Безопаснее в этом случае использовать текущую прибыль организации, исчислить НДФЛ и страховые взносы.
Вместе с тем, организация может использовать аргументы, которые позволят в суде воздержаться от подобного действия и учесть расходы на проезд в общеустановленном порядке, а НДФЛ и взносы не исчислять. Аргументы заключаются в следующем.
Налог на прибыль
Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П, определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).
В письме Минфина РФ от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11 (представлено в файле ответа) сказано, что «учитывая, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, в случае его утери справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, по мнению Департамента, может быть принята в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, для целей налогообложения прибыли организаций».
Таким образом, можно сделать вывод о том, что справка подтверждает производственные расходы организации.
Исходя из данного вывода можно установить, что зарплатаные налоги и взносы исчислять не нужно.
НДФЛ и Страховые взносы
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно.
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Таким образом, даже если работодатель сможет подтвердить косвенным путем расходы на проезд сотрудника (при наличии справки), то обязанность по исчислению НДФЛ и страховых взносов не возникает. Это косвенно следует из письма Минфина России от 6 марта 2012 г. N 03-04-06/3-57 (в отношении НДФЛ) и из постановления ФАС Уральского округа от 17 июня 2014 г. № Ф09-3145/14 (в части страховых взносов).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Обоснование
1. Из письма Минфина РФ от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по вопросу документального подтверждения расходов, связанных с приобретением авиабилета, и сообщает следующее.
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
Исходя из текста обращения посадочный талон был утерян.
На основании п. 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82 "Об утверждении Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей" при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.
Учитывая, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, в случае его утери справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, по мнению Департамента, может быть принята в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, для целей налогообложения прибыли организаций.
2. Из рекомендации Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения
Андрей Кизимов, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Ситуация: как учесть при расчете налогов и взносов компенсацию документально не подтвержденных расходов на проезд
Документально не подтвержденные расходы на проезд до места командировки и обратно при расчете налога на прибыль учесть нельзя (п. 1 ст. 252 НК РФ).
От НДФЛ освобождена компенсация только документально подтвержденных расходов:
- на проезд до места назначения и обратно;
- на оплату сборов за услуги аэропортов (комиссионных сборов);
- на проезд до аэропорта или вокзала в местах отправления, назначения и пересадок, а также на провоз багажа.
Если какие-либо из перечисленных расходов сотрудник не подтвердил документально, с компенсации нужно удержать НДФЛ.
Это следует из положений абзаца 10 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
Взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагаются только суммы компенсации расходов, которые подтверждены документами. На сумму компенсации документально не подтвержденных расходов на проезд страховые взносы нужно начислить. Такой порядок установлен частью 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пунктом 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
Главбух советует: не спешите начислять налоги и страховые взносы, если сотрудник потерял документы, подтверждающие расходы на проезд.
Эти расходы можно подтвердить косвенными документами.
В частности, если сотрудник добирался до места командировки на самолете, контролирующие ведомства требуют для подтверждения расходов предъявлять посадочный талон. Это тот документ, который выдают на стойке в аэропорту уже после прохождения процедуры регистрации на рейс. Но даже если командированный сотрудник этот талон потерял, то обосновать расходы на перелет можно другими документами. Это могут быть авансовые отчеты, счета и чеки на оплату гостиницы и гостиничных услуг. Если билет был куплен через Интернет, то расходы подтвердит маршрутная квитанция. Ее выдают непосредственно после покупки электронного билета, она является документом строгой отчетности (п. 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134).
К такому же выводу приходят и судьи в постановлении ФАС Уральского округа от 17 июня 2014 г. № Ф09-3145/14. Хотя в данном решении речь идет только о страховых взносах, эта же аргументация актуальна также в случае с НДФЛ и налогом на прибыль.