средства, которые ваша организация выдала сотруднику под отчет, являются денежными средствами Вашей организации. Сотрудник должен либо потратить их на цели, на которые они ему выданы, либо вернуть в кассу организации.
По израсходованным суммам подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.
Если сотрудник не отчитался по подотчетным средствам, то у него возникает обязанность по погашению долга перед Вашей организацией. До тех пор пока у сотрудника существует обязательство по погашению долга, сотрудник не получает никакой экономической выгоды, так как не вправе распоряжаться данными средствами по своему усмотрению.
(постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 13 сентября 2011 г. по делу № А27-833/2011, ФАС Дальневосточного округа от 10 ноября 2008 г. № Ф03-3939/2008).
Данную сумму ваша организация может удержать из зарплаты сотрудника.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» .
1.Статья: Подотчетные лица
Более того, не возвращенные в срок подотчетные суммы можно удержать при выдаче зарплаты в силу статьи 137 Трудового кодекса РФ. Значит, никакого дохода для целей НДФЛ нет. Именно так рассуждают судьи (см. постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 13 сентября 2011 г. по делу № А27-833/2011, ФАС Дальневосточного округа от 10 ноября 2008 г. № Ф03-3939/2008).*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Но будьте внимательны. После того как истечет срок исковой давности, а также если организация принимает решение о прощении задолженности подотчетному лицу и списывает ее за счет собственных средств как дебиторку, суммы неиспользованного аванса будут считаться доходом физического лица. То есть данные суммы подлежат обложению НДФЛ (см. письмо Минфина России от 24 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/610). Дата получения дохода – день, с которого стало невозможно взыскание таких сумм, либо дата, когда организацией принято решение о прощении задолженности подотчетному лицу и списании таких сумм за счет собственных средств.
КВАРТАЛЬНЫЙ ОТЧЕТ – 2014
2.Статья: Как быть если подотчетный работник не отчитался по полученным
суммам
Прежде всего, выясним, нужно ли включать сумму аванса, по которой сотрудник (в том числе директор) не отчитался, в его доход. Раньше налоговики высказывали мнение о том, что с таких подотчетных сумм нужно удерживать НДФЛ. Например, об этом говорится в письмах УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861 и от 27.03.2006 № 28-11/23487. Однако стоит заметить, что в последнее время таких разъяснений со стороны чиновников нет. Прежде всего, потому, что подобные разъяснения не основаны на нормах законодательства.
Ведь если сотрудник вовремя не отчитался, это не означает, что денежные средства стали его собственностью. Задолженность работника, не представившего вовремя отчет, не списывается, а продолжает за ним числиться. И если сотрудник все-таки представит документы или вернет деньги позднее, долг он погасит. Соответственно, неправомерно говорить о том, что в тот момент, когда сотрудник не вернул деньги, он автоматически получил доход.*
Обязанность исчислить НДФЛ и страховые взносы появится, только если организация простит долг работнику и спишет его. Тогда у работодателя появятся убытки, а у сотрудника – налогооблагаемый доход. С этим согласен и Минфин России в письме от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610. Если же удержать НДФЛ организация не сможет (например, работник уже уволился), нужно будет отразить это в справке по форме 2-НДФЛ. Сделать это надо не позднее одного месяца после окончания года, в котором у работника возник доход (п. 5 ст. 226 НК РФ). А доход возникает в момент списания задолженности.
ПРАВОВАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ «УПРОЩЕНКА»
04.06.2014г.
С уважением,
Светлана Шарипкулова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Абрамовой Варварой,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».