Документально подтвержденные расходы на командировку включаются в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, при условии, что такие расходы экономически обоснованны. При организации командировки через турфирму командировочные расходы можно учесть на основании акта об оказанных услугах. Однако в таких ситуациях лучше просить турфирму переоформить документы, указав в них подробно, какие именно расходы возникли у клиента.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух».
1.Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения
ОСНО: налог на прибыль
Документально подтвержденные расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, включите в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным подтверждением могут служить проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. Д*.
Даже если расходы на проезд документально не подтверждены, организация вправе оплатить их (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Однако при налогообложении прибыли эту компенсацию учесть нельзя (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
2.Рекомендация: Как возместить расходы на наем жилья во время командировки
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Расходы по найму жилого помещения в командировке сотрудник может подтвердить:
- бланками строгой отчетности* (которые должны соответствовать требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359);
- кассовыми чеками.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
3.Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль документально подтвержденные расходы на наем жилья во время командировки признаются в фактическом размере. Такой порядок применяется и в том случае, если внутренним документом организации установлен норматив (лимит) возмещения, но фактически документально подтвержденные расходы на проживание превысили эту величину.* Это следует из положений пункта 1 статьи 252, подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204.
Расходы, не подтвержденные первичными документами, к налоговому учету не принимайте* (п. 49 ст. 270 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51. Если документально неподтвержденные расходы на наем жилья отражены в бухучете, то возникнут постоянная разница ипостоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
4. Статья:Командировка через турфирму: защита расходов
Компании, организующие загранкомандировки, иногда в «первичке» указывают общую сумму, которую должен заплатить клиент. То есть состав расходов в документах не детализируется. Однако в таких ситуациях лучше все-таки просить турфирму переоформить документы, указав в них подробно, какие именно расходы возникли у клиента. Это позволит избежать проблем при налоговой проверке: инспекторам будет проще оценить обоснованность понесенных компанией затрат*. Итак, идеальная «первичка» – это та, в которой отдельно выделены следующие виды расходов:
– на проживание (стоимость гостиничного номера);
– на проезд (стоимость билетов);
– по получению визы (стоимость визы);
– вознаграждение турфирмы за оказанные услуги.
Обычно бухгалтеров смущает ситуация, когда, указывая в «первичке» сумму своего вознаграждения, агентство употребляет слово «турпоездка», а не «загранкомандировка». Однако надо понимать, что турфирма при оформлении документов не учитывает цель поездки сотрудника компании. И этот факт не должен помешать компании признать командировочные расходы. Главное, чтобы внутренние документы фирмы (служебное задание, приказ и т. д.) свидетельствовали о рабочей цели поездки*. Впрочем, этот вывод не мешает компании попросить агентство исключить из «первички» слово «турпоездка».
Возможна и такая ситуация. Турфирма не выставляет в «первичке» свое вознаграждение отдельно, а увеличивает на его сумму другие расходы компании – цены гостиничного номера, билетов, визы и т. д. Проблем при расчете налога на прибыль этот факт не создаст. Компания сможет уменьшить налогооблагаемый доход на всю сумму указанных в «первичке» расходов*.
Но возникает еще один вопрос: какой документ – накладную или акт об оказании услуг – лучше получить от турфирмы, чтобы не было проблем со списанием расходов при расчете налога на прибыль?* Логично предположить, что турфирма, которая выделяет в документах свое вознаграждение отдельной строкой, на его сумму должна оформить акт об оказании посреднических услуг. Бронирование места в гостинице также является услугой. А вот на стоимость авиабилетов и визы бухгалтеры обычно хотят получить накладную. Однако если турфирма указала все расходы в одном документе – акте или накладной, документа будет достаточно. Ведь каких-либо ограничений на этот счет законодательство не содержит. Тем более что пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ позволяет для обоснования брать даже документы, которые лишь косвенно подтверждают затраты.*
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга