Если сотрудник сам обратился в организацию с просьбой вернуть излишне уплаченный НДФЛ, ему необходимо написать заявление на имя руководителя в произвольной форме. Возврат налога может быть произведен только в безналичной форме, т.е. в заявлении необходимо указать реквизиты банковского счета, куда будет перечислен налог. Заявление о возврате НДФЛ можно подать в течении 3-х лет с момента его удержания. Организация должна перечислить переплату по НДФЛ на банковский счет в течении 3-х месяцев со дня получения заявления.
Если организация сама обнаружила излишнее удержание НДФЛ, она обязано уведомить об этом гражданина в течении 10 рабочих дней. Уведомление направляется в произвольной форме.
Источником для возврата суммы излишне удержанного НДФЛ являются предстоящие платежи по удержанному и подлежащему перечислению в бюджет налогу из доходов других налогоплательщиков, по отношению к которым организация является налоговым агентом.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия
Рекомендация: Как вернуть излишне удержанный НДФЛ
Возврат переплаты через организацию
За возвратом излишне удержанного НДФЛ человек может обратиться в организацию, которая удержала налог в качестве налогового агента. Для этого ему необходимо написать на имя руководителя организации заявление в произвольной форме.* Об этом сказано в пункте 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ.
Возврат налога кому-либо, кроме самого налогоплательщика (в т. ч. его наследникам), не производится. Налоговым законодательством это не предусмотрено. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 7 марта 2013 г. № 03-04-06/7028.
Возврат налога наличными не допускается, поэтому в заявлении на возврат налога человек должен указать банковские реквизиты счета, на который налоговому агенту следует перечислять излишне удержанную сумму* (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ, письмо Минфина России от 17 февраля 2011 г. № 03-04-06/9-31).
Заявление о возврате налога человек может подать в течение трех лет с момента его удержания (п. 7 ст. 78 НК РФ). При этом право на обращение за возвратом налога не зависит от наличия трудовых (гражданско-правовых) отношений между человеком и организацией на дату подачи заявления. Например, заявление о возврате излишне удержанной суммы человек вправе подать в организацию и после увольнения из нее, но до истечения срока, предусмотренного для возврата налога. В этом случае налоговый агент обязан вернуть излишне удержанный НДФЛ уволенному сотруднику. При этом подтверждения того, что налог не был возвращен налоговой инспекцией, не требуется.* Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 27 декабря 2012 г. № 03-04-06/4-370и от 24 декабря 2012 г. № 03-04-05/6-1430.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Источниками для возврата переплаты могут быть предстоящие платежи по НДФЛ, удержанному и подлежащему перечислению в бюджет:
· из доходов того же человека, у которого возникла переплата (например, если сотрудник, у которого была удержана излишняя сумма НДФЛ, продолжает работать в организации);
· из доходов других налогоплательщиков, по отношению к которым организация является налоговым агентом.*
Это следует из положений абзаца 3 пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ.
Налоговые ставки, по которым был удержан НДФЛ, направляемый организацией на возврат переплаты, значения не имеют. Например, налог, рассчитанный по ставке 13 процентов, можно вернуть за счет сумм НДФЛ, начисленных по ставкам 9, 13, 30 или 35 процентов. Вместе с тем, налоговые агенты обязаны вести раздельный учет доходов (сумм НДФЛ), в отношении которых применяются разные налоговые ставки (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Срок возврата
Переплату по НДФЛ организация должна перечислить на банковский счет человека в течение трех месяцев со дня получения от него заявления. Если по истечении этого срока организация не вернет налогоплательщику переплату (полностью или частично), то на сумму невозвращенного налога она должна будет начислить проценты за каждый день просрочки. Проценты начисляются по ставкам рефинансирования, действовавшим в дни нарушения срока возврата*. Об этом сказано в абзацах 3–5 пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ.
Организация сама обнаружила переплату
Если переплату по НДФЛ организация – налоговый агент обнаружит самостоятельно, она обязана сообщить об этом налогоплательщику в течение 10 рабочих дней (абз. 2 п. 1 ст. 231, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Форма и способ сообщения о наличии переплаты по НДФЛ Налоговым кодексом РФ не предусмотрены. Поэтому налоговый агент вправе направить налогоплательщику сообщение в произвольной форме.* Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 мая 2011 г. № 03-04-06/6-112.
Возврат переплаты через инспекцию
Предстоящих платежей по НДФЛ может быть недостаточно для возврата излишне удержанной суммы налога в течение трехмесячного срока, установленного абзацем 3 пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ. В этом случае налоговому агенту следует обратиться за возвратом недостающей суммы в налоговую инспекцию по месту своего учета.
Заявление о возврате излишне перечисленной суммы НДФЛ нужно подать в инспекцию в течение 10 рабочих дней с момента получения заявления от налогоплательщика (абз. 6 п. 1 ст. 231, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Поэтому решение о способе возврата переплаты (за счет предстоящих платежей или за счет средств, возвращенных инспекцией) налоговый агент должен принять сразу после получения заявления налогоплательщика (письмо Минфина России от 16 мая 2011 г. № 03-04-06/6-112).
Возвращать переплату по НДФЛ организации – налоговому агенту налоговая инспекция будет в порядке, установленном статьей 78 Налогового кодекса РФ (абз. 7 п. 1 ст. 231 НК РФ). До того как переплата поступит на расчетный счет организации, налоговый агент вправе вернуть человеку излишне удержанную сумму НДФЛ за счет собственных средств (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Следует отметить, что если организация ошибочно перечислила в бюджет НДФЛ в большей сумме, чем было удержано, то зачесть эту сумму в счет предстоящих налоговых платежей нельзя. По мнению налоговой службы, эта сумма не является излишне уплаченным налогом, поскольку она не удерживалась из доходов сотрудников, а поступила в бюджет за счет средств организации – налогового агента. Налоговые агенты не вправе платить НДФЛ за счет собственных средств (п. 9 ст. 226 НК РФ). Поэтому в такой ситуации возможен только возврат излишне уплаченной суммы как платежа, ошибочно перечисленного в бюджет. Аналогичные разъяснения содержатся вписьме ФНС России от 4 июля 2011 г. № ЕД-4-3/10764.
