстрые ответы
О расходах на жилье
1. Можно ли списать расходы на гостиницу, если в счете несуществующий ИНН?
Это рискованно. Но если компания готова спорить с проверяющими в суде, то шансы на победу есть (определение Верховного суда от 10 октября 2014 г. № 306-КГ14-1504).
2. Уменьшают ли налог на прибыль платежи за коммуналку в съемной квартире?
Да, уменьшают. При условии, что работник приложил к авансовому отчету квитанции об оплате таких услуг (письмо Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802).
3. На основании каких документов можно списать расходы на проживание сотрудника на квартире у физлица?
Для подтверждения расходов на проживание понадобится договор аренды квартиры, платежные документы, приказ о командировке, билеты.