Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23
4 июня 2015 85 просмотров

Может ли предприятие возместить потраченные денежные средства на проживание, согласно авансовому отчету сотрудника, находившегося в служебной командировке, без подтверждающих чеков или квитанций, так как он проживал на частной квартире несколько дней, до того момента как нашлось свободный номер в гостинице с предоставлением официальных документов об оплате?

Да, может, но без подтверждающих документов все равно не обойтись.

В таком случае подтвердить расходы на наем жилья можно документами, составленными в произвольной форме (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ, постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным наймодателем (владельцем квартиры), с одной стороны и нанимателем (командированным сотрудником) с другой. В этом документе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402–ФЗ.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух vip-версия

1. Рекомендация: Как возместить расходы на наем жилья во время командировки

Порядок возмещения расходов

Порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки должен быть определен внутренними документами организации (ст. 168 ТК РФ, п. 1113, 14, 21 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это значит, что сумму возмещения и требование к документальному подтверждению сотрудником расходов на наем жилья во время командировки организация устанавливает самостоятельно. Например, коллективным договором или иным локальным актом организации (приказом, положением о командировках).*

<…>

Для целей налогообложения расходы на оплату найма жилья за все дни нахождения в командировке должны быть документально подтверждены.

Налоги

Для целей налогообложения учет расходов на наем жилья во время командировки зависит от их документального оформления. Так, при расчете налога на прибыль учитываются только документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы, не подтвержденные первичными документами, к налоговому учету не принимаются. НДФЛ не облагается компенсация расходов по найму жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). В отношении расходов, которые документально не подтверждены, компенсация не облагается НДФЛ в пределах норм (абз. 10 п. 3 ст. 217 и ст. 210 НК РФ).*

Расходы по найму жилого помещения в командировке сотрудник может подтвердить:

Документальное подтверждение расходов

Если гостиница применяет ККТ, подтверждающими документами будут кассовый чек с квитанцией к приходному кассовому ордеру. Гостиницы, которые не применяют ККТ, выдают клиентам бланки строгой отчетности.

Ситуация: можно ли расходы по найму жилого помещения в командировке подтвердить только счетами из гостиниц, не представляя кассовых чеков

Да, можно.

При условии, что счет составлен в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. То есть является бланком строгой отчетности.

Организации, оказывающие услуги населению, могут проводить наличные денежные расчеты без применения ККТ, но при условии выдачи бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Организациям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению, разрешается использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 г.).

При этом допускается использовать только такие бланки, которые соответствуют требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

В частности, бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом (с использованием автоматизированных систем) и содержать ряд обязательных реквизитов (п. 3, 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Если бланк составлен с нарушением требований Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, такой документ не может служить основанием для документального подтверждения расходов.

Таким образом, расходы по найму жилого помещения в командировке можно подтвердить счетами из гостиниц (бланками строгой отчетности), не представляя кассовых чеков. Такую позицию поддерживают финансовое ведомство (см., например, письма Минфина России от 18 августа 2010 г. № 03-03-06/1/556, от 16 октября 2009 г. № 03-03-06/1/666, от 7 августа 2009 г. № 03-01-15/8-400) и суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 29 февраля 2008 г. № КА-А40/14043-07, Северо-Кавказского округа от 29 июля 2008 г. № Ф08-4212/2008, Северо-Западного округа от 19 июня 2006 г. № А05-15886/2005-13).

Внимание: счет формы 3-Г не подтверждает расходы на наем жилого помещения в командировке. Связано это с тем, что форма 3-Г не является бланком строгой отчетности. Ее запрещено применять с 1 декабря 2008 года (письма Минфина России от 7 августа 2009 г. № 03-01-15/8-400, от 9 июня 2009 г. № 03-01-15/6-291).

<…>

Ситуация: какими документами можно подтвердить расходы на наем жилья, если во время командировки сотрудник поселился у частного лица

Договором или актом с наймодателем.

Во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении (например, на съемной квартире). В таком случае подтвердить расходы на наем жилья можно документами, составленными в произвольной форме (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ, постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным наймодателем (владельцем квартиры), с одной стороны и нанимателем (командированным сотрудником) с другой. В этом документе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402–ФЗ.

Если организация самостоятельно арендует для командированных сотрудников частное жилье, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор. Это целесообразно, если организация регулярно командирует своих сотрудников в один и тот же населенный пункт. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. В этом случае документом, подтверждающим расходы на наем жилья, тоже может быть акт.*

<…>

Андрей Кизимов,

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль документально подтвержденные расходы на наем жилья во время командировки признаются в фактическом размере. Такой порядок применяется и в том случае, если внутренним документом организации установлен норматив (лимит) возмещения, но фактически документально подтвержденные расходы на проживание превысили эту величину. Это следует из положений пункта 1 статьи 252, подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204.

Расходы, не подтвержденные первичными документами, к налоговому учету не принимайте (п. 49 ст. 270 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51. Если документально неподтвержденные расходы на наем жилья отражены в бухучете, то возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).*

При использовании метода начисления командировочные расходы признайте в составе прочих расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). При использовании кассового метода для признания затрат необходимо подтвердить факт их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Например, если сотрудник обоснованно потратил на проживание больше денег, чем ему было выдано под отчет, командировочные расходы спишите в момент выплаты компенсации (после утверждения авансового отчета). О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на наем жилья по командировке, связанной с приобретением основного средства, подробнее см. Как определить первоначальную стоимость основного средства в налоговом учете.

Помимо затрат на оплату помещения, при налогообложении прибыли можно учесть стоимость дополнительных услуг, оказанных в гостинице. Исключение составляют расходы, связанные:

  • с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;
  • с дополнительным обслуживанием в номере;
  • с пользованием рекреационно-оздоровительными объектами.

Если стоимость таких услуг выделена в счете, организация не вправе включить ее в расчет налоговой базы. Если стоимость дополнительных услуг отдельно не указана, включите ее в состав расходов по найму жилого помещения. Такой вывод следует из положений подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль плату за аренду квартир для проживания командированных сотрудников

Учтите данные затраты в составе командировочных расходов, но только в той части платы, которая приходится на аренду за дни командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если организация арендует частное жилье на постоянной основе, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор аренды. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. Однако при налогообложении прибыли всю сумму расходов учесть не удастся. Арендную плату за тот период, когда арендованное жилье пустовало, в расходы включить нельзя. Объясняется это тем, что арендная плата за период, когда организация не использует квартиру, признается экономически необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Обосновать расходы можно лишь за те дни, когда в арендованной квартире проживает командированный сотрудник (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для этого организация вправе использовать документы, косвенно подтверждающие факт проживания (например, проездные документы, приказ о командировке и т. д.) (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ). Подробнее о документальном подтверждении расходов на наем жилья см. Как возместить расходы на наем жилья во время командировки.

Аналогичный вывод содержится в письмах Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/178, от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533, от 25 января 2006 г. № 03-03-04/1/58.*

Кроме того, в составе расходов по найму жилого помещения можно дополнительно учесть расходы на оплату коммунальных услуг за период командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802.

Поскольку в бухучете расходы по аренде отражаются в полной сумме, возникнут постоянные разницы и постоянные налоговые обязательства (п. 4, 7 ПБУ 18/02).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организации учесть при расчете налога на прибыль расходы по аренде квартиры в другом городе в полной сумме вне зависимости от фактического проживания в ней командированных сотрудников. Они заключаются в следующем.

Расходы по аренде квартиры независимо от факта пребывания в ней сотрудника можно признать экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Во-первых, в другом городе за один и тот же период времени средняя стоимость аренды квартиры может быть меньше, чем средняя стоимость гостиничного номера. Во-вторых, расходы можно учесть как платежи за арендуемое имущество по подпункту 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, а не как расходы на командировки.

Любое арендованное имущество может использоваться не каждый день. Но это не означает, что арендные платежи можно признавать экономически оправданными только в части, которая относится на дни использования (см., например, постановление ФАС Московского округа от 11 февраля 2009 г. № КА-А40/325-09). Ведь никто, в том числе и контролирующие ведомства, не сомневается, что, например, плату за аренду офиса можно включить в расходы полностью, а не в части, приходящейся на рабочие дни. То же относится и к расходам по аренде помещения до начала его фактической эксплуатации.

Вместе с тем, если организация примет решение учитывать расходы на арендованные для командированных сотрудников квартиры без учета их фактического использования, такую позицию ей, вероятнее всего, придется отстаивать в суде.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении платы за аренду частной квартиры для проживания командированных сотрудников. Организация применяет общую систему налогообложения

ООО «Альфа», расположенное в г. Москве, имеет производственный филиал в г. Владимире. Для координации работ по внедрению новых технологий сотрудники «Альфы» систематически приезжают в филиал в командировки. Для их проживания организация арендует во Владимире частную квартиру. По договору с ее собственником арендная плата составляет 7000 руб. в месяц. Ежемесячно стороны сделки подписывают акт об оказании услуг по аренде.

Владелец квартиры не является предпринимателем. Поэтому при перечислении арендной платы «Альфа» удерживает из нее НДФЛ по ставке 13 процентов.

В марте в арендованной квартире проживали направленные в командировку:
– менеджер организации А.С. Кондратьев (7 дней);
– генеральный директор А.В. Львов (10 дней).

В учете «Альфы» сделаны проводки:

Дебет 26 Кредит 76
– 7000 руб. – учтена плата за аренду квартиры для проживания командированных сотрудников;

Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 910 руб. – удержан НДФЛ с арендной платы;

Дебет 76 Кредит 51
– 6090 руб. (7000 руб. – 910 руб.) – перечислена арендная плата.

При расчете налога на прибыль за март бухгалтер «Альфы» включил в расходы арендную плату за фактические дни проживания. Сумма расходов составляет:
7000 руб. : 31 дн. ? (7 дн. + 10 дн.) = 3839 руб.

В учете организации возникает постоянная разница и постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 632 руб. ((7000 руб. – 3839 руб.) ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с арендной платы, не уменьшающей налогооблагаемую прибыль.

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль расходы по найму жилья, если во время командировки сотрудник жил у родственников

Если во время командировки сотрудник жил у родственников и с него брали плату за жилье, организация может учесть эти расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но только при одном условии: если сумма затрат подтверждена первичным документом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Таким документом, в частности, может быть акт, составленный в произвольной форме (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007). В нем должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Подробнее о документальном подтверждении расходов на наем жилья у частных лиц см. Как возместить расходы на наем жилья во время командировки.*

<...>

Андрей Кизимов,

заместитель директора департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики Минфина России

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка