Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Статья:Как пересчитать командировочные из валюты в рубли
Анна Сомова, эксперт «УНП»
«…У нас транспортная компания. Водитель ездил в командировку в Казахстан. Командировочные получил на карту в рублях. В поездке он расплачивался картой, чеки получал в тенге. По приезду сдал авансовый отчет. Часть чеков в тенге, а часть в рублях. Как рассчитать сумму, которую мы должны возместить работнику и учесть в расходах?..»
— Из письма главного бухгалтера Натальи Христолюбовой, г. Екатеринбург
Наталья, работнику надо возместить те суммы, которые он потратил с карты.
По законодательству работодатель компенсирует работнику его фактические затраты (ст. 168 ТК РФ). То есть всю сумму, которая списана со счета в банке. Ее можно определить на основании банковской выписки.*
Что касается расходов в налоговом учете, здесь ситуация иная. Командировочные в иностранной валюте надо пересчитать по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ, письмо Минфина России от 31.03.11 № 03-03-06/1/193). Если полученная сумма будет ниже расходов работника, в учете надо признать постоянное налоговое обязательство. Если выше, надо отразить постоянный налоговый актив.*
На цифрах
Сотрудник направлен в командировку в Казахстан. На карту он получил подотчетные в сумме 5000 руб. Из поездки работник привез документы на сумму 12 000 тенге от 8 июля. С его карточки было списано 2340 руб. Авансовый отчет утвержден 15 июля. Курс на эту дату — 18,6984 руб. за 100 тенге. Возместить работнику надо сумму, списанную в карты, — 340 руб. А в расходы в налоговом учете надо включить 2243,81 руб. (12 000 тенге ? 18,6984 руб.: 100 тенге). Постоянная разница составит 96,19 руб. (2340 – 2243,81). А постоянное налоговое обязательство — 19,24 руб. (96,19 руб. ? 20%). Его надо начислить по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Налог на прибыль».*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 26, ИЮЛЬ 2014
2. Статья:Чаевые можно включать в представительские расходы?
Специалист строительной фирмы во время загранкомандировки провел переговоры – деловой ужин. В выставленный счет автоматически включены чаевые. Можно ли их списать как представительские расходы и нужно ли данную сумму облагать НДФЛ?
Отвечает
Н.Н. Максимова,
бухгалтер-консультант
Считаю, что в этом случае чаевые можно списать в составе представительских расходов и их не нужно облагать НДФЛ. Поясню свою позицию.
Для переговоров в рамках командировок применяется общий порядок признания представительских расходов, предусмотренный пунктом 2 статьи 264 НК РФ, при условии их соответствия установленным требованиям – об экономической обоснованности и документальном подтверждении. Об этом сказано, в частности, в письме Минфина России от 16 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/759.
В приведенной ситуации чаевые автоматически включены в счет, выставленный рестораном. Значит, расходы на деловой ужин, включая чаевые, подтверждаются документально, – одно из условий пункта 1 статьи 252 НК РФ выполнено. Остается определить экономическую обоснованность затрат.
Уплата чаевых обусловлена обычаями делового оборота. Во многих странах не платить чаевые считается крайне неприличным, и такое поведение могло бы повредить репутации фирмы и свести на нет все усилия по установлению деловых контактов в ходе проводимого мероприятия. Причем в данном случае, поскольку чаевые автоматически включаются в счет, представитель фирмы тем более не мог уклониться от их уплаты. По своей сути чаевые – это дополнительная плата за обслуживание во время делового ужина (вознаграждение официанта). По характеру эти затраты связаны именно с проведением официального приема (ужина), а не с организацией развлечений или отдыха. Причем обслуживается как работник, так и лица, с которыми он ведет переговоры. То есть расходы осуществляются в интересах строительной компании, а не в личных интересах физлица. Из чего следует, что возмещение работнику полной суммы оплаченного им счета (включая чаевые) компенсирует его расходы в рамках исполнения трудовых обязанностей, осуществленные в интересах работодателя (п. 3 ст. 217 НК РФ), и не может рассматриваться как получение дохода в натуральной форме.
А вот когда сотрудник оплачивает чаевые наличными без всякого документа, признать их в составе представительских расходов не получится, так как не выполняется требование о документальном подтверждении. Если организация компенсирует работнику по его заявлению такие суммы, их придется включать в его доход и удерживать НДФЛ*.
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ», № 9, СЕНТЯБРЬ 2011