Исходя из текста вопроса, можно сделать вывод о том, что организация оплачивает сотруднику расходы на проживание во время командировки. В таком случае из налоговой базы по НДФЛ нужно исключить сумму компенсации расходов по найму жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат. Стразовые взносы на сумму компенсации также начислять не нужно.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
Рекомендация:Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения
НДФЛ
Из налоговой базы по НДФЛ исключите компенсацию расходов по найму в сумме фактических и документально подтвержденных затрат. Такой порядок применяется и в том случае, если внутренним документом организации установлен норматив (лимит) компенсации, а фактически документально подтвержденная сумма расходов превысила эту величину. При этом от сотрудника следует получить письменное объяснение с указанием причин перерасхода средств на оплату жилья*. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204.
В состав расходов по найму жилья могут включаться как затраты на оплату гостиничных услуг, так и компенсация командированному сотруднику оплаты арендованной квартиры (в т. ч. и суммы возмещения коммунальных платежей в жилых помещениях, арендованных на период командировки).* Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802.
Если же такие расходы документально не подтверждены, компенсацию не облагайте НДФЛ в пределах:*
- 700 руб. – за день нахождения в командировке в России;
- 2500 руб. – за день нахождения в загранкомандировке.
С компенсации, выплаченной сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ. Облагаемый доход (сверхнормативную сумму компенсации) определите после утверждения авансового отчета сотрудника. А рассчитывать и удерживать сумму налога нужно на ближайшую дату выплаты сотруднику дохода в денежной форме.
Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217, статьи 210, пункта 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письмах Минфина России от 14 января 2013 г. № 03-04-06/4-5 и от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Страховые взносы
Компенсацию расходов на наем жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат не облагайте страховыми взносами* (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России