Вопрос: Наш сотрудник прибыл из командировки на два дня позже, чем закончилась командировка. Стоимость билета на обратный путь мы поставили ему в доход. 1. По какой ставке удерживать НДФЛ. 2. Начисляются ли страховые взносы.
Ответ:
Обоснование
Как учесть при расчете налога на прибыль и НДФЛ расходы на служебную поездку, если указанные в билете даты не совпадают с датами в командировочном удостоверении
При расчете налога на прибыль затраты на проезд включите в состав расходов.
Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, которое подтверждает целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю или позднюю дату.
Целесообразность можно подтвердить, например, тем, что из-за отсутствия билетов выбыть из места командировки в срок было невозможно. Или покупка билета на более позднюю (раннюю) дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).
Еще читайте: Пять решений для командировочных расходов
Причиной задержки может стать, например, и то обстоятельство, что сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки или просто остается на выходные. По этому поводу представители Минфина России отмечают следующее. При оценке целесообразности аналогичных затрат нужно исходить из того, что расходы человека на проезд из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения.*
А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Такие выводы следуют из положений статьи 252 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687, от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34815, от 26 августа 2013 г. № 03-03-06/1/34813, от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558, ФНС России 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564 (размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС России, обязательные для применения»).
Стоит отметить, что в письме Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813 высказана противоположная позиция. Специалисты финансового ведомства указывают: если сотрудник задерживается в месте командировки в личных целях (например, из-за ухода в отпуск), то расходы на обратный билет учесть при налогообложении прибыли нельзя. Ведь в этом случае организация оплачивает возвращение сотрудника из места отпуска, а не из места командировки. А раз так, данные расходы не могут быть признаны экономически обоснованными (ст. 252 НК РФ). Однако с учетом более поздних разъяснений эта позиция является неактуальной.
Главбух советует: есть аргументы, подтверждающие, что если даты выбытия из служебной поездки в командировочном удостоверении и в билете не совпадают, расходы на проезд можно учесть при расчете налога на прибыль и без доказательств целесообразности этого. Они заключаются в следующем.
Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на командировки учитывайте при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (п. 1 ст. 252,подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В частности, в состав этих затрат входят:
- стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
- стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.
При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата выбытия из места командировки, указанная в командировочном удостоверении, с датой фактического выбытия сотрудника из места командировки (по билету). Подтверждают такой вывод некоторые арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. № Ф09-3838/07-С2, от 4 мая 2007 г. № Ф09-3119/07-С2).
В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее.
По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о направлении в командировку (командировочном удостоверении), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т. ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае организация оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ (ст. 41, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813 и от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456.
Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.
Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в командировочном удостоверении. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению служебного задания в месте командировки.
Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687, от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111.
Следует отметить, что ранее Минфин России придерживался иной точки зрения в отношении НДФЛ. Она сводилась к тому, что если сотрудник по своей инициативе задерживается в командировке, то со стоимости проезда нужно удержать НДФЛ вне зависимости от продолжительности периода задержки (письмо Минфина России от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74). Однако в связи с выходом более поздних разъяснений, в которых финансовое ведомство скорректировало свою позицию, организация вправе пользоваться в работе именно ими.
Командировка пришлась на выходные
Сроки командировки
С одной стороны, выходные дни – это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, что установлено статьями 106 и 107 Трудового кодекса РФ.
С другой стороны, служебная командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Такое определение содержится в статье 166 Трудового кодекса РФ. То есть срок командировки определяет работодатель.
При направлении работника в командировку он может рассчитывать на определенные гарантии, а именно: на сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с поездкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ).
За дни отъезда в командировку и прибытия из нее, выпавшие на выходной день, работнику положены отгул или повышенная оплата (ст. 153 Трудового кодекса РФ).
НДФЛ с оплаты проезда
В облагаемый доход физлиц не включаются расходы на проезд до места назначения и обратно. При этом факт оплаты проезда должен быть подтвержден документально (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Если работник уехал и вернулся в рабочий день, вопросов не возникает. А нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты проезда, если работник остался в месте командирования, используя выходные дни? Или же если он выехал к месту командировки в выходные дни, предшествующие дате начала командировки?
По мнению Минфина России (письмо от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687), налог начислять не нужно, поскольку оплата работодателем проезда к месту командировки и обратно не приводит к возникновению у работника экономической выгоды. Разумеется, при условии, что работник провел выходные в месте командирования с разрешения руководителя.
Страховые взносы с проездных расходов
Дополнительно хочется сказать несколько слов о страховых взносах. Все выплаты в пользу работников, совершенные в рамках трудовых отношений, облагаются страховыми взносами (ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Исключение – выплаты, перечисленные в статье 9 Закона № 212-ФЗ. Среди них названа оплата работодателем расходов работника на проезд до места командирования и обратно. Следовательно, по аналогии с НДФЛ оплата проезда работника не облагается взносами. Даже если он с разрешения руководителя прибыл к месту командировки раньше или задержался там.