Да, можете. Однако в этой ситуации необходимо тщательное документальное оформление расходов.
В частности, даже если Вы не оформили протокол о намерениях с иностранным партнером, Вы можете самостоятельно оформить документы, необходимые для подтверждения представительских расходов. Это могут быть приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, план мероприятия и смета представительских расходов, отчет о проведении переговоров.
Так как в данной ситуации Вы не можете удержать НДФЛ, Вы должны направить в налоговую инспекцию сообщение о невозможности удержания данного налога. В этом случае Ваши обязанности, как налогового агента считаются исполненными.
В приведенных ниже материалах речь идет об учете расходов на проживания представителей другой организации в гостинице, однако все приведенные в них аргументы можно использовать в отношении оплаты ВИП-зала аэропорта.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух VIP-версия».
1. Статья: Проверка на ошибки: налоговый учет расходов на представительские цели
Многие организации готовы потратить немалые деньги на достойный прием своих партнеров. Ведь зачастую только при личной встрече удается прийти к деловому соглашению. Однако налоговики нередко отказывают в признании представительских расходов, усматривая в таких тратах лишь намерение компании сэкономить налоги
По общему правилу расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других компаний, участвующих в переговорах, организация вправе учесть при расчете налога на прибыль (подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ). Целью таких мероприятий может быть как поддержание или продление сотрудничества компании с ее партнерами, так и установление деловых отношений – переговоры с потенциальными контрагентами.
Особенностью налогового учета представительских расходов является необходимость их нормирования. Предельная сумма таких расходов, которую организация может признать в целях налогообложения, составляет 4% от общей величины ее расходов на оплату труда за соответствующий отчетный или налоговый период (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). К представительским относятся расходы (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ):
на проведение официального приема – завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия для представителей организаций и официальных лиц принимающей компании, участвующих в переговорах;
транспортное обслуживание этих лиц, то есть на доставку их к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
буфетное обслуживание во время переговоров;
оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Кроме того, в составе представительских могут быть учтены аналогичные расходы на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров, правления или иного руководящего органа организации (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Рискованно! Возможны налоговые потери!
Ситуация первая: организация признала представительские расходы, связанные с проведением встречи со своим клиентом – физическим лицом. Рискованно! Несмотря на то что это не является ошибкой, возможно, налоговики при проверке исключат данные расходы. Дело в том, что в пункте 2 статьи 264 НК РФ речь идет о расходах на прием и обслуживание только представителей других организаций. Ни партнеры, являющиеся индивидуальными предпринимателями, ни клиенты – физические лица в этом пункте не упоминаются. Формально получается, что затраты на проведение переговоров с указанными лицами нельзя учесть при расчете налога на прибыль.
Однако Минфин России неоднократно указывал, что к представительским также могут относиться расходы на проведение переговоров с физическими лицами – клиентами организации (например, письма от 27.05.09 № 03-03-06/1/351 и от 27.03.09 № 03-03-06/2/64). Ведь и с ними также необходимо налаживать и поддерживать деловые отношения, что не менее сложно, чем с юридическими лицами.
Отметим, что ранее финансовое ведомство придерживалось противоположной точки зрения. При этом указывалось, что Налоговый кодекс не предусматривает признание, например, банками, туристическими или риелторскими агентствами затрат на прием и обслуживание клиентов – физических лиц. Значит, такие расходы не учитываются в целях налогообложения (письмо Минфина России от 24.11.05 № 03-03-04/2/119). Причем в рассмотренной ситуации речь шла всего лишь о предоставлении клиентам питьевой воды, чая, кофе, конфет и печенья, что даже было предусмотрено внутренним регламентом работы с клиентами. Арбитражной практики по данному вопросу найти не удалось.
Ситуация третья: организация признала представительские расходы на проведение переговоров с потенциальным контрагентом, несмотря на то что договор с ним так и не был заключен. Это не ошибка. В Налоговом кодексе указано, что к представительским относятся расходы на официальный прием и обслуживание участников переговоров, целью которых может являться не только поддержание взаимного сотрудничества, но и установление контактов (подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом возможность учета таких расходов не ставится в зависимость от результатов деловой встречи.
