Порядок возмещения командировочных расходов в валюте организации необходимо закрепить в локальных нормативных актах.
Организация вправе компенсировать расходы по курсу, установленному на дату выплаты. Однако для целей расчета налога на прибыль курс валюты для пересчета расходов в рубли нужно брать на дату утверждения авансового отчета, то есть на момент признания расходов на командировку.
Операции по конвертации являются собственными расходами сотрудника. Если организация возместит ему данные суммы, то учесть в составе расходов она их не сможет.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Ситуация: Можно ли компенсировать в рублях перерасход по авансовому отчету в валюте
Да, можно.
На сегодняшний день не установлено ограничений по валюте, в которой будет возмещен перерасход по авансовому отчету. Поэтому организация может погасить задолженность в рублях по курсу валюты на дату выплаты. Ранее такое правило устанавливал пункт 4.1 Положения ЦБ РФ от 25 июня 1997 г. № 62. На сегодняшний день это положение отменено, но другого порядка установлено не было.*
Пример отражения в бухучете возмещения сотруднику перерасхода по авансовому отчету в иностранной валюте
ЗАО «Альфа» направляет своего сотрудника за границу для заключения контракта на продажу товаров. На командировочные расходы сотруднику 5 марта было выдано 1000 долл. США. Валюта для выдачи командировочных была получена 3 марта в обслуживающем банке. 20 марта сотрудник вернулся из командировки и представил авансовый отчет на сумму 1200 долл. США, из которых 200 долл. США – это перерасход. В тот же день авансовый отчет был утвержден. Перерасход был возмещен в рублях 24 марта.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Условный курс доллара США составил:
- 3 марта – 34,00 руб./USD;
- 5 марта – 34,50 руб./USD;
- 20 марта – 33,50 руб./USD;
- 24 марта – 33,70 руб./USD.
Бухгалтер сделал следующие проводки.
3 марта:
Дебет 50 субсчет «Касса в долларах США» Кредит 52
– 34 000 руб. (1000 USD ? 34,00 руб.) – получена из банка валюта в кассу.
5 марта:
Дебет 50 субсчет «Касса в долларах США» Кредит 91-1
– 500 руб. (1000 USD ? (34,50 руб./USD – 34,00 руб./USD)) – начислена положительная курсовая разница;
Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в долларах США»
– 34 500 руб. (1000 USD ? 34,50 руб./USD) – выдана валюта из кассы.
20 марта:
Дебет 44 Кредит 71
– 41 200 руб. (1000 USD ? 34,50 руб./USD + 200 USD ? 33,50 руб./USD) – отражены командировочные расходы (частично по курсу на дату выдачи аванса на командировку, частично по курсу на дату утверждения авансового отчета).
24 марта:
Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в рублях»
– 6740 руб. (200 USD ? 33,70 руб./USD) – выдан в рублях перерасход по авансовому отчету;
Дебет 71 Кредит 91-1
– 40 руб. (200 USD ? (33,70 руб./USD – 33,50 руб./USD)) – отражена положительная курсовая разница по задолженности перед сотрудником.
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Рекомендация: Как возместить расходы на наем жилья во время командировки
Порядок возмещения расходов
Порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки должен быть определен внутренними документами организации* (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 13, 14, 21 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это значит, что сумму возмещения и требование к документальному подтверждению сотрудником расходов на наем жилья во время командировки организация устанавливает самостоятельно. Например, коллективным договором или иным локальным актом организации (приказом, положением о командировках).*
Налоги
Для целей налогообложения учет расходов на наем жилья во время командировки зависит от их документального оформления. Так, при расчете налога на прибыль учитываются только документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы, не подтвержденные первичными документами, к налоговому учету не принимаются.* НДФЛ не облагается компенсация расходов по найму жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). В отношении расходов, которые документально не подтверждены, компенсация не облагается НДФЛ в пределах норм (абз. 10 п. 3 ст. 217 и ст. 210 НК РФ).
Расходы по найму жилого помещения в командировке сотрудник может подтвердить:
- бланками строгой отчетности (которые должны соответствовать требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359);
- кассовыми чеками.
Ситуация: какими документами можно подтвердить оплату проживания в командировке, если сотрудник оплатил услуги гостиницы корпоративной картой через Интернет
При оплате услуг гостиницы с помощью банковской карты необходимы документы:
- подтверждающие использование карты сотрудником (слипы электронных терминалов, квитанции банкоматов, выписка по счету корпоративной карты, предоставленная кредитным учреждением);
- свидетельствующие об оплате услуг гостиницы и о получении ею денег (кассовый чек или иной документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности).
Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 10 ноября 2011 г. № 03-03-07/51 и ФНС России от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876.
В рассматриваемой ситуации у сотрудника не будет слипов электронных терминалов или квитанции банкомата, поскольку оплата производится через Интернет. Поэтому следует запросить у банка выписку по счету корпоративной карты.*
При оплате проживания через Интернет гостиница не сможет предоставить сотруднику кассовый чек. Вместо него она вправе выдать сотруднику бланк строгой отчетности (счет или квитанцию) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
Организациям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению, разрешается использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 г.).
При этом допускается использовать только такие бланки, которые соответствуют требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В частности, бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом (с использованием автоматизированных систем) и содержать ряд обязательных реквизитов (п. 3, 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Если бланк составлен с нарушением требований Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, такой документ не может служить основанием для документального подтверждения расходов.
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 18 августа 2010 г. № 03-03-06/1/556, от 16 октября 2009 г. № 03-03-06/1/666.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации оплату проживания подтвердит счет или квитанция, выданная гостиницей и оформленная в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В дополнение к этому документу нужно приложить выписку по счету корпоративной карты.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Статья: Пересчет командировочных расходов в рубли
Компания направила работника в загранкомандировку. На какую дату пересчитывают в рубли командировочные расходы в иностранной валюте?
Отвечает
А.В. Анищенко,
аудитор ООО «Аудиторская фирма “Атолл-АФ”»
Организация обязана возместить командированному работнику его фактические расходы.
Если у него есть справка о покупке валюты, тогда все просто: достаточно умножить сумму расходов в валюте, указанную в справке, на курс обмена инвалюты.
Курс обмена также указывается в справке о приобретении валютных ценностей.
Если такого документа у работника нет, то курс валюты для пересчета расходов в рубли нужно брать на дату утверждения авансового отчета, то есть на момент признания расходов на командировку.* Об этом – в письмах Минфина России от15июня 2011г. №03-03-06/1/347,от6 июня 2011г. №03-03-06/1/324, ФНС России от21 марта 2011г. №КЕ-4-3/4408.
Журнал «Учет в торговле» № 3, Март 2014
30.06.2014 г.
С уважением,
Евгения Шарабанова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».