Организация может возместить командированному сотруднику стоимость услуг такси. Такие расходы возможно учесть при расчете налога на прибыль на основании квитанции. При этом в подтверждающем документе должны быть указаны все необходимые реквизиты – номер и серия квитанции, наименование перевозчика, Ф.И.О. водителя и т.д.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Подробный порядок отражения в учете операций по проезду сотрудников содержится в материалах Системы Главбух
1. Ситуация: Как учесть при расчете налогов и взносов расходы на проезд командированного сотрудника на такси
При соблюдении определенных условий компенсацию сотруднику затрат на такси учтите в расходах при расчете налога на прибыль. НДФЛ и взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагайте.
По Трудовому кодексу РФ при направлении сотрудника в командировку организация обязана возместить ему соответствующие затраты, в том числе расходы на проезд (ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются в коллективном договоре (локальном нормативном акте).* Поэтому в данный документ могут быть включены положения о компенсации затрат командированных сотрудников на такси. В частности, может быть предусмотрено, что организация компенсирует сотруднику проезд на такси:
- до места командировки и обратно к месту постоянной работы;
- до места отправления в командировку или до места выезда из командировки (например, из гостиницы до аэропорта, вокзала);
- по служебным делам во время командировки.
Такие затраты можно включить в состав расходов при расчете налога на прибыль. Это объясняется так.
Ни подпункт 12 пункта 1 статьи 264, ни статья 270 Налогового кодекса РФ не запрещают включать в состав расходов стоимость проезда командированного сотрудника на такси. Единственные требования: такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Аналогичные выводы следуют из разъяснений финансового ведомства (письма Минфина России от 14 июня 2013 г. № 03-03-06/1/22223, от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720, от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162, от 31 июля 2009 г. № 03-03-06/1/505, от 22 мая 2009 г. № 03-03-06/1/339).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Суды также признают, что на сумму компенсации расходов на такси во время командировки можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 июля 2010 г. № КА-А40/6676-10, Поволжского округа от 19 декабря 2007 г. № А72-2117/2007, Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. № А05-11584/2006-31).
Документами, подтверждающими расходы сотрудника на такси, могут быть заказ-наряд и квитанция на оплату пользования легковым такси, оформленные в соответствии c Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112, а также чеки ККТ.*
Такие выводы следуют из писем Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-11-04/2/80, от 4 октября 2011 г. № 03-03-06/1/621 и ФНС России от 30 декабря 2011 г. № АС-302/4415.
Данные документы сотрудник должен приложить к авансовому отчету по окончании служебной командировки (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Статья: Минфин уточнил, какая квитанция подтверждает расходы на такси в командировке
Письмо Минфина России от 04.10.11 № 03-03-06/1/621
Организация вправе списать расходы на проезд командированных сотрудников на такси от аэропорта до города и обратно, если подтверждающие документы содержат все установленные законодательством реквизиты. Такой невыгодный для компаний вывод Минфин России изложил в письме от 04.10.11 № 03-03-06/1/621 (ответ на частный запрос).
Чиновники аргументировали свою позицию следующим образом. Требования к оформлению проездных документов на такси, которым пользуются работники при направлении их в командировки, содержатся в Правилах, утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.09 № 112. В заказ-наряде, подтверждающем предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа, должны быть все реквизиты, поименованные в приложении 4 к Правилам № 112. А реквизиты для квитанции на оплату легкового такси содержатся в приложении 5. Это, в частности, номер и серия квитанции, наименование перевозчика, Ф. И. О. водителя, стоимость услуг прописью и т. п.* Из разъяснений Минфина следует, что, если хотя бы один из установленных реквизитов отсутствует или оформлен ненадлежащим образом, организация не вправе списать затраты на проезд командированных работников. Ведь тогда нарушается критерий документального подтверждения расходов.
Чтобы у налогоплательщиков было минимум проблем с налоговиками, безопаснее, чтобы сотрудники прямо на месте проверяли все реквизиты квитанций, заказ-нарядов и иных проездных документов. Для этого можно в письменном виде проинструктировать всех работников, которые отправляются в командировки, что именно должно быть в квитанциях на такси.
Если же все-таки работник принес квитанцию, оформленную с недочетами, то, конечно, безопаснее учесть расходы за счет собственной прибыли. Дело в том, что даже суды поддерживают налоговиков, считая, что квитанция без всех установленных в приложении 5 к Правилам № 112 реквизитов не является подтверждающим документом. Более того, из этого документа обязательно должно следовать, что именно представитель налогоплательщика воспользовался услугами такси (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 18.07.11 № А82-4808/2010).
Отметим также, что водитель такси вправе выдавать пассажирам не только квитанцию, но и кассовой чек. Это недавно подтвердила ФНС России в письме от 21.09.11 № АС-4-2/15524. Но в таком случае как бы документ ни назывался, в нем все равно должны быть реквизиты, перечисленные в приложении 5 к Правилам № 112.
ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО» №39, ОКТЯБРЬ 2011
09.06.2014 г.
С уважением,
Алексей Бендерин, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».