Порядок и размер возмещения суточных, организация может установить самостоятельно. Достаточно закрепить их приказом руководителя или указать в коллективном (трудовом) договоре. Суточные в размере, утвержденном в коллективном договоре или приказе руководителя, можно полностью учесть в расходах при расчете налога на прибыль. Образец приказа приведен ниже в рекомендации. Суточные нормируются только при расчете НДФЛ. Поэтому в бухгалтерском учете суточные учитываются в составе прочих командировочных расходов в полном объеме в общем порядке вне зависимости от того, превышают ли они установленный лимит для целей расчета НДФЛ или нет. В зависимости от целей командировки учтите расходы на выплату суточных на соответствующих счетах учета затрат. Сделайте следующую проводку:
Дебет 20 (25, 26, 44 …) Кредит 71 – отражены суточные в составе командировочных расходов.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация:Как рассчитать суточные
Размер суточных
Порядок и размер возмещения командировочных расходов, в том числе и суточных, можно установить самостоятельно. Достаточно закрепить их приказом руководителя или указать в коллективном (трудовом) договоре. Это предусмотрено в части 4 статьи 168 Трудового кодекса РФ.*
Пример оформления в коммерческой организации приказа об установлении норм суточных
В ООО «Альфа» приказом установлены нормы суточных по командировкам сотрудников по России и за границу.
НДФЛ
Суточные нормируются только при расчете НДФЛ. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
700 руб. в день – при командировке по России;*
2500 руб. в день – при загранкомандировке.
Суточные сверх этой нормы облагаются НДФЛ. Такой порядок установлен в абзаце 10 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Рекомендация:Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику
Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т. д.) (ст. 168 ТК РФ).
Подробнее об этом см.:
Как возместить расходы на наем жилья во время командировки;
Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования.
Командировочные расходы
Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по заданию, указанному в приказе руководителя. С учетом особенностей задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите проводкой:
Дебет 08 (10) Кредит 71
– если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;
Дебет 20 (25, 26) Кредит 71
– если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;
Дебет 44 Кредит 71
– если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;
Дебет 28 Кредит 71
– если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;
Дебет 91-2 Кредит 71
– если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).*
При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т. д.) в бухучете сделайте проводку:
Дебет 76 (60) Кредит 51
– оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т. д. для сотрудника, направленного в командировку.
После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку спишите так:
Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 76 (60)
– списаны расходы на командировку.
Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):
Дебет 50-3 Кредит 76 (60)
– приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;
Дебет 71 Кредит 50-3
– выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.
После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета спишите на расходы:
Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 71
– списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.
Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях пунктов 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).
А как отражать НДС по приобретенным проездным документам? Все зависит от того, как оформлены первичные документы. Так, если НДС выделен в проездном документе или он поступил вместе со счетом-фактурой, налог учитывайте отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Сам проездной документ учитывайте на счете 50-3 «Денежные документы» по фактической стоимости (Инструкция к плану счетов).
Если сумма НДС не выделена, то в бухучете она также не выделяется и отдельно не учитывается (Инструкция к плану счетов).
Пример отражения в бухучете командировочных расходов
В период с 17 по 19 января начальник цеха ООО «Производственная фирма "Мастер"» В.К. Волков был в служебной командировке в г. Челябинске. Цель командировки – изучение технологии производства облицовочных материалов.
20 января руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный Волковым.
К авансовому отчету приложены:
счет гостиницы на сумму 6490 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);
два железнодорожных билета стоимостью 5664 руб. (в билетах сумма НДС 864 руб. выделена отдельной строкой).
За время нахождения в командировке Волкову положены суточные в размере 300 руб.
Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:
Дебет 25 Кредит 71
– 300 руб. – отражены суточные;
Дебет 25 Кредит 71
– 5500 руб. (6490 руб. – (6490 руб. ? 18/118)) – включена в расходы стоимость проживания Волкова в гостинице;
Дебет 19 Кредит 71
– 990 руб. – выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;
Дебет 91-2 Кредит 19
– 990 руб. – списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;
Дебет 25 Кредит 71
– 4800 руб. (5664 руб. – 864 руб.) – отнесена на расходы стоимость проезда;
Дебет 19 Кредит 71
– 864 руб. – выделен НДС со стоимости проезда;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 864 руб. – принят к вычету НДС по командировочным расходам.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Справочная база:Приказ об установлении норм суточных по командировкам по России и за границу
Когда понадобится: для учета суточных при расчете налога на прибыль. Суточные в размере, утвержденном в коллективном договоре или приказе руководителя, можно полностью учесть в расходах.*
«Альфа» ПРИКАЗ № 9
г. Москва 12.01.2015 При направлении сотрудников в краткосрочные служебные командировки в 2015 году
Директор ____________ А.В. Львов |
Форма приказа об установлении норм суточных – произвольная
В тексте приказа укажите период, на который устанавливаются суточные, особенности служебных командировок и размер суточных