Вы вправе установить размер компенсации неподтвержденных документально расходов командированного сотрудника (в том числе, по аренде жилься) в локальном нормативном акте. При этом расходы по таким документально неподтверждённым расходам не облагаются НДФЛ только в пределах лимита: 700 руб. при командировках по России или 2500 руб. при командировках заграницу. С суммы компенсации, выплаченной сверх таких лимитов, следует удержать НДФЛ. Это следует и из отдельных норм законодательства, и из разъяснений контролирующих органов (см. Рекомендация 1).
Страховыми взносами не облагаются суммы компенсаций в пределах ном, установленных в локальном нормативном акте (см. Ситуация 2).
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух»
1. Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения
<...>
НДФЛ
Из налоговой базы по НДФЛ исключите компенсацию расходов по найму в сумме фактических и документально подтвержденных затрат. Такой порядок применяется и в том случае, если внутренним документом организации установлен норматив (лимит) компенсации, а фактически документально подтвержденная сумма расходов превысила эту величину. При этом от сотрудника следует получить письменное объяснение с указанием причин перерасхода средств на оплату жилья. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204.*
В состав расходов по найму жилья могут включаться как затраты на оплату гостиничных услуг, так и компенсация командированному сотруднику оплаты арендованной квартиры (в т. ч. и суммы возмещения коммунальных платежей в жилых помещениях, арендованных на период командировки). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802.
Если же такие расходы документально не подтверждены, компенсацию не облагайте НДФЛ в пределах:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- 700 руб. – за день нахождения в командировке в России;
- 2500 руб. – за день нахождения в загранкомандировке.
С компенсации, выплаченной сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ. Облагаемый доход (сверхнормативную сумму компенсации) определите после утверждения авансового отчета сотрудника. А рассчитывать и удерживать сумму налога нужно на ближайшую дату выплаты сотруднику дохода в денежной форме.*
Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217, статьи 210, пункта 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письмах Минфина России от 14 января 2013 г. № 03-04-06/4-5 и от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51.
Страховые взносы
Компенсацию расходов на наем жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат не облагайте страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).*
О том, нужно ли начислять страховые взносы на сумму компенсации, если расходы на наем жилья документально не подтверждены, см. Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет специальный налоговый режим.
О начислении налогов с компенсации расходов на оплату дополнительных услуг гостиницы см. Как учесть при налогообложении дополнительные командировочные расходы. Организация применяет общую систему налогообложения.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения. Расходы документально не подтверждены
Менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев вернулся из командировки, в которой находился 3 дня (с 18 по 20 января).
Документов, подтверждающих расходы по найму жилья, Кондратьев не представил.
Приказом руководителя установлены нормы расходов по найму жилья во время командировок при отсутствии первичных документов. При командировках по России норма составляет 500 руб. в день.
21 января руководитель организации утвердил представленный Кондратьевым авансовый отчет.
В учете организации сделана запись:
Дебет 26 Кредит 71
– 1500 руб. (500 руб./дн. ? 3 дн.) – списаны расходы на проживание, не подтвержденные документами.
Налогооблагаемую прибыль эта сумма не уменьшает. Поэтому бухгалтер организации сделал в учете запись:
Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 300 руб. (1500 руб. ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с расходов на наем жилья, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
Поскольку расходы по найму жилья компенсированы в пределах норм, установленных приказом руководителя, данные суммы не учитываются при расчете:
- взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
- НДФЛ;
- взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
<...>
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Ситуация: Нужно ли начислить страховые взносы на компенсацию расходов на наем жилья в командировке, если расходы не подтверждены документально
Да, нужно.
Компенсация документально не подтвержденных расходов на наем жилья во время командировок освобождается от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных законодательством (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
В письме от 11 ноября 2010 г. № 3416-19 Минздравсоцразвития России указал на то, что в настоящее время нормы расходов по найму жилого помещения, при непредоставлении документов, утверждены только для организаций, финансируемых из федерального бюджета (см., например, Указ Президента России от 18 июля 2005 г. № 813). В отношении сотрудников иных организаций такие нормы законодательством не предусмотрены. Поэтому компенсация документально не подтвержденных расходов по найму жилого помещения облагается страховыми взносами.
В то же время ранее в письме от 26 мая 2010 г. № 1343-19 Минздравсоцразвития России придерживался другой точки зрения. Из положений части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ следует, что под указанными нормами следует понимать нормы, установленные в соответствии с законодательством РФ.
Обязанность возместить сотруднику расходы по найму жилого помещения во время командировки установлена статьей 168Трудового кодекса РФ. Согласно положениям данной статьи порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом о командировках). Следовательно, если сотрудник документально не подтвердил расходы на наем жилья, то такие расходы освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных этими документами.*
Из рекомендации «Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет специальный налоговый режим»
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
02.06.2014г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.