Аналогичной точки зрения придерживаются и суды (постановления ФАС Центрального от 27.08.09 № А48-2871/08-18, Северо-Западного от 21.11.05 № А44-1354/2005-15 и Поволжского от 22–29.03.05 № А12-18384/04-С36 округов). Арбитры чаще всего отмечают, что подписанные по итогам переговоров договоры или соглашения не относятся к первичным документам и их наличие не является обязательным условием для подтверждения фактически произведенных представительских расходов. Значит, налоговики не вправе требовать подобные документы в качестве подтверждающих для данных затрат.
Ошибка! Возможны налоговые потери!
Ситуация четвертая: принимающая компания включила в представительские расходы стоимость билетов на концерт, в театр или музей для лиц, участвовавших в переговорах. Ошибка! Расходы на организацию развлечений и отдыха, в частности стоимость билетов в театры, музеи, кинотеатры, на концерты, экскурсии и другие развлекательные мероприятия, не относятся к представительским (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ).
Следовательно, такие затраты не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Минфин России также отмечает, что расходы на фуршет, выступление артистов, организацию прогулки на теплоходе в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части, не учитываются при расчете налога на прибыль (письмо от 01.12.11 № 03-03-06/1/796). К аналогичным выводам приходят и суды (решение Арбитражного суда Московской области от 07.02.08 № А41-К2-25810/06, в этой части оставлено в силе постановлением ФАС Московского округа от 06.10.08 № КА-А41/8599-08).
Рискованно! Возможны налоговые потери!
Ситуация пятая: в составе представительских организация признала расходы на оплату гостиницы для иногородних или иностранных деловых партнеров. Рискованно! По мнению Минфина России, затраты на проживание гостей, прибывших на официальную встречу, не учитываются при расчете налога на прибыль. Ведь этот вид представительских расходов не упоминается в пункте 2 статьи 264 НК РФ (письма от 01.12.11 № 03-03-06/1/796и от 16.04.07 № 03-03-06/1/235). Такой же точки зрения придерживаются и налоговые органы (письма ФНС России от 18.04.07 № 04-1-02/306@, УФНС России по г. Москве от 12.04.07 № 20-12/034115 и от 14.07.06 № 28-11/62271).
Однако суды разрешают признавать указанные расходы, причем нередко именно в составе представительских. Понятие официального приема и обслуживания деловых партнеров в Налоговом кодексе не конкретизировано. Указанные термины имеют широкое значение и могут, по мнению судей, включать в том числе и гостиничное обслуживание или обеспечение другим жильем лица, прибывшего из другого города или из-за границы (постановления ФАС Западно-Сибирского от 01.03.07 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27) и Северо-Западного от 17.05.04 № А56-21571/03 округов).
Другой вариант учета расходов на проживание иногородних или иностранных деловых партнеров, поддерживаемый арбитражными судами, – включение их в состав прочих расходов, связанных с производством или реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ (постановления ФАС Московского от 23.05.11 № КА-А40/4584-11и Уральского от 08.11.05 № Ф09-4994/05-С7 округов).
Таким образом, если организация готова защищать свои интересы в суде, она может признать при расчете налога на прибыль расходы на оплату проживания иногородних или иностранных бизнес-партнеров. Очевидно, что проще относить их к прочим обоснованным расходам, поскольку в этом случае компании не придется составлять целый ряд дополнительных подтверждающих документов (см. врезку слева).
Ситуация шестая: компания признала в налоговом учете представительские расходы, однако смету на проведение представительского мероприятия не составляла. Это не ошибка. Тем не менее отсутствие указанного документа может привести к разногласиям с налоговиками. Проблема в том, что четкий перечень документов, подтверждающих представительские расходы, Налоговым кодексом не установлен. Их примерный перечень можно найти лишь в письмах Минфина России, и смета представительских расходов упоминается в этом перечне (см. врезку).
Инспекторы на местах нередко настаивают на том, что рекомендованный Минфином России пакет подтверждающих документов является обязательным. Следовательно, отсутствие хотя бы одного из них влечет отказ в признании представительских расходов (письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.06 № 21-11/113019@). Причем налоговики обычно требуют, чтобы смета была составлена на каждое представительское мероприятие в отдельности.
