Из существа Вашего вопроса можно сделать вывод, что сотрудникам установлен разъездной характер работ, что зафиксировано в трудовом договоре и локальном документе организации. Таким образом, таких сотрудников нельзя направлять в командировку, но при этом организация должна возмещать расходы, связанные со служебными поездками. В частности, это расходы, связанные с проживанием (суточные) ст. 168.1 ТК РФ. Размер и порядок возмещения расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами либо трудовым договором. То есть для целей начисления НДФЛ и страховыми взносами суточные в данном случае не нужно нормировать (700 и 2500 руб.).
Таким образом, суммы возмещения сотруднику расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) при разъездном характере работы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме, установленном организацией.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух», в статье журнала «Практическое налоговое планирование», которую Вы можете найти в закладке «Журнал».
1.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы
Состав расходов
К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:*
· расходы по проезду;
· расходы по найму жилого помещения;
· дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
· иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Установление разъездного характера работ
Размеры и порядок возмещения этих расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации*, Правилами трудового распорядка.
Об этом сказано в статье 168.1 Трудового кодекса РФ.
Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником* (ч. 2 ст. 168.1, абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Подробнее см. Как оформить прием сотрудника на работу.
Документальное подтверждение расходов
Подтвердить расходы можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (письма Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/346 и от 4 июня 2008 г. № 03-03-06/1/344). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.*
НДФЛ и страховые взносы
Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются*. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.
Поэтому независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, сумма документально подтвержденных расходов, связанных с разъездным характером работы, не облагается:*
· НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ);
· взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
· взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 4 сентября 2009 г. № 03-04-06-01/230, от 29 августа 2006 г. № 03-05-01-04/252 и Минздравсоцразвития России от 27 февраля 2010 г. № 406-19.
Ситуация: нужно ли нормировать суточные, связанные с разъездным характером работы, для целей исчисления НДФЛ в том же порядке, что и для командировок
Нет, не нужно.
Суммы возмещения сотруднику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) при разъездном характере работы не облагаются НДФЛ в полном объеме, установленном организацией. То есть в размере, который предусмотрен локальными нормативными актами (например, приказом руководителя, коллективным договором) или трудовым договором.
Условие об освобождении суточных от НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке, установленное пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, в данном случае не применяется. Ведь служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых носит разъездной характер, командировками не признаются* (ст. 166 Трудового кодекса РФ).
Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 7 июня 2011 г. № 03-04-06/6-131.
Сергей Разгулин, заместитель директора
департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
2.Статья: Почему компенсация за разъездной характер работы эффективнее суточных
Есть смысл посчитать, платить работнику компенсацию за разъездной характер работы или командировочные*
Ведущая отметила, что при проверках контролеры из фондов зачастую обращают внимание на служебные командировки. И тщательно проверяют наличие и правильность оформления таких документов, как приказ о направлении работника в командировку, отчет о выполненной работе, служебное задание, командировочное удостоверение (Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).
«Если не все документы будут оформлены должным образом, существует риск, что проверяющие могут не признать командировку. А значит, есть вероятность начисления страховых взносов на суточные», – считает лектор. К тому же контролеры всегда настаивают на том, что служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути, командировками не признаются* (п. 3 Положения). К примеру, водителя нельзя отправить в командировку, поскольку его работа носит разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ). В таком случае вместо суточных ему положена компенсация, которая освобождается от НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 07.06.11 № 03-04-06/6-131)и страховых взносов (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.10 № 406-19). Кроме того, этим сотрудникам работодатель должен возмещать расходы по проезду и найму жилья (ст. 168.1 ТК РФ). А также иные затраты, произведенные с разрешения работодателя. Суммы таких возмещений признаются компенсационными выплатами и также не облагаются НДФЛ (ст. 164 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо ФНС России от 10.11.11 № ЕД-4-3/18794@). На такие выплаты не нужно начислять и страховые взносы (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.10 № 406-19).*
Более того, выплаты за разъездной характер работы уменьшают налоговую базу по прибыли в размере фактических затрат. И относятся к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей (письмо Минфина России от 18.08.08 № 03-03-05/87). Поэтому учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Определить конкретный перечень работ, профессий и должностей, имеющих разъездной характер, вправе сама компания (письмо ФНС России от 06.08.10 № ШС-37-3/8488). Равно как и установить размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками таких работников. Все эти параметры прописываются в трудовом (ст. 57 ТК РФ)или коллективном договоре либо в иных локальных актах компании.*
Правда, иногда работодатели, помимо компенсаций, устанавливают сотрудникам надбавки за разъездной характер работы. Эти выплаты не являются компенсациями по смыслу статьи 164 ТК РФ. А включаются в состав расходов на оплату труда. Следовательно, облагаются страховыми взносами (определение ВАС РФ от 09.08.12 № ВАС-10764/12)и НДФЛ на общих основаниях (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 26.03.12 № 03-04-06/9-76).
В ходе встречи у слушателей возникли вопросы:
– Скажите, а мы можем замаскировать часть зарплаты «разъездных» сотрудников под компенсацию и зафиксировать ее сумму в трудовом договоре?
– Нет, зафиксировать сумму выплат не получится. Ведь размер компенсации, которая выплачивается сотрудникам при разъездном характере работы, устанавливается за каждый день работы, а не за месяц. То есть суммы будут скакать.
– Какими документами необходимо подтверждать поездки сотрудников, связанные с разъездным характером работы?
– Это, прежде всего, приказ о направлении сотрудника в поездку, служебное задание в произвольной форме, авансовый отчет с приложением всех первичных документов, подтверждающих расходы. Но если компания упомянет о разъездной работе в должностной инструкции и в трудовом договоре, то тогда служебное задание можно не оформлять.*
Л. Новичкова
руководитель аудиторского отдела ООО «1АБ Аудит»
Журнал «Практическое налоговое планирование», №11, ноябрь 2012