Работник оплатил проезд за двоих
Вопрос: подскажите пожалуйста, сотрудник организации был в командировке, при возвращении обратно ему пришлось поменять авиабилет на другой день. За этот обмен авиакомпания удержала сумму. Можем ли мы возместить сумму за обмен билета? И включить в расходы. Если можем то нужно ли с этой суммы платить какие-то налоги?
Ответ: сообщаем следующее: затраты, связанные обменом авиабилет можно учесть в расходах по налогу на прибыль. Компенсация, связанная с обменом билета командированного сотрудника не подлежат налогообложению НДФЛ, так как это расходы, связанные возмещением командировочных расходов.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
Еще читайте: Как оформить командировку в 2020 году: пошаговая инструкция
1.Ситуация: Можно ли учесть при расчете налога на прибыль стоимость авиабилета, который пришлось вернуть из-за того, что сотрудник задержался в командировке. Билет покупал сам сотрудник. Агентство вернуло деньги за вычетом некоторой суммы.
Да, можно.
Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). В частности, в состав этих расходов входят:
стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Документально подтвержденные расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, можно учесть в составе прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным подтверждением могут служить проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. д.
Если сотрудник не использовал обратный билет, вернувшись из командировки в более ранний срок по уважительной причине, расходы на покупку этого билета в размере суммы, удержанной агентством, можно учесть в составе внереализационных расходов как штрафную санкцию (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, ст. 330 ГК РФ). Включите ее в расходы:
при методе начисления на дату признания (например, на дату уплаты агентству или выписки подтверждения, выражающего готовность заплатить штраф) (подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ);
при кассовом методе на дату фактической уплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Подтверждением обоснованности понесенных расходов могут служить документы, служащие объяснением вынужденного прерывания сотрудником служебной командировки (например, письмо, телеграмма).
Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 29 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/786 и от 25 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/616.
2. Статья: Командировка через турфирму: защита расходов
Экономическая обоснованность. Минфин России в письме от 2 мая 2007 г. № 03-03-06/1/252 пришел к выводу, что часть стоимости возвращенного билета, которую удержала турфирма, можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль. При этом, как написано в письме, должны быть оформлены соответствующие документы. Но Минфин России не уточняет, какие именно документы будут подтверждать расходы. Об этом расскажем подробнее.
Документальное подтверждение. Чтобы списать сумму, удержанную турфирмой, при расчете налога на прибыль, необходимо объяснить во внутренних документах компании (приказе директора), почему были возвращены авиабилеты.
Приведем несколько возможных причин (их перечень, конечно, не ограничен):
– появление дополнительных вопросов, решение которых привело к переносу даты возвращения сотрудника из командировки;
– отпуск (болезнь) представителя принимающей стороны или командированного работника.
Но если объяснить причину возврата билетов в документах несложно, то с «первичкой», которую выдала турфирма, могут возникнуть проблемы. Дело в том, что агентства зачастую оформляют возврат билетов следующим образом. На стоимость билетов, которая возвращается клиенту, делают отрицательные накладную и счет-фактуру. А на удержанную сумму вообще не оформляют никаких первичных документов. Не помешает ли такое оформление признать удержанную турфирмой сумму при расчете налога на прибыль? По мнению чиновников, компании необходимо попросить у посредника документы, из которых четко видно, на каком основании, в какой сумме удержана комиссия.