порядок отзыва из командировки или продления ее срока может быть установлен в положении о командировках, принятом в организации. В нем, в частности, может быть определено, что при необходимости решение о продлении первоначально установленного срока принимает генеральный директор по согласованию с непосредственным руководителем командированного работника и уполномоченным представителем принимающей стороны. Решение оформляется приказом руководителя организации.
Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.
В случае изменения срока командировки вносить изменения в служебное задание, приказ или командировочное удостоверение не нужно, но придется оформить дополнительные документы.
Поскольку срок командировки указывается в приказе о направлении работника в командировку, то и решение о продлении ее срока необходимо оформить приказом. С этим согласны и специалисты Минфина России (письмо от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74).
Он оформляется на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник. Получив от начальника структурного подразделения служебную записку, руководитель организации принимает решение и ставит на ней свою отметку: «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ о продлении командировки И.И. Пастушкова с 27 по 30 апреля 2013 года», подпись.
Далее отдел кадров подготовит приказ о продлении срока командировки.
О продлении срока командировки работнику сообщит начальник структурного подразделения, в котором он трудится.
С приказом сотрудник сможет ознакомиться по возвращении из командировки. В отчете о выполненной работе по унифицированной форме № Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией, он укажет причины, по которым задержался в командировке.
Выдача перерасхода по авансовому отчету нарушением не является, в том числе, если перерасход перечислен на банковскую карточку директора.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Если директор потратил свои деньги на нужды организации, его расходы нужно возместить.
В этом случае директор должен написать заявление о возмещении произведенных расходов, на основании которого бухгалтер составит расходный кассовый ордер и возместить его расходы, либо осуществит перечисление денежных средств на банковскую карточку директора.
В бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма возмещения перерасходованных подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408.
В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 при комментировании расчетов по командировкам Банк России указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.
Некоторые арбитражные суды не отрицают возможность возместить перерасход на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на «зарплатный» счет сотрудника подотчетные денежные средства. А сотрудник в свою очередь впоследствии правомерно вернул со своего банковского счета неиспользованные им подотчетные суммы. Эти операции были подтверждены приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты), авансовым отчетом сотрудника, приходным кассовым ордером (на основании которого остаток неиспользованного аванса был возвращен в организацию), товарными накладными, чеками ККТ, квитанциями.
Во избежание лишних споров с контролирующими ведомствами по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу. Однако в любом случае ответственности за возмещение сотруднику перерасхода подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) возмещение перерасхода подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет
При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить (ст. 22 ТК РФ, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).*
Обоснованный перерасход
Перерасход можно считать обоснованным, если выполнены такие условия:
- сотрудник израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
- сотрудник предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).
Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Компенсация перерасхода из кассы
Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, выдайте ему из кассы. Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в строке авансового отчета «Перерасход выдан по кассовому ордеру». Это предусмотрено в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.*
Компенсация перерасхода на зарплатную карту
Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата*
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.
В бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма возмещения перерасходованных подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408.
В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 при комментировании расчетов по командировкам Банк России указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.
Некоторые арбитражные суды не отрицают возможность возместить перерасход на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на «зарплатный» счет сотрудника подотчетные денежные средства. А сотрудник в свою очередь впоследствии правомерно вернул со своего банковского счета неиспользованные им подотчетные суммы. Эти операции были подтверждены приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты), авансовым отчетом сотрудника, приходным кассовым ордером (на основании которого остаток неиспользованного аванса был возвращен в организацию), товарными накладными, чеками ККТ, квитанциями.
Во избежание лишних споров с контролирующими ведомствами по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу. Однако в любом случае ответственности за возмещение сотруднику перерасхода подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) возмещение перерасхода подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).*
Компенсация личных денег сотрудника
Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.).
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Статья: Е сли сроки командировки изменились
Иногда работодателям приходится отзывать работников из служебной командировки или, наоборот, продлевать ее срок. Как это правильно сделать, читайте в статье.
Порядок направления сотрудников в служебные командировки установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее —Положение о командировках), а гарантии командированным сотрудникам — в главе 24Трудового кодекса.
Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ)*
Ни один из этих документов не устанавливает ни порядок отзыва работника из командировки, ни порядок продления командировки.
Вспомним, какие документы оформляет работодатель при направлении работника в служебную командировку.*
КАКИМИ ДОКУМЕНТАМИ ОФОРМЛЯЕТСЯ КОМАНДИРОВКА
Принимая решение о направлении сотрудника в командировку, работодатель:
- - оформляет служебное задание, в котором указана цель командировки (п. 6 Положения о командировках). Для этого он может использовать форму № Т-10а или форму, разработанную самостоятельно и утвержденную руководителем организации (информация Минфина России № ПЗ-10/2012);
Формы первичных учетных документов организация вправе разработать самостоятельно
С 1 января 2013 года коммерческие организации могут использовать в работе формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
Первичные учетные документы должны быть утверждены руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Унифицированные формы № Т-10а, Т-9 и Т-10 утвержденыпостановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
- - приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку поформе № Т-9 или самостоятельно разработанной форме;
- - командировочное удостоверение по форме № Т-10 или самостоятельно разработанной форме, подтверждающее срок пребывания работника в командировке с указанием даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из него (из них) (п. 7 Положения о командировках);
- - выдает работнику под отчет денежный аванс на командировочные расходы, включая суточные.
