Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О главных бухгалтерских проблемах 2017 года

Подписка
Срочно заберите все!
№23
17 ноября 2015 28 просмотров

У нас не одна фирма, но учредитель один. Отправляю двух человек в командировку – менеджера (компания А) и генерального директора (компания Б), компания Б не получает доход, но производит выплаты в ПФРФ и ФСС за генерального директора (начисляется зп). Меня очень интересует, могу ли я провести командировочные начисления с компании А по обоим сотрудникам (в компании А начисления по з/п проводятся только по менеджеру), и принять их как командировочные расходы.Какие необходимо составить документы помимо приказа, командировочного удостоверения, служебное задания, расчет суточных …Хочу увеличить расходы по основному предприятию, могу ли так сделать?

Нет, так поступить нельзя. Дело в том, что на расходы для целей налогообложения можно отнести только затраты на командировку сотрудников организации, т.е. лиц, состоящих в трудовых отношениях с фирмой. Учредитель таковым не является.

Обоснование

Из статьи журнала «Главбух» № 6, Март 2015

Как подтверждать командировочные расходы, чтобы избежать ошибок в налогах и взносах

На горячую линию о новых правилах оформления командировок, которая прошла на сайте glavbukh.ru, поступило 87 вопросов. Почти половина из них — 39 вопросов — про командировки на машине.

Еще по этой теме

Как объяснить директору, что нет смысла в командировочных удостоверениях.
И как подтвердить расходы, если командировка на машине.

Остальные ваши коллеги волнуются, не будет ли проблем с налоговыми расходами, НДФЛ и взносами, если отказаться от оформления служебного задания? Как теперь доказать, что работник не отдыхал в другом городе, а занимался делом? Были и другие вопросы: как подтвердить реальную продолжительность поездки и сколько начислить суточных, если реальные сроки не совпадают с запланированными? В специальном разделе мы ответили на самые острые вопросы, выяснив сначала мнение чиновников из Минфина, Минтруда и Роструда.

Как без служебного задания доказать деловую цель командировки

Такой же вопрос задали 25 человек

С 8 января из перечня документов по командировке исключили не только командировочное удостоверение, но также служебное задание и отчет о его выполнении. Теперь срок, в течение которого сотрудник находится в деловой поездке, подтверждают проездные документы. А если работник ездил на машине, то служебная записка (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Но из задания и отчета было видно, для чего работодатель направил сотрудника в служебную поездку и какую работу он проделал там по факту. Поэтому возникли вопросы: надо ли теперь подтверждать деловой характер поездки? Если да, то какими документами?

Безопаснее, чтобы у компании и сейчас было документальное подтверждение того, что сотрудник ездил в командировку по делам работодателя, а не своим. Ведь командировочные расходы можно учесть при расчете налога на прибыль, только если они экономически обоснованны, то есть направлены на получение прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ). А чтобы не начислять на них взносы, надо иметь доказательства того, что расходы на проезд, проживание и т. п. носят целевой характер (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Какие командировочные расходы можно включить в расходы и какие из них освобождены от налогов и взносов, можно посмотреть в таблице.

Как начислять налоги и взносы по командировочным

Налоги и взносы Суточные Расходы на проезд и жилье
Страховые взносы Освобождены от взносов в размере, установленном внутренними документами компании Освобождены от взносов, если есть подтверждающие документы
НДФЛ Освобождены от НДФЛ суточные в пределах 700 руб. по России и 2500 руб. в случае зарубежной поездки Освобождены от НДФЛ, если есть подтверждающие документы. Если документов нет, то необлагаемые лимиты — 700 руб. по России и 2500 руб. по зарубежным странам
Налог на прибыль Уменьшают налоговую базу в размере, установленном внутренними документами компании Уменьшают налоговую базу в полном объеме

Какими бумагами подтвердить деловой характер служебной поездки, каждая компания решает сама. Наиболее удобный и наименее трудоемкий способ — прописать задание, которое должен выполнить сотрудник, непосредственно в приказе о командировке. Приведите в приказе самую важную цель поездки.

Важный документ

Образец приказа о командировке, в котором указана цель поездки

Каждый шаг расписывать необязательно. Но и ограничиваться общими фразами в виде «по поручению руководителя» или «посещение организации…» тоже не стоит. Иначе это будет выглядеть как отписка.

Например, формулировка может быть такой: проведение переговоров с потенциальными покупателями, закупка товаров и т.?д. Прописать задание можно даже в унифицированной форме № Т-9. В ней для этого предусмотрена отдельная строка под названием «Цель». Если вы применяете самостоятельно разработанный бланк приказа, то удобнее всего предусмотреть и в нем такую строчку.