Если переплату решено вернуть за счет средств, возвращенных из бюджета, вместе с заявлением в налоговую инспекцию нужно подать:
· выписку из налогового регистра по НДФЛ о доходах сотрудника;
· документы, подтверждающие факт излишнего удержания и перечисления НДФЛ.
Перечень таких документов законодательно не установлен. Однако на практике инспекция может потребовать от налогового агента:
· копию заявления сотрудника (с указанием причины образования переплаты, даты ее возникновения и суммы);
· копию справки по форме 2-НДФЛ по состоянию на дату обращения за возвратом;
· данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ начиная с того года, за который был произведен перерасчет налога. В качестве документа, подтверждающего данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ, можно представить выписку по счету 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ». Сумма начислений по кредиту этого счета должна быть сторнирована на сумму переплаты налога (чтобы была видна сумма переплаты).
Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 9 августа 2012 г. № 03-04-06/6-229.
Пример возврата сотруднику излишне удержанного НДФЛ по ставке 13 процентов. Переплата возвращается за счет предстоящих платежей по НДФЛ, подлежащих удержанию и перечислению в бюджет из доходов сотрудников
В августе 2013 года сотрудник ООО «Торговая фирма "Гермес"» А.С. Кондратьев был в командировке. По возвращении он представил авансовый отчет, в котором отразил расходы на проезд к месту командировки и обратно на сумму 10 000 руб. Билетов, подтверждающих расходы на проезд, у него не было.
Несмотря на это, расходы на проезд были компенсированы Кондратьеву на основании его заявления и приказа руководителя. Возмещаемые расходы бухгалтер включил в налоговую базу по НДФЛ в августе. Сумма НДФЛ с компенсации командировочных расходов составила 1300 руб.
Ежемесячный доход Кондратьева составляет 8000 руб. Детей у Кондратьева нет. За период январь–август стандартные вычеты сотруднику не предоставлялись. Данные о начисленных доходах и удержанном налоге приведены в таблице.
Период |
Сумма налогооблагаемого дохода |
Сумма НДФЛ к удержанию |
Январь |
8000 руб. |
1040 руб. (8000 руб. ? 13%) |
Январь–февраль |
16 000 руб. |
2080 руб. (16 000 руб. ? 13%) |
Январь–март |
24 000 руб. |
3120 руб. (24 000 руб. ? 13%) |
Январь–апрель |
32 000 руб. |
4160 руб. (32 000 руб. ? 13%) |
Январь–май |
40 000 руб. |
5200 руб. (40 000 руб. ? 13%) |
Январь–июнь |
48 000 руб. |
6240 руб. (48 000 руб. ? 13%) |
Январь–июль |
56 000 руб. |
7280 руб. (56 000 руб. ? 13%) |
Январь–август |
74 000 руб. |
9620 руб. (74 000 руб. ? 13%) |
В сентябре 2013 года Кондратьев представил в бухгалтерию авиабилеты на проезд к месту командировки и обратно. Одновременно он подал заявление о возврате излишне удержанного НДФЛ в размере 1300 руб.
На основании этих документов бухгалтер «Гермеса» пересчитал совокупный налогооблагаемый доход Кондратьева за январь–август и скорректировал (сторнировал) сумму удержанного НДФЛ. Результаты корректировки представлены в таблице.
Период |
Сумма налогооблагаемого дохода |
Сумма НДФЛ к удержанию |
Излишне удержанная сумма НДФЛ |
Январь–август |
64 000 руб. (74 000 руб. – 10 000 руб.) |
8320 руб. (64 000 руб. ? 13%) |
1300 руб. |
Общая сумма НДФЛ, удержанная из зарплаты всех сотрудников «Гермеса» за сентябрь, составила 130 000 руб. Из этой суммы бухгалтер «Гермеса» перечислил в бюджет только 128 700 руб. Разница в размере 1300 руб. была перечислена на банковский счет, указанный Кондратьевым в заявлении на возврат.
Операции, связанные с удержанием, пересчетом и уплатой НДФЛ в бюджет, отражены в бухучете «Гермеса» следующими записями.
В августе:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1300 руб. – удержан НДФЛ из компенсации командировочных расходов, документально не подтвержденных Кондратьевым;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 1300 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ, удержанный из доходов Кондратьева.
В сентябре:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1300 руб. – сторнирована излишне удержанная из доходов Кондратьева сумма НДФЛ (в связи с документальным подтверждением расходов);
Дебет 20 Кредит 70
– 1 000 000 руб. – начислена зарплата сотрудникам организации за сентябрь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 130 000 руб. (1 000 000 руб. ? 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты сотрудников за сентябрь;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 128 700 руб. (130 000 руб. – 1300 руб.) – перечислен в бюджет НДФЛ за сентябрь;
Дебет 70 Кредит 51
– 1300 руб. – перечислен Кондратьеву излишне удержанный НДФЛ.
Сведения о доходах
По итогам налогового периода (не позднее 1 апреля следующего года) подайте в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ о доходах, полученных сотрудником от организации (п. 2 ст. 230 НК РФ). Подробнее об этом см. Как представить справку по форме 2-НДФЛ.
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России