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).
По возвращении из служебной командировки сотрудник в течение трех рабочих дней обязан (п. 26 Положения о командировках):
Унифицированная форма № АО-1 утвержденапостановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55
- - представить работодателю авансовый отчет по форме № АО-1 об израсходованных в связи с командировкой суммах или по самостоятельно разработанной форме (п. 4.4Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России12.10.2011 № 373-П);
- - произвести окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы, выданному ему перед отъездом в командировку.
К авансовому отчету работник должен приложить командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения о командировках).
Отчет о выполненной работе оформляется по унифицированной форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по форме, самостоятельно разработанной организацией
Кроме авансового расчета, ему также нужно представить письменный отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем своего структурного подразделения (п. 26 Положения о командировках).
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯ СРОКА КОМАНДИРОВКИ*
Положение о командировках. Порядок отзыва из командировки или продления ее срока может быть установлен в положении о командировках, принятом в организации. В нем, в частности, может быть определено, что при необходимости решение об отзыве сотрудника из командировки (продлении первоначально установленного срока) принимает генеральный директор по согласованию с непосредственным руководителем командированного работника и уполномоченным представителем принимающей стороны. Решение оформляется приказом руководителя организации.
Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.
В случае изменения срока командировки вносить изменения в служебное задание, приказ или командировочное удостоверение не нужно, но придется оформить дополнительные документы.*
Приказ руководителя. Поскольку срок командировки указывается в приказе о направлении работника в командировку, логично, что и решение об отзыве из командировки или продлении ее срока будет также оформлено приказом. С этим согласны и специалисты Минфина России (письмо от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74).*
Вместо приказа об изменении срока командировки — резолюция*
На практике нередко бывает, что перерасчет командировочных расходов бухгалтерия производит на основании командировочного удостоверения с резолюцией руководителя организации, например такой:
— «Разрешаю считать срок командировки 10 дней (вместо 12). 23 апреля 2013 г. П.П. Глостер» — в случае отзыва из командировки;
— «Срок командировки продлить на четыре дня. 25 апреля 2013 г. П.П. Глостер» — в случае продления командировки.*
Приказ об отзыве из командировки или продлении ее срока поможет обосновать возникшие дополнительные расходы и признать их в полной сумме в налоговом учете.
ПРОДЛЕНИЕ СРОКА СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ*
По каким причинам может понадобиться продление срока командировки? Командировка может быть продлена, например, в связи с производственной необходимостью, когда:
- - в этом заинтересована принимающая сторона;
- - работодатель поручает командированному сотруднику дополнительный объем работы;
- - работник не успевает выполнить командировочное задание, в том числе по независящим от него причинам.
Продление возможно и по причине болезни сотрудника, а также в связи с транспортными проблемами (например, опозданием поезда, самолета, отсутствием билетов и т. д.).
ПРИМЕР 2
Воспользуемся условием примера 1, только теперь накануне окончания командировки 25 апреля И.И. Пастушков сообщил начальнику своего структурного подразделения о том, что для выполнения служебного задания ему необходимо еще четыре дня.
Какие документы нужно оформить для продления командировки?
РЕШЕНИЕ
Как и в случае отзыва из командировки, для продления срока командировки нужен приказ руководителя организации. Он оформляется на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник. Образец служебной записки смотрите на с. 101.
Получив от начальника структурного подразделения служебную записку, руководитель организации принимает решение и ставит на ней:
— свою отметку «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ о продлении командировки И.И. Пастушкова с 27 по 30 апреля 2013 года»;
— подпись.
Далее отдел кадров подготовит приказ о продлении срока командировки. Образец приказа представлен на с. 102.
О продлении срока командировки работнику сообщит начальник структурного подразделения, в котором он трудится.
С приказом сотрудник сможет ознакомиться по возвращении из командировки. В отчете о выполненной работе по унифицированной форме № Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией, он укажет причины, по которым задержался в командировке.*
Образец 3 Образец служебной записки
Табель учета рабочего времени. Если сотрудник задержался в командировке, в табеле эти дни будут отмечены буквенным кодом К или цифровым 06 без указания отработанных часов.
Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится с их письменного согласия (ч. 2 ст. 113 ТК РФ)
Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, такой день в табеле нужно дополнительно отразить буквенным кодом РВ или цифровым кодом 03: К/РВ или 06/03. Указывать количество отработанных часов нужно только в случае, когда работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день. Такие разъяснения дали специалисты Минтруда России в недавно опубликованном письме от 14.02.2013 № 14-2-291.
Расчет с работником. По возвращении из командировки с сотрудником будет произведен расчет, а именно:
- - выплачены суточные в полном размере (п. 11, 17 и 19 Положения о командировках);
- - возмещены документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 14 и 21 Положения о командировках);
- - выплачен средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 9 Положения о командировках).
Образец 4 Образец приказа
Журнал «Зарплата» № 5 май 2013
18.08.2014 г.
С уважением,
Людмила Носова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Варварой Абрамовой,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».