АЛЕКСАНДРА БАХВАЛОВА,

главный специалист отдела налогообложения прибыли организаций
Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Для списания суточных в налоговом учете нужны приказ и билеты. Командировочное удостоверение не подходит

О служебном задании

1. Можно ли списать расходы при отсутствии служебного задания?

Да, можно. Налоговый кодекс РФ не конкретизирует, какими документами обосновать расходы на служебную поездку. Значит, вполне подойдет и приказ руководителя с кратким описанием задания.

2. Требовать ли у сотрудника письменный отчет о работе, выполненной в поездке?

Это не обязательно. Но при желании можете закрепить такое правило во внутренних документах компании, например в положении о командировках. Ознакомьте с локальным актом работников.

3. Какой документ вписать в строку «Основание» в приказе о командировке по форме № Т-9?

Эту строку можно не заполнять. Работодателю не нужно какого-то документального основания для того, чтобы направить сотрудника в служебную поездку.

Как без командировочного удостоверения подсчитать суточные

Такой же вопрос задали 12 человек

Еще один популярный вопрос — как определить количество дней, за которые сотруднику положены суточные. Беспокойство понятно: если суточных выдать больше, чем положено, то проверяющие снимут эти расходы, доначислят налог на прибыль, взносы и НДФЛ. Если, наоборот, выплатить меньше, то работник недополучит суммы, гарантированные Трудовым кодексом РФ. А за это на проверке из Роструда возможен штраф в сумме до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

За сколько дней выплачивать суточные

Сотрудникам положены суточные за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни. А также за все дни нахождения в пути, в том числе дни отъезда и возвращения, даже если они приходятся на 23 ч 59 мин.

Дни вынужденной задержки в командировке тоже оплачиваются (п. 11 Положения № 749).

День отъезда в командировку — это дата отправления транспорта (поезда, самолета и др.) от места постоянной работы. Днем возвращения будет дата прибытия транспорта в населенный пункт, где работник трудится постоянно. Причем если транспорт отправляется или прибывает до 24 часов включительно, то это текущие сутки. После 0 часов — следующие сутки.

Точное время отправления и прибытия транспорта можно найти в проездных документах: билетах, посадочных талонах и т. д. Как мы уже сказали, именно эти документы с 8 января и подтверждают реальную продолжительность поездки (п. 7 Положения № 749). Но на практике время в билетах не всегда совпадает с реальными передвижениями работника. О таких ситуациях нам рассказали участники горячей линии.

Как действовать в подобных случаях, расскажем далее на конкретных примерах.

Точное время отправления и прибытия сотрудника определяйте по билетам и посадочным талонам

Билеты потерялись. Многие коллеги интересуются, какими документами подтверждать число дней поездки, когда работники теряют проездные билеты. Можно ли рассчитать сумму выплат на основании приказа о командировке?

Специалисты Роструда нам ответили на этот вопрос отрицательно. По мнению чиновников, если работник не донес в бухгалтерию билеты, то надо распечатать маршрут/квитанцию или взять справку у перевозчика.

Рейс задержали или отменили. Если из-за отмены или переноса рейса командировка продлилась на день-другой, то суточные надо выплатить в том числе за время вынужденной задержки. Об этом прямо сказано в пункте 11 Положения № 749.

Таким образом, командировка продлевается автоматически, без дополнительных распоряжений со стороны руководителя. Для подтверждения обоснованности суточных надо попросить у перевозчика справку об отмене (переносе) рейса. Для этого сам работник может обратиться в транспортную компанию или сделать официальный запрос от имени организации.

Может случиться, что из-за задержки рейса срок командировки не увеличился, но по пути из аэропорта к дому наступили следующие сутки. В этом случае поездка увеличивается на день, за который также положены суточные (п. 4 Положения № 749).

Сотрудник остался отдыхать. Работник может остаться в месте командирования на несколько дней или на время отпуска. В таком случае определить продолжительность поездки только на основании приказа о командировке не получится. Билеты тоже дадут неверную информацию. Но у компании будет приказ на отпуск. Этот документ наряду с билетами и приказом о командировке покажет, сколько времени сотрудник был в месте командирования по делам, а сколько — в связи с отпуском. Это нам подтвердили в Роструде.

