С 1 января 2008 года счет за гостиничные услуги по форме 3-г не применяется, т.е. в гостинице выдачи счет по недействующей форме. Соответственно счет по форме 3-Г не понадобится для подтверждения расходов.
В настоящее время расходы на проживание во время командировки должны быть подтверждены счетом в произвольной форме. При этом такой счет должен содержать реквизиты, перечисленные в Положении об осуществлении наличных денежных расчетов, утв. постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 и чеками ККТ.
Обоснование данной позиции содержится в материалах рекомендаций «Системы Главбух»
1.Рекомендация:Как возместить расходы на наем жилья во время командировки
Налоги
Для целей налогообложения учет расходов на наем жилья во время командировки зависит от их документального оформления. Так, при расчете налога на прибыль учитываются только документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы, не подтвержденные первичными документами, к налоговому учету не принимаются. НДФЛ не облагается компенсация расходов по найму жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). В отношении расходов, которые документально не подтверждены, компенсация не облагается НДФЛ в пределах норм (абз. 10 п. 3 ст. 217 и ст. 210 НК РФ).*
Расходы по найму жилого помещения в командировке сотрудник может подтвердить:*
· бланками строгой отчетности (которые должны соответствовать требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359);*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
· кассовыми чеками.
Документальное подтверждение расходов
Ситуация: можно ли расходы по найму жилого помещения в командировке подтвердить только счетами из гостиниц, не представляя кассовых чеков *
Да, можно.*
При условии, что счет составлен в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. То есть является бланком строгой отчетности.*
Организации, оказывающие услуги населению, могут проводить наличные денежные расчеты без применения ККТ, но при условии выдачи бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Организациям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению, разрешается использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 г.).*
При этом допускается использовать только такие бланки, которые соответствуют требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В частности, бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом (с использованием автоматизированных систем) и содержать ряд обязательных реквизитов (п. 3, 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Если бланк составлен с нарушением требований Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, такой документ не может служить основанием для документального подтверждения расходов.*
Таким образом, расходы по найму жилого помещения в командировке можно подтвердить счетами из гостиниц (бланками строгой отчетности), не представляя кассовых чеков. Такую позицию поддерживают финансовое ведомство (см., например, письма Минфина России от 18 августа 2010 г. № 03-03-06/1/556, от 16 октября 2009 г. № 03-03-06/1/666, от 7 августа 2009 г. № 03-01-15/8-400) и суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 29 февраля 2008 г. № КА-А40/14043-07, Северо-Кавказского округа от 29 июля 2008 г. № Ф08-4212/2008, Северо-Западного округа от 19 июня 2006 г. № А05-15886/2005-13).
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
2.Статья:Счет за услуги гостиницы
Работник турфирмы был направлен в командировку. Какой документ он должен представить, чтобы подтвердить расходы на проживание в гостинице?
При оформлении проживания в гостинице она выдает постояльцу квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать (п. 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490):*
– наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей – Ф.И.О., сведения о государственной регистрации);
– Ф.И.О. постояльца (командированного работника);
– сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
– цену номера (места в номере);
– другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.
В подтверждение наличных расчетов гостиницы ранее выдавали счет по форме № 3-Г. Сейчас он не применяется. Вместо него гостиница вправе выдавать самостоятельно разработанную форму бланка строгой отчетности, в которой должны быть указаны реквизиты, установленные пунктом 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов (утверждено постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).*
При направлении работников в загранкомандировки документом, подтверждающим расходы на проживание, является, как правило, так называемый инвойс – счет с отметкой об оплате, который выдают зарубежные отели. Если в счете будет указан местный НДС, его сумма относится к расходам на проживание (письмо Минфина России от 9 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/74).
Отвечала Т.Ю. РОГОВА,
юрисконсульт группы компаний «ВИНко»,
член Палаты налоговых консультантов (г. Санкт-Петербург)
Журнал «Учет в туристической деятельности», №3, март 2010
3.Статья:Счет из гостиницы по старой форме. Можно ли признать расходы?
Командированному работнику в счет подтверждения платы за проживание в гостинице выдали квитанцию по устаревшей форме № 3-Г (утверждена приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121). Можно ли включить оплату по такому счету в налоговые расходы (турфирма применяет общий режим налогообложения)?*
Нет, нельзя. И такое мнение разделяют финансисты в письме от 18 августа 2010 г. № 03-03-06/1/556. По их мнению, в данном случае важно, чтобы выданный бланк содержал все обязательные реквизиты. Перечислим их:*
1) наименование документа, шестизначный номер и серия;
2) наименование и организационно-правовая форма (для организации);
фамилия, имя, отчество (для индивидуального предпринимателя);
3) местонахождение постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица – иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юрлица без доверенности);
4) ИНН, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
5) вид услуги;
6) стоимость услуги в денежном выражении;
7) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами или с использованием платежной карты;
8) дата расчета и составления документа;
9) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
10) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).
В этом случае работник имеет право получить возмещение стоимости проживания, которая не будет включаться в его налогооблагаемый доход.
Отвечала А.Н. СИМОНОВА, аудитор
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ТУРИСТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ», № 11, НОЯБРЬ 2010