В данном случае если по договору на организацию мероприятия Заказчик возмещает расходы на билеты, проезд и проживание своих представителей, то удерживать НДФЛ должна организация Заказчик, т.к. Ваша организация не является налоговым агентом. Если же расходы Заказчик не возмещает, то Вы должны начислить НДФЛ. Т.к. доходы представителей Заказчика получены в натуральной форме, то о выплаченных доходах, из которых Вы не могли удержать НДФЛ, следует сообщить в налоговую инспекцию. Помимо налоговой инспекции, о невозможности удержания НДФЛ нужно уведомить и самих представителей Заказчика, получившего доход, при этом Вы должны предоставить документы, которые подтверждают стоимость билетов, проживания и т.д.
Страховые взносы начисляются на выплаты по трудовому договору, по гражданско-правовым и авторским договорам, т.е. на стоимость доставки, билетов, проживания их начислять не нужно.
О боснование данной позиции приведено ниже в рекомендации, в документе, который Вы можете найти в закладке «Правовая база» Системы Главбух
1.ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ ОТ 03.04.2013 № 03-04-05/6-333
«Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц доходов в натуральной форме, получаемых сотрудниками организации, и в соответствии со статьей 34_2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.Статья 41 Кодекса определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса.
При проведении организацией корпоративных праздничных мероприятий сотрудники организации могут получать доходы в натуральной форме, как это установлено статьей 211 Кодекса, а организация, проводящая корпоративные мероприятия, должна выполнять функции налогового агента, предусмотренные статьей 226 Кодекса.
В этих целях организация должна принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды (дохода), получаемой сотрудниками*.
Вместе с тем, если при проведении корпоративного праздничного мероприятия отсутствует возможность персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную сотрудником, дохода, подлежащего обложению налогом на доходы физических лиц, не возникает.»
2.Рекомендация: На какие выплаты нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Облагаемые выплаты
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование начисляйте на вознаграждения, которые выплачиваются в денежной и натуральной форме:*
- в рамках трудовых отношений;
- руководителю организации, который является ее единственным участником или учредителем (независимо от наличия трудового договора с ним);
- по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг;
- по авторским договорам.
Любовь Котова, заместитель директора департамента развития социального страхования Минтруда России
16.04.2014г.
С уважением,
Бембеева Марина
эксперт «Системы Главбух»
Ответ утвержден:
Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».