Работника подвезли знакомые. Еще одна ситуация: билеты на поезд или самолет купили заранее, но сотруднику выгоднее вернуться из командировки со своими знакомыми на машине. В таком случае время начала служебной поездки подтвердит билет. А время возвращения — служебная записка. Ее работник должен составить по возвращении. Прикладывать к записке путевой лист, чеки на бензин и другую первичку не надо, если сотрудник не вел машину и не тратил деньги на бензин.

О сроке командировки

1. Можно ли подтвердить время командировки счетами из гостиницы?

Это рискованно. В Положении № 749 прописан конкретный перечень документов — это билеты или служебная записка. Если этих документов нет, то проверяющие могут снять расходы на суточные, доначислить НДФЛ и взносы.

2. Надо ли начислять суточные по однодневным командировкам?

Нет, не надо (п. 11 Положения № 749). Но можно выплатить работнику компенсацию взамен суточных. Конечно, если это предусмотрено локальными актами компании или отдельным приказом директора.

3. Как определить срок загранпоездки, если в паспорте нет отметок таможни?

По билетам. Об этом прямо сказано в пункте 19 Положения № 749. Никаких дополнительных документов для подтверждения времени пересечения границы не требуется.

Чем подтвердить затраты на проезд

Такой же вопрос задали 7 человек

Командированному работнику нужно возместить расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). А также сопутствующие затраты — стоимость такси, аренды машины в месте командировки, услуги V IP-залов в аэропортах и на вокзалах, упаковки багажа и другие расходы, которые одобрены руководителем.

Такие расходы подтверждаются билетами, посадочными талонами, квитанциями и т. д. Как и в случае с суточными, если билеты потерялись, то безопаснее запросить их копии у перевозчика. Или попросить другой документ, из которого будет ясно, что конкретный работник воспользовался услугами транспорта в конкретный день и в определенное время.

Если компания покупала электронный билет, то проблем быть не должно: для подтверждения расходов достаточно распечатать контрольный купон железнодорожного билета (выписку из автоматизированной системы) или маршрут/квитанцию в случае авиа-перелета.

О том, как оформить служебную поездку сотрудника и подтвердить расходы на проезд на машине, вы можете прочитать в статье «Командировка на машине — решения для запутанных ситуаций».

О расходах на проезд

1. Вправе ли компания включить в расходы стоимость авиабилета, если перелет был в выходной?

Да, вправе. Но такой порядок надо прописать в локальных актах компании (письмо Минфина России от 18 апреля 2014 г. № 03-03-06/2/17862).

2. На какую дату списать расходы на визу, если работника отправили в загранкомандировку?

На дату утверждения авансового отчета. Так считают и чиновники (письмо Минфина России от 3 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/1/26511).

3. Можно ли учесть в расходах стоимость обратного билета, если после командировки начался отпуск?

Это рискованно. Чиновники считают, что такие расходы необоснованны (письмо Минфина России от 20 ноября 2014 г. № 03-03-06/1/58868).

Как теперь учитывать расходы на жилье

Такой же вопрос задали 6 человек

Работнику нужно возместить расходы на проживание в командировке (ст. 168 ТК РФ). Списать расходы можно при наличии квитанций или счетов за жилье (письмо Минфина России от 21 апреля 2014 г. № 03-03-06/1/18202).

Чаще всего у коллег возникает такой вопрос: можно ли списать плату за аренду квартиры, в которой живет командированный работник? Ответ на этот вопрос зависит от того, как часто используется квартира. Если в ней живут работники на протяжении всего месяца, то расходы на аренду списать можно.

Но если квартира периодически пустует, то списывать в расходы всю стоимость рискованно. Безопаснее учесть сумму арендной платы пропорционально времени, в течение которого в квартире жил работник.

Переспорить инспекторов удается лишь в суде. Главный аргумент — компания сняла квартиру, так как расходы на гостиницу превысили бы арендную плату. Значит, все расходы на аренду обоснованны (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 3 октября 2014 г. по делу № А65-29223/2013).

Быстрые ответы

О расходах на жилье

1. Можно ли списать расходы на гостиницу, если в счете несуществующий ИНН?

Это рискованно. Но если компания готова спорить с проверяющими в суде, то шансы на победу есть (определение Верховного суда от 10 октября 2014 г. № 306-КГ14-1504).

2. Уменьшают ли налог на прибыль платежи за коммуналку в съемной квартире?

Да, уменьшают. При условии, что работник приложил к авансовому отчету квитанции об оплате таких услуг (письмо Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802).

3. На основании каких документов можно списать расходы на проживание сотрудника на квартире у физлица?

Для подтверждения расходов на проживание понадобится договор аренды квартиры, платежные документы, приказ о командировке, билеты.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка