Вопрос: У нас сотрудник опоздал на самолет и купил новый билет. Как провести эти билеты. Нужно ли облагать сотрудника НДФЛ? В объяснительной он пишет, что было мало времени между рейсами, он прибыл в Москву (Домодедово) в 18:50, отправка из Домодедово в Казань 19:40. Получается пока получал багаж, закончилась регистрация на рейс в Казань. Можно ли включить эти билеты в расходы?
Как возместить командировочные расходы, если сотрудник задержался в командировке
Ответ: В силу ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Стоимость первоначально приобретенного авиабилета, даже несмотря на то что его не использовали по назначению, нельзя рассматривать в качестве облагаемого НДФЛ дохода сотрудника. Поэтому обязанности по исчислению НДФЛ у организации не возникает.
Одним из условий признания расходов при расчете налога на прибыль является их экономическая обоснованность (п. 1 ст. 252 НК РФ). Расходы, которые не соответствуют этому критерию, при расчете налога на прибыль учесть нельзя. Таким образом, при расчете налога на прибыль учитываются только экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы. Опоздание Вашего сотрудника на рейс необходимо обосновать, чтобы исключить споры с проверяющими органами. Если опоздание произошло по уважительной причине, организация может принять решение о признании данных затрат.
К сожалению, официальных разъяснений и арбитражной практики по данному вопросу нет.
Еще читайте: Объясните сотрудникам, что делать, если задержали авиарейс
Обоснование
Расчет налога на прибыль и отчетность
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Можно списать второй билет, если сотрудник опоздал на рейс
— Наш сотрудник летел в командировку транзитным рейсом из Москвы в Барселону через Вену. Работник опоздал на пересадку, поэтому купил новый билет. А деньги за просроченный билет авиакомпания не вернула. Можно ли включить стоимость билета в расходы?
— По какой причине сотрудник опоздал на рейс?
— Рейс в Москве задержали. Соответственно в Вену работник прибыл позже, когда посадка на самолет в Барселону уже закончилась.
— В таком случае ваша компания вправе учесть в расходах на командировку стоимость и нового билета, и оплаченного ранее (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. — Примеч. ред.). Но для этого надо подтвердить факт задержки рейса. Например, справкой от авиаперевозчика.
Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет специальный налоговый режим
Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости неиспользованного авиабилета, если командированный сотрудник опоздал на рейс. Впоследствии он улетел по новому билету
Нет, не нужно.
Cтоимость первоначально приобретенного авиабилета, даже несмотря на то что его не использовали по назначению, нельзя рассматривать в качестве облагаемого НДФЛ дохода сотрудника. И вот почему.
По общему правилу НДФЛ облагаются доходы, полученные человеком как в денежной, так и в натуральной форме (ст. 210 НК РФ).
В свою очередь, к доходам в натуральной форме, в частности, относятся:
– стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав), полностью или частично оплаченных организацией за сотрудника в его интересах;
– стоимость товаров (работ, услуг), предоставленных сотруднику на безвозмездной основе или с частичной оплатой;
– стоимость товаров (работ, услуг), выданных в счет оплаты труда.
Об этом сказано в пункте 2 статьи 211 Налогового кодекса РФ.
При этом доходом признается экономическая выгода, полученная в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ).
Из совокупности приведенных норм следует, что доход в натуральной форме у сотрудника возникнет лишь в том случае, если оплата товаров (работ, услуг) произведена в его интересах, то есть человек получил экономическую выгоду.
Однако в рассматриваемой ситуации первоначальный билет приобретали не для личных целей сотрудника – он ездил в командировку в интересах организации. И тот факт, что человек не использовал билет по назначению, пусть и по своей вине, значения не имеет. Кроме того, данный авиабилет сотрудник не сможет использовать и впоследствии для своих личных целей. Значит, в рассматриваемой ситуации экономической выгоды у сотрудника не возникает.
А раз так, удерживать налог нет оснований.