В командировочном удостоверении необходимо указать дату возвращения сотрудника из командировки согласно проездным документам, то есть воскресенье.
В данной ситуации задержка сотрудника в месте командировки не является продлением командировки, так как отсутствуют объективные причины. Поэтому суточные работнику за дни задержки в командировке не начисляются, и оплата проживания не компенсируется. Учитывая разъяснения Минфина РФ, при списании расходов на обратный билет не исключены споры с налоговыми органами (письмо Минфина России от 08.11.13 № 03-03-06/1/47813, письмо от 10.11.05 № 03-03-04/2/111).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух vip - версия
1. Рекомендация: Как возместить командировочные расходы, если сотрудник задержался в командировке
Возмещаемые расходы
Направляя сотрудника в командировку, организация обязана возместить ему:
- стоимость проезда;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
- иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома администрации.
Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ, а также в пункте 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Командировка автоматически продлевается, если сотрудник не может вернуться к месту постоянной работы по объективным причинам. Например, если он заболел или задержался в пути из-за плохих погодных условий, поломки транспорта и т. п.*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Сергей Разгулин,
действительный государственный
советник РФ 3-го класса
2. Статья: Вправе ли компания учесть расходы, если сотрудник задержался в командировке
Списывать расходы рискованно. Сотрудник может задержаться после служебной поездки, например, если идет в отпуск и проводит его в месте командировки или просто остается на выходные или праздники. В данной ситуации расходы на обратный билет учесть при расчете налога на прибыль нельзя, поскольку организация оплачивает возвращение сотрудника из места отдыха, а не из места командировки. А раз так, данные расходы не могут быть признаны экономически обоснованными (ст. 252 НК РФ). Аналогичные выводы следуют из письма Минфина России от 08.11.13 № 03-03-06/1/47813.
Стоит отметить, что ранее чиновники высказывали иную точку зрения. Они отмечали, что при оценке таких затрат следует исходить из того, что компания все равно оплатила бы расходы на проезд из командировки к месту работы. И не важно, сколько времени работник провел после командировки в городе, в котором он выполнял служебное задание (письма Минфина России от 26.08.13 № 03-03-06/1/34815 , от 03.09.12 № 03-03-06/1/456). Но, учитывая более поздние разъяснения, при списании расходов на обратный билет споры с налоговиками не исключены.*
Журнал «Учет. Налоги. Право» № 4, Январь 2014
3. Статья: Признание командировочных расходов
Работник уехал из места командировки в выходной день. Можно ли признать командировочные расходы в данном случае?
Отвечает
В.В. Егоров,
консультант по вопросам начисления зарплаты, социальных пособий и их налогообложения
Суточные работнику за дни задержки в командировке не начисляются, и оплата проживания не компенсируется. А вот расходы на билет признать можно, и это подтверждается арбитражной практикой (постановления ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. № Ф09-3838/07-С2, от 4 мая 2007 г. № Ф09-3119/07-С2 ).*
Хотя официальная позиция чиновников по этому вопросу неоднозначна.
Налоговики разрешают признать стоимость билета из места командировки к месту постоянной работы командировочными расходами, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы, указанная в командировочном удостоверении, совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, и если задержка выезда из места командировки произошла с разрешения руководителя. Каким образом нужно оформить разрешение руководителя и зачем, они не поясняют ( письмо Минфина России от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456 ).
Кроме того, чиновники указывают, что стоимость билета признается экономической выгодой и облагается НДФЛ в том случае, если срок пребывания в месте командировки значительно превышает срок, установленный приказом (например, в случае если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командировки). Насколько значительно должен быть превышен этот срок, они не поясняют ( письмо Минфина России от 10 августа 2012 г. № 03-04-06/6-234 ).
Таким образом, с налоговиками возможны споры по этому вопросу.*
Журнал «Учет в производстве» № 2, Февраль 2013
4. Статья: Что говорит Минфин России об учете расходов на проезд сотрудников в командировку
Стоимость проезда из места проведения командировки, где работник остался в отпуск, учитывать при налогообложении рискованно
Стоимость проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы организация отражает в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако если работник остался в месте проведения командировки на отдых (отпуск или выходные дни), то затраты на проезд к месту работы учитывать рискованно.
По мнению Минфина России, в этом случае компания оплачивает возвращение работника из места отпуска, а не из служебной командировки. Следовательно, стоимость такого проезда нельзя учесть при налогообложении прибыли (письмо от 08.11.13 № 03-03-06/1/47813). Такие же выводы ведомство делало еще в 2005 году (письмо от 10.11.05 № 03-03-04/2/111).
При этом финансовое ведомство уточняет, что организация вправе учесть при налогообложении прибыли расходы на проезд командированного работника, если выполняется одно из следующих условий (письма от 26.08.13 № 03-03-06/1/34815, от 03.09.12 № 03-03-06/1/456 и от 31.12.10 № 03-04-06/6-329):
— дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен проездной билет;
— задержка выезда из места командировки произошла с разрешения руководителя.*
Эти разъяснения ведомства относятся, скорее всего, к вынужденной задержке работника в месте проведения командировки по служебным делам. В частности, если затянулись переговоры с контрагентом или сотруднику необходимо посетить дополнительную деловую встречу. Либо если запланированное возвращение невозможно из-за неблагоприятных погодных условий.
Вместе с тем в письме от 31.12.10 № 03-04-06/6-329 Минфин России отметил следующее:
« Указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения».
Однако ведомство прямо не указало, относятся ли эти разъяснения к оплате проезда, если сотрудник остался на отдых в месте проведения командировки. Поэтому безопаснее все же руководствоваться более поздней позицией ведомства, в которой прямо указано, что спорный проезд компания при налогообложении прибыли не учитывает.
Изменение даты возврата из командировки грозит работнику удержанием НДФЛ
Если дата, указанная в билете, не совпадает с датой окончания командировки, то стоимость билета признается натуральным доходом работника, который облагается НДФЛ (ст. 211 НК РФ). При этом, по мнению Минфина России, экономическая выгода возникает только в том случае, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (письмо от 03.09.12 № 03-03-06/1/456). Например, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте проведения командировки.
Если же работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата обратной дороги, по мнению финансового ведомства, не приводит к возникновению у него экономической выгоды (письма от 10.08.12 № 03-04-06/6-234 и от 07.08.12 № 03-04-06/6-221).
Журнал «Российский налоговый курьер» № 1-2, Январь 2014