Суды же приходят к выводу, что для подтверждения представительских расходов наличие сметы необязательно. Ведь эти расходы можно подтвердить и другими бумагами, прежде всего первичными документами на приобретение товаров и услуг для представительских целей (постановления ФАС Уральского от 23.08.11 № Ф09-4143/11 и Северо-Западного от 16.07.08 № А56-15358/2007, от 14.01.08 № А56-338/2007 и от 14.08.07 № А56-3739/2006 округов).
Какие документы необходимы для подтверждения представительских расходов
По мнению Минфина России, чтобы подтвердить представительские расходы, компании потребуются (письма от 01.11.10 № 03-03-06/1/675, от 22.03.10 № 03-03-06/4/26 и от 13.11.07 № 03-03-06/1/807):
приказ или распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия;
смета представительских расходов;
первичные документы, подтверждающие приобретение товаров и услуг сторонних исполнителей, использованных для представительских целей (договоры, счета, товарные накладные, заявки, наряд-заказы, акты о выполнении работ или оказании услуг, счета-фактуры, кассовые и товарные чеки, другие платежные документы);
отчет о фактически осуществленных расходах по проведенным представительским мероприятиям. В нем отражаются цели и результаты этих мероприятий, а также указывается общая сумма расходов на их проведение.
Обычно организации дополнительно приводят в этом отчете дату и место проведения представительских мероприятий, их программу, список участников с обеих сторон. Тем более что на необходимость отражения в отчете этих сведений указывают региональные налоговые органы (например, письма УФНС России по г. Москве от 12.04.07 № 20-12/034115, от 22.12.06 № 21-11/113019@ и от 06.10.06 № 20-12/89121.2).
Журнал «Российский налоговый курьер», № 5, февраль 2013
2. Статья: Оплатили проживание деловых партнеров
Что понадобится сделать: Уведомить ревизоров о доходах, выданных гражданам в натуральной форме. В бухучете стоимость гостиничных услуг можно отнести на коммерческие расходы, а в налоговом - на представительские.
Ваша компания перечислила с расчетного счета оплату за проживание представителей контрагентов или деловых партнеров в гостинице. Так распорядился директор. И вам пришлось направить поручение в банк. А как теперь учесть такие суммы при расчете налогов?
НДФЛ и страховые взносы. Люди, проживавшие в гостинице за счет вашей компании, работниками не являются. И значит, отчислять взносы в фонды, исходя из стоимости услуг отеля, нет оснований. Такой вывод подтверждает письмо ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.
А вот с НДФЛ все будет немного сложнее. Тут ваша организация является налоговым агентом, поскольку выплатила доходы в натуральной форме. Это следует из целой совокупности норм Налогового кодекса РФ (подп. 7 п. 1 ст. 228, п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 226).
Но понятно, что удержать НДФЛ со стоимости оказанных гостиничных услуг вы никак не можете. В этой ситуации достаточно уведомить ИФНС и каждого, кому ваша компания оплатила проживание, о сумме полученного дохода и неудержанного НДФЛ. Так предусмотрено пунктом 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Все сведения направьте по форме 2-НДФЛ. А дальше рассчитываться с бюджетом — уже на совести самого гражданина.
Обратите внимание: если вы проигнорируете обязанности налогового агента и не уведомите ревизоров о выплаченных доходах, то вашей компании грозит штраф в размере 20 процентов от суммы налога, причитающейся в бюджет. Так установлено статьей 123 Налогового кодекса РФ.
Бухгалтерский учет. Расходы на оплату проживания в гостинице работников других организаций можно показать как представительские. И тогда в бухгалтерском учете отнесите эти суммы на коммерческие расходы (балансовый счет 44).
Налог на прибыль. Затраты на прием представителей как участников переговоров могут уменьшать базу по налогу на прибыль (подп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Для этого советуем оформить следующие документы. Во-первых, приказ руководителя компании на представительские расходы. Во-вторых, смету затрат на определенный период (например, квартал или полугодие). В-третьих, отчет по проведенным мероприятиям. В этом документе обязательно напишите цель и результаты переговоров, сумму понесенных расходов. В том числе и на проживание. Естественно, не обойтись и без первички (акта от гостиницы, чеков ККТ, накладных, товарных чеков).
ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 15, АВГУСТ 